ISO 9001:2015 - DOMANDE E RISPOSTE - 3

Prima parte

Seconda parte

Domanda: la vision e la mission possono essere identificate con la politica per la qualità e con gli obiettivi per la qualità oppure vanno definiti a parte?

Risposta: se parliamo di un sistema qualità definito secondo la ISO 9001, i termini utilizzati dovrebbero rispecchiare le definizioni che troviamo nella ISO 9000. Vediamole, quindi, nel dettaglio:

• vision - "Aspirazione di ciò che un'organizzazione desidera diventare, come espressa dall'alta direzione"
• mission - "Scopo dell'esistenza di un'organizzazione come espresso dall'alta direzione"
• politica per la qualità - "Politica (orientamenti e indirizzi di un'organizzazione espressi in modo formale) relativa alla qualità. Generalmente la politica per la qualità è coerente con la politica complessiva dell'organizzazione, può essere allineata con la vision e con la mission dell'organizzazione e fornisce un quadro di riferimento per individuare gli obiettivi per la qualità"
• obiettivo per la qualità - "Obiettivo relativo alla qualità. Gli obiettivi per la qualità si basano generalmente sulla politica per la qualità dell'organizzazione. Gli obiettivi per la qualità sono generalmente specificati per le funzioni, i livelli ed i processi pertinenti nell'organizzazione"

Domanda: se un'organizzazione desidera implementare l'ISO 9001 per la prima volta, qual è il primo passo da compiere?

Risposta: il percorso migliore da seguire per cartificarsi ISO 9001:2015 è quello di utilizzare lo scopo dell'organizzazione come punto di partenza. Troppo spesso le organizzazioni affrontano la certificazione come se l'obiettivo finale fosse quello di soddisfare i requisiti della ISO 9001 e non rimanere fedeli allo scopo per cui è stata creata l'azienda. Se non si parte dallo scopo, il rischio è quello di metterlo in competizione con i requisiti normativi. Partire da chi si è come azienda e mantenerlo come punto di riferimento per l'implementazione dei requisiti della ISO 9001 aiuterà, invece, l'organizzazione a rimanere concentrata su ciò che è davvero importante, senza perdere di vista l'obiettivo della certificazione.

Domanda: è possibile rinviare l'audit di sorveglianza di tre mesi per cause di forza maggiore costituite da un evento che non può essere anticipato o controllato? C'è il rischio di perdere la certificazione ISO 9001?

Risposta: per quanto riguarda il differimento di un audit di sorveglianza per causa di forza maggiore, è importante sapere che gli organismi di certificazione vengono accreditati da un organismo di accreditamento che ha lo scopo di garantire un approccio coerente per l'emissione delle certificazioni.
Per mantenere la certificazione ISO 9001:2015, l'organismo di certificazione effettua periodiche verifiche di sorveglianza e ricertifica da capo le organizzazioni certificate ogni tre anni o prima della data di scadenza indicata sul loro certificato. Gli audit di sorveglianza servono per verificare la continua implementazione dell'ISO 9001 da parte dell'organizzazione così come il miglioramento del l'efficacia del suo sistema di gestione della qualità.
Gli organismi di certificazione possono aumentare o ridurre la frequenza degli audit di sorveglianza in base al livello di maturità del sistema di gestione dell'organizzazione. Per questo motivo, le frequenze con cui vengono condotti questi audit possono variare anche se, solitamente, sono programmati una volta all'anno. Un ente di certificazione non ha la facoltà di prorogare oltre la data di scadenza riportata sul certificato l'audit per la ricertificazione ma può spostare un audit di sorveglianza se è per causa di forza maggiore e si raggiunge un accordo con l'azienda cliente.

Domanda: come si può determinare ciò che è necessario affinché un'azienda continui ad avere successo in un prossimo futuro e come può la ISO 9001:2015 essere d'aiuto in questo percorso?

Risposta: si dovrà partire necessariamente considerando ciò che serve per far funzionare un'organizzazione , per farle fare soldi e, se necessario, per farle ricevere i necessari finanziamenti. Dopo aver capito tutte queste premesse, si può passare a valutare i costi necessari per sostenerle. Ci saranno costi evidenti come, ad esempio, quelli delle strutture, dei materiali e della manodopera per produrre un prodotto o un servizio e quelli legati a spese meno frequenti, come i costi di manutenzione, quelli legati alle licenze o alle certificazioni necessarie per fare affari, ecc. Dopo aver tenuto conto di tutto ciò che è necessario per gestire l'attività, pensate in termini di un successo di lungo termine, avvalendovi del pensiero basato sul rischio che è entrato a far parte della ISO 9001:2015. Il riesame della direzione e l'analisi dei dati sono ottimi per questo lavoro perché sono destinati a valutare le azioni già intraprese per determinare se ne siano necessarie di ulteriori, oppure no.

Domanda: uno dei nostri clienti desidera partecipare come osservatore a un audit imminente. Cosa può e non può fare un osservatore durante un audit?

Risposta: il cliente che vuole assistere a un audit nelle vesti di osservatore deve, prima di tutto, firmare un accordo di riservatezza che abbia per tema la non divulgazione al di fuori dal processo dell'audit delle informazioni raccolte. Non parteciperà a nessuna parte dell'audit: non potrà parlare con le persone o interferire in alcun modo, non potrà fornire pareri, argomentare, parlare a favore o contro o utilizzare le informazioni raccolte durante l'audit per prendersela con il fornitore.

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Domanda: in che modo un'organizzazione dovrebbe avvicinarsi all'ISO 9001:2015 per fare in modo che funzioni per la sua attività?

Risposta: per rendere la norma uno striumento per riuscire meglio nel proprio business bisogna imparare a vederla attraverso gli occhi di un imprenditore invece di cercare di adattare allo standard il proprio modo di lavorare.
Non limitatevi ad esaminare lo standard punto per punto ma abituatevi a leggerlo da una prospettiva aziendale, inserendo i diversi requisiti nell'ossatura di come l'organizzazione funziona già, rilevando dove si applicano nella quotidianità.

Domanda: quali sono le qualità da ricercare quando si seleziona un consulente ISO 9001 o un ente di certificazione?

Risposta: la ISO 10019:2005 "Linee guida per la selezione di consulenti dei sistemi di gestione per la qualità e per l'uso dei loro servizi" definisce un consulente del sistema di gestione per la qualità come una persona che assiste l'organizzazione in materia di realizzazione di un sistema qualità, dando consigli o informazioni. Lo standard offre anche dei suggerimenti su quali caratteristiche ricercare quando si seleziona un consulente ISO 9001, partendo dall'etica e passando dall'attenzione al cliente, alla perspicacia, alla versatilità, alla tenacia, alla capacità decisionale, alla bravura nel comunicare, , all'esperienza, ecc.
Per quanto riguarda la scelta di un ente certificatore, dato che non lo si cambia frequentemente, è bene selezionarne uno dopo un'attenta riflessione. Partite dalla reputazione dell'ente che, spesso, si rivela una misura indiretta della qualità dei propri servizi nel tempo. Se la vostra organizzazione prevede di ottenere