PROCESSO DELLA PROGETTAZIONE NELLA ISO 9001:2015 - PROGETTARLO E IMPLEMENTARLO AL MEGLIO

"Il ragno compie operazioni che assomigliano a quelle del tessitore, l’ape fa vergognare molti architetti con la costruzione delle sue cellette di cera. Ma ciò che fin da principio distingue il peggior architetto dall’ape migliore è il fatto che egli ha costruito la celletta nella sua testa prima di costruirla in cera"
(Karl Marx)

Il processo di progettazione può essere definito come un insieme di molte decisioni che convertono un concetto astratto in una realtà e che si basa su un insieme di procedure, politiche e abitudini che aiutano il team di progetto a progettare prodotti e servizi migliori. Il nostro processo di progettazione determinerà, infatti, la qualità dei nostri prodotti o dei nostri servizi. Se vogliamo migliorarli, dobbiamo partire proprio dall'analisi del processo di progettazione per capire cosa facciamo, come lo facciamo e perché lo facciamo in un certo modo. Senza queste basi, non avremo una comprensione sufficiente per migliorare il nostro processo di progettazione e per produrre, di conseguenza, prodotti migliori.

Le discussioni sui processi di progettazione e sviluppo iniziarono a diventare comuni poco dopo la seconda guerra mondiale. Durante gli anni '50, W. Edward Deming iniziò il suo studio approfondito dei processi aziendali e il suo lavoro portò a quella che oggi chiamiamo gestione della qualità. Ma qual è il modello più semplice di processo di progettazione?
JJ Foreman, nel 1967, vide il processo di progettazione come la soluzione di un problema e lo delineò in questo modo:

Problema - Individuazione dei bisogni - Soddisfazione dei bisogni - Soluzione

Abbiamo poi il modello di processo di progettazione che, nel 1972, Don Koberg e Jim Bagnal sintetizzarolo in questo modo:

Input - Analisi - Sintesi - Output

Nell'"Analisi" si suddivide il problema in parti che sia possibile analizzare, mentre nella "Sintesi" si riassembla il tutto, basandosi sulla comprensione derivante dal precedente studio.

Sempre Koberg e Bagnall, in seguito, portarono le attività del processo di progettazione a sette:

Accettazione - Analisi - Definizione - Ideazione - Selezione - Implementazione - Valutazione

Oggi siamo coscienti che il processo di progettazione si basa su una serie di attività che, tendenzialmente, sono:

• definizione del problema da risolvere e, quindi, dello scopo e dell'ambito del progetto;
• riesame dei requisiti del cliente per il prodotto;
• ricerca esterna ed interna quando sono necessarie;
• riesame degli input;
• pianificazione iniziale del progetto;
• svolgimento delle attività di progettazione;
• monitoraggio dei progressi ed eventuali aggiustamenti;
• gestione delle eventuali problematiche;
• gestione delle eventuali modifiche;
• gestione delle comunicazioni con il cliente e con i fornitori;
• riesame della progettazione;
• mantenimento di tutte le informazioni documentate necessarie a una corretta gestione del processo;
• riesame degli output dell'attività di progettazione;
• eventuale prototipazione;
• verifica e validazione del prodotto finale

I passaggi fondamentali coinvolti in qualsiasi processo di progettazione sono, generalmente, definibili e ripetibili in ogni organizzazione. Naturalmente è possibile lavorare all'interno di questa struttura, a seconda anche della tipologia di progettazione che si deve affrontare, ma il processo rimane abbastanza coerente. L'aspetto interessante è che, se si abbraccia la progettazione come mezzo per raggiungere un vantaggio sulla concorrenza, questo processo verrà inteso come una componente dell'attività economica dell'azienda. Un altro risvolto interessante è che un processo chiaramente definito può fornire a molte organizzazioni lo strumento per gestire al meglio il problem solving e per migliorare la comunicazione tra le diverse aree aziendali. Tramite il processo di progettazione abbiamo, inoltre, a disposizione uno strumento per stimolare la creatività e favorire l'innovazione, per gestire il rischio e aumentare la percentuale di successo dei nostri prodotti e servizi. Se pensiamo a tutto questo, un buon processo di progettazione può fare davvero molto per garantire che i progetti si svolgano senza intoppi e producano risultati aderenti alle attese.

