ISO 9001:2015 - DOMANDE E RISPOSTE - 4

Prima parte

Seconda parte

Terza parte

Domanda: è la prima volta che affronto un audit di terza parte per certificare un'organizzazione secondo la ISO 9001:2015. E' possibile avere qualche consiglio o procedura da seguire che vada al di là della teoria che, ovviamente, conosco bene?

Risposta: la prima cosa da fare, al di là dei classici compiti previsti per un auditor di terza parte, è trasmettere chiaramente all'organizzazione cliente l'obiettivo e la portata dell'audit. Ad esempio, l'obiettivo dell'audit può essere: “Verificare la conformità del sistema di gestione della qualità dell'azienda ai requisiti della ISO 9001:2015” o “Valutare se l'azienda cliente è pronta per sostenere un audit di certificazione ISO 9001:2015", a seconda che si tratti di un vero e proprio audit o di un pre-audit condotto su richiesta del cliente. L'ambito, invece, può includere un impianto o una struttura specifici, una linea di produzione o altro ancora. Se questi accordi con il cliente vengono presi telefonicamente, occorre sempre metterli per iscritto e chiedere al cliente di sottoscriverli.
Richiesta, poi, una copia della documentazione del sistema qualità, occorre esaminarla con attenzione per farsi un'idea chiara del sistema qualità aziendale e iniziare ad appuntarsi i chiarimenti che si vogliono ottenere parlando con le persone e le verifiche da effettuare. In questa fase si deciderà anche quali persone intervistare, quali domande fare e quali informazioni ricercare. Andrebbe anche deciso, seppure provvisoriamente, quali aree visitare e quanto tempo spendere in ognuna di esse.
Dopo questi passaggi, occorre condividere queste informazioni con l'organizzazione cliente per garantire che abbia piena conoscenza del piano d'azione che si seguirà.

Domanda: qual è la differenza tra la verifica del progetto e la sua convalida?

Risposta: la verifica di un progetto è il processo che compiamo per rispondere alla domanda: "Abbiamo costruito bene il prodotto?" Serve ad accertarsi che i requisiti specificati per il progetto siano stati soddisfatti.
La convalida della progettazione risponde, invece, alla domanda: "Abbiamo costruito il prodotto giusto?" Praticamente, una volta costruito il prodotto, va convalidata la sua capacità di servire allo scopo per cui è stato progettato.

Domanda: in riferimento al punto 4 della ISO 9001:2015 per quanto riguarda il contesto dell'organizzazione e le parti interessate, che tipo di strumento sarebbe bene usare per avere un valido supporto?

Risposta: la selezione degli strumenti migliori da utilizzare per determinare e analizzare il contesto in cui opera l'organizzazione e stabilire quali siano le parti interessate dovrebbe essere guidata da ciò che è meglio per l'azienda e si adatta al contesto in cui svolge la sua attività non da una supposizione generica. Vanno valutati gli strumenti già conosciuti e utilizzati e occorre decidere quali di essi, , fogli di calcolo, diagrammi di flusso, ecc., si adattino meglio allo scopo perché non c'è uno strumento migliore di un altro ma, semplicemente, uno strumento più adatto di un altro.

Domanda: È responsabilità di un auditor individuare la causa principale di un problema individuato durante la conduzione di un audit?

Risposta:No, cercare la vera causa che ha dato origine a un'anomalia non è compito dell'auditor. Compito dell'auditor è verificare il rispetto un requisito della ISO 9001 e determinare se vi è conformità con il requisito. Solo in questo modo si può garantire l'obiettività della valutazione perché, se un auditor determinasse la causa principale di un problema che ha individuato, introdurrebbe - necessariamente - della soggettività nel processo e si esporrebbe a potenziali conflitti di interesse che vanno evitati a tutti i costi durante l'auditing. Inoltre, l'auditor potrebbe non disporre delle informazioni complete per dipanare con successo la questione e, pertanto, determinare come causa principale una causa non corretta.

Domanda: se un cliente conduce presso la nostra struttura un audit di seconda parte su tutto il sistema qualità, si può utilizzare per soddisfare il requisito relativo alla conduzione di almeno un un audit interno all'anno?

Risposta: dalla domanda si capisce, purtroppo, che gli audit interni vengono condotti solamente per adempiere a un requisito della ISO 9001 e non per migliorare con regolarità il sistema qualità e per identificare eventuali anomalie. Il verbale di un audit di seconda parte viene preparato da un'organizzazione cliente che, necessariamente, avrà a cuore il buon funzionamento del proprio sistema qualità e non quello del suo fornitore se non per ciò che riguarda eventuali ripercussioni sulla qualità del prodotto o del servizio forniti. Il cliente di un audit interno, invece, dovrebbe essere l'organizzazione stessa che dovrebbe avviare un controllo sul proprio sistema qualità in base a criteri che lei stessa ha stabilito per ricavare il massimo da questo processo. Il verbale dovrebbe essere lettto con grande attenzione dalla dirigenza perché quello dell'audit interno è lo strumento principe per capire come agire sul sistema qualità per assicurarsi che sia sempre adeguato a supportare il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Quinta parte

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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