ISO 9001:2015 - DOMANDE E RISPOSTE
Risposte ad alcuni dubbi che hanno per tema la ISO 9001
Con questo articolo inauguriamo una raccolta di domande e risposte che hanno per tema la ISO 9001. Buona lettura!
Domanda: In base allo standard ISO 9001:2015, quali sono i principali processi che hanno come proprietario (process owner) il responsabile della qualità o l'ufficio qualità?
Risposta: Un processo è costituito da componenti primari collegati tra loro e finalizzati al completamento con successo degli obiettivi del processo. Ogni processo ha input (ingressi all'interno del processo, cioè dati, informazioni, prodotti, materiali, servizi, processi antecedenti, ecc. che lo alimentano) e output (uscite dal processo). La ISO 9001 nella sua revisione più recente caldeggia il fatto che tutti all'interno dell'organizzazione siano responsabili della qualità e quindi di tutti i processi del sistema. Se a questo aggiungiamo il concetto del Risk Based Thinking (pensiero basato sul rischio) tipico della ISO 9001:2015, il responsabile della qualità e il suo dipartimento sono responsabili dei risultati del loro ufficio e dei loro processi. Sono anche responsabili di aiutare gli altri proprietari di processo a discernere eventuali rischi per gli scopi e gli obiettivi dell'azienda.
Domanda: come si possono implementare i requisiti relativi alla progettazione della ISO 9001:2015 se si è un fornitore di servizi?
Risposta: Ci sono due modi per adempiere a questi requisiti:
il primo consiste nell'utilizzare un "piano della qualità" per l'esecuzione della fornitura del servizio
il secondo approccio consiste nel progettare il processo stabilendo gli input:
- sviluppare un piano di progettazione: "chi farà cosa, quando e con cosa"? Definire i punti di controllo necessari
- identificare i requisiti del cliente come input, insieme agli input provenienti dalle precedenti offerte di servizi simili
- identificare eventuali caratteristiche speciali del servizio, come problemi relativi alla sicurezza, conformità alle normative, ecc.
- identificare i prodotti/servizi da acquistare/esternalizzare
il formato:
- elaborare i compiti e le attività necessarie per l'erogazione del servizio. Stabilire chi, cosa e quando
- determinare dove verranno elaborati gli output della progettazione
- definire il formato (documento, matrice, diagramma di flusso, ecc.)
l'output:
- rivedere e approvare il processo progettato per assicurarsi che soddisfi gli input
- impostare i controlli e le verifiche
Domanda: Il campo di applicazione del sistema qualità è il campo di applicazione della norma o il campo di applicazione dell'organizzazione? Come va scritto?
Risposta: Il campo di applicazione di un sistema qualità non è sempre un concetto semplice da capire. Diciamo subito che ci sono due tipologie di campo d'applicazione che potrebbero confondere. Il primo è il campo di applicazione dello standard, cioè della ISO 9001, che si trova nell'introduzione della norma al punto 01. Questo è un paragrafo puramente informativo e non contiene requisiti. Troviamo nuovamente il concetto al paragrafo 4.3, dove ci viene spiegato che è il risultato del lavoro fatto nei punti 4.1 e 4.2.
Ci possono essere diversi modi per descrivere il campo di applicazione: potete partire dalla vostra gamma di prodotti e servizi, dai diversi siti che compongono la vostra azienda e dalle rispettive attività che vi si svolgono, potete suddividere il campo di applicazione per un singolo impianto (avendone altri in azienda) o per sezioni specifiche. La cosa importante è che riassuma brevemente i vostri prodotti e/o servizi anche in una sola frase. Dovete, però, essere precisi perché il campo di applicazione verrà mostrato nel vostro certificato ISO 9001:2015.
Domanda: Se in un'azienda non esiste un responsabile della qualità o una funzione qualità ci si può comunque certificare ISO 9001?
Risposta: Non vi è alcun requisito nella ISO 9001:2015 che richieda l'esistenza di una funzione qualità o di un responsabile qualità. La norma specifica, al contrario, che il lavoro relativo alla qualità deve essere svolto da tutti all'interno dell'organizzazione e, in particolare, dai responsabili del processo e dal top management. Nessun problema, dunque!
Domanda: per ciò che riguarda il riesame della direzione, il nostro top management ritiene di gestire gran parte delle informazioni che dovrebbero essere trattate in questo incontro durante altre riunioni. Come dobbiamo comportarci?
Risposta: Il riesame della direzione non deve avvenire in un'unica sessione, ma può essere affrontato in più riunioni. È necessario che tutti gli input e gli output vengano registrati e vengano resi accessibili.
Cercate di vivere il riesame della direzione come un'opportunità per la direzione di rivedere i risultati dell'audit, di ricercare opportunità di miglioramento, di determinare se siano necessari dei cambiamenti, di stabilire se le strategie in essere siano ancora valide, se i requisiti delle parti interessate siano cambiati, quali azioni correttive siano state adottate e di determinare come i nuovi rischi scoperti possano essere mitigati.
Tutto questo può essere affrontato in riunioni diverse ma il materiale che ne deriva andrà raccolto e inviato al top management per un riesame e l'approvazione. A seguito del riesame del sistema qualità, sarebbe estremamente utile pubblicare i risultati per comunicarli all'intera organizzazione.