ORGANIZZARE LA CONOSCENZA

La nostra capacità di organizzare le informazioni, le note, gli appunti ha un impatto diretto sul successo del nostro lavoro ed è la chiave della produttività quotidiana, la base di un apprendimento più rapido e la strada per migliorare professionalmente e a livello di conoscenze personali.
Quante volte avremmo voluto ricordare delle informazioni lette da qualche parte che sarebbe stato utile includere nei punti di un'e-mail, gli argomenti presentati in una presentazione, gli esempi citati in un articolo o l'esatta giustificazione di una certa decisione aziendale. Ritrovare nella nostra memoria le storie, le prove, le metafore, gli esempi, le ricerche e le note che ci servirebbero per migliorare il nostro lavoro è la base della costruzione della conoscenza personale. Il problema è che il nostro cervello non si è evoluto per memorizzare e ricordare molti dettagli specifici su tanti argomenti diversi, anche se riuscirci sarebbe estremamente utile nella nostra ottica.

Se state leggendo questo articolo, forse è perché anche voi sentite l'esigenza di organizzare al meglio le tantissime informazioni nelle quali vi imbattete ogni giorno e che, opportunamente selezionate, gestite e archiviate possono andare a costituire la base di quella che si può definire la vostra conoscenza personale e professionale. Organizzare questi input significa avere un modo intenzionale e consapevole di organizzare e gestire tutte le informazioni che fluiscono nella vostra vita su base giornaliera.
Costruire un sistema di gestione della conoscenza personale vi farà risparmiare tempo, poiché semplificherà la ricerca di file, collegamenti, e-mail e idee che nei quali vi siete imbattuti in precedenza e vi aiuterà a passare meno tempo a reinventare la ruota. Un sistema di gestione della conoscenza personale, inoltre, ha lo scopo di aiutarvi a trovare nuove connessioni tra singole informazioni. Facciamo un esempio partendo da un argomento che sta così a cuore dei nostri lettori, la ISO 9001: quanti articole leggete in una settimana sull'argomento? In quante idee interessanti vi imbattete in un mese? E di questi, quanti esempi pratici vi piacerebbe ricordare al momento opportuno e quanti, invece, non riuscite più a reperire anche se siete certi di averli archiviati da qualche parte? E ancora...vi è mai capitato di ricordare vagamente un certo aforisma che starebbe benissimo a chiusura di una presentazione ma di non riuscire a ritrovarlo?

I pensieri, gli spunti e le idee andrebbero consolidati in una raccolta di materiale organizzato, gli esempi di riferimento approfonditi per poter essere usati come ispirazione e le informazioni che considerate basilari andrebbero organizzate in modo da essere pronte per eventuali sviluppi o approfondimenti. Quello che bisogna creare, in sostanza, è un modello per organizzare le informazioni e renderle fruibili allo scopo di sviluppare conoscenza, va definito un processo di raccolta, classificazione, archiviazione, ricerca, recupero e condivisione dei diversi input.
Le informazioni che risultano importanti vanno separate e protette da tutto il resto. Per farlo occorre un framework semplice ma con una logica ferrea che permetta di registrare immediatamente ciò che è importante per ognuno noi: qualcosa di semplice ma efficace che permetta di scrivere le note, collegarle tra loro e ritrovarle facilmente.

Sono due gli obiettivi da raggiungere con la nostra organizzazione delle informazioni:

• trovare un modo efficace per ordinare l'enorme quantità di informazioni con cui siamo costretti a fare i conti nell'era digitale;
• sfruttare queste informazioni per creare conoscenza, nuove informazioni e crescere

Anche in un'ottica di time management, poter accedere in tempi brevi a un'informazione nella quale siamo certi di esserci imbattuti tempo fa è fondamentale perché ciò che leggiamo, vediamo o ascoltiamo ci possa davvero tornare utile per andare a costituire ciò che ci può far crescere personalmente e professionalmente. Quante volte, invece, ci capita di mettere da parte qualcosa perché sembra interessante ma, non facendone un uso immediato, ci troviamo poi a dimenticare dove l'abbiamo archiviato? Con la marea di materiale alla quale ci troviamo costantemente esposti, non è facile fare ordine tra ciò che serve, individuare ciò che è fondamentale, eliminare ciò che è inutile e distinguerlo da ciò che può farci crescere. E' importante, però, imparare a farlo se vogliamo ottenere il duplice vantaggio di gestire meglio il nostro tempo e di ricavare qualcosa di utile dal tempo speso per la nostra crescita personale e professionale.

Un sovraccarico continuo di informazioni che non vengono organizzate in alcun modo o che vengono archiviate senza una vera logica non ci permetterà di costruire una conoscenza reale perché non ci metterà nelle condizioni di assemblare diversi concetti, magari provenienti da aree e ambienti completamente differenti, per andare a costruire qualcosa di "nostro" e di unico unendo i puntini tra le diverse idee e le informazioni alle quali abbiamo avuto accesso in tempi e in modi diversi. Non serve sapere qualcosa o ritenere di saperlo perché l'abbiamo letto tempo fa se non riusciamo a utilizzarlo nelle nostre vite. Sarebbe un po' come partecipare a un corso, ritenere che ciò che ci è stato insegnato sia molto utile e poi non metterlo in pratica fino quasi a dimenticarselo: tempo perso.

Troppe informazioni creano confusione, un po' come provare a concentrarsi sulla lettura di un libro complesso seduti al tavolino di un bar pieno di persone che chiacchierano ad alta voce. Raccogliere tanti articoli su come si svolgono gli audit non ci renderà davvero capaci di migliorarci in questa pratica se non saremo in grado di selezionare le informazioni davvero utili, collegarle alle altre che abbiamo già selezionato sull'argomento, filtrarle attraverso la nostra esperienza e formazione e farle convergere in una reale conoscenza e in un arricchimento professionale. Le informazioni non sono conoscenza. La conoscenza si basa sulla "digestione" delle informazioni importanti e sul loro utilizzo per migliorarci.

Sebbene il compito di organizzare le informazioni non sia semplice perché va personalizzato in base alle esigenze di ognuno di noi, i modi per strutturarle non sono molti. Si può partire, quindi, provando a individuare i più comuni, certi che voi capirete anche come associarli tra loro e che saprete trovarne di nuovi, in base a ciò che volete davvero ottenere dalle informazioni che raccogliete:

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

• ordine alfabetico
• ordine per categorie
• ordine gerarchico
• riferimenti geografici o spaziali

La scelta di un modo logico e coerente per denominare e organizzazione le informazioni consente di individuarle e utilizzarle facilmente. Organizzare tutto con cura vi farà risparmiare tempo e frustrazione, aiutandovi a trovare ciò di cui avete bisogno quando ne avrete bisogno.

E voi come gestite una nuova idea nella quale vi imbattete? E quella bella frase che vorreste ricordare? E una bibliografia interessante? Le scrivete immediatamente su un supporto cartaceo e poi, con calma, riordinate il materiale e lo organizzate mediante un supporto digitale? Oppure usate diverse applicazioni e programmi per registrare ogni cosa che vi interessa a seconda del supporto utilizzato? Ce lo raccontate?

PER SAPERNE DI PIU':