Che le organizzazioni siano composte da centinania di migliaia di persone o da poche unità, la natura umana è la stessa in tutte le aziende per quanto riguarda le dinamiche all'interno di un team, le politiche all'interno dell'organizzazione o la natura del cliente. L'unico modo per avere successo quando si progettano nuovi prodotti, servizi o anche attività commerciali è, quindi, imparare a entrare nella testa delle altre persone, capire anche quello che non ci dicono ed essere in grado di trasmettere le nostre esigenze. I buoni leader svolgono un ruolo importante in questo processo fornendo alcuni vincoli necessari e spingendo i team di progetto che lavorano su nuove idee di prodotto a chiedere perché e per chi stiano progettando ciò che in futuro verrà costruito, dato che i "clienti" sono tutte le persone che avranno in qualche modo a che fare con il prodotto o con il servizio che si sta progettando (utilizzatori finali ma anche negozianti, rivenditori, manutentori, società in generale, ecc.). Capire le esigenze di tutte queste parti interessate significa avviare al meglio il processo di progettazione.
Ad esempio, il management dell'azienda che sta progettando qualcosa di nuovo vorrà avere dei buoni profitti, differenziarsi sul mercato e avere rischi ridotti al minimo.
Gli utilizzatori finali del prodotto potrebbero essere interessati alla sua performance e alle sue funzionalità, al fatto che non costi troppo, alla facilità di utilizzo, alla versatilità, alla durata del prodotto nel tempo, alla sicurezza nel suo utilizzo, alla facilità di assemblaggio, al fatto che richieda poca manutenzione e all'estetica.
Chi compra il prodotto per rivenderlo, oltre ai fattori già elencati, sarà attento alla durata e alla gestione della garanzia, alla facilità di immagazzinare il prodotto, al fatto che abbia un packaging accattivante e che sia in grado di rimanere sul mercato per un lungo periodo di tempo.
La società, infine, sarà interessata soprattutto alla conformità del prodotto a leggi e regolamenti, alla sua sicurezza di utilizzo, alla protezione dell'ambiente e al fatto che possa aiutare ad affrontare i problemi cronici delle persone.
Quando si progetta un prodotto occorre porre dei limiti alla libertà che si offre ai propri progettisti che devono considerare, con attenzione, come possono risolvere i problemi dei clienti e non limitarsi a cercare di creare qualcosa di davvero innovativo. Se questo, infatti, può funzionare nella progettazione di un servizio o in alcune aziende che vivono di innovazione e possono supportarne i costi, in tutte le altre aziende il fallimento di un progetto comporta dei veri e propri bagni di sangue. Va bene, quindi, avere una cultura aziendale che sia favorevole alle grandi idee ma bisogna continuare a spiegare ai propri progettisti che occorre concentrarsi sulla creazione di cose che portino davvero valore ai clienti.

Vediamo quindi, operativamente, come si costruisce un buon processo di progettazione.

Come si controlla il processo di progettazione?

Il processo di progettazione può essere tenuto sotto controllo in diversi modi:

• assicurando che le persone che si occupano della progettazione siano competenti e formate;
• riesaminando periodicamente i progetti durante le diverse fasi di avanzamento;
• verificando e validando la progettazione;
• mantenendo regolari comunicazioni con il cliente per aggiornarlo in merito a tutte le modifiche;
• mediante l'approvazione finale dei progetti da parte dei clienti

Gli input del processo di controllo delle informazioni documentate

Gli input che danno il via al processo di progettazione sono, tendenzialmente:

• bozze, disegni, specifiche del cliente;
• progetti elaborati in precedenza;
• requisiti normativi, cogenti, aziendali;
• standard industriali e del settore;
• specifiche dei fornitori

Gli output del processo di controllo delle informazioni documentate

Gli output del processo di progettazione sono:

• progetti realizzati;
• progetti approvati dai clienti;
• prodotti costruiti e validati;
• risultati dell'ispezione finale sui prodotti

I rischi legati al processo di progettazione

Quali rischi bisogna tenere sotto controllo durante la progettazione? Vediamone qualcuno:

• rischio che i progetti non siano aderenti alle specifiche;
• rischio legato alla mancanza dell'attenzione necessaria da parte dei progettisti perché ci sono troppi progetti in corso;
• rischio di un progetto che non sia stato adeguatamente pianificato o eseguito;
• rischio di sprechi di tempo o denaro;
• rischio di costi o tempistiche che eccedono le previsioni fatte;
• rischio che i progetti non soddisfino le esigenze dei clienti;
• rischio di un progetto non aderente alle normative, ai regolamenti del settore e alle rispettive cogenze;
• rischio legato alla mancanza di dettagli relativi al processo di produzione;
• rischio di un prodotto dalla qualità bassa;
• rischio di un prodotto non affidabile;
• rischio di una manutenzione del prodotto complessa e non agevole;
• rischio di un prodotto che non funzioni bene;
• rischio di un prodotto che danneggi chi lo utilizza

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
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Quali sono gli obiettivi e gli indicatori del processo relativo alla progettazione?

Tra gli obiettivi che potrebbero essere fissati per questo processo e monitorati tramite appositi indicatori, ricordiamo:

• un feedback positivo da parte dei clienti interni ed esterni
• tempistiche del processo di progettazione in linea con le stime fatte

PER SAPERNE DI PIU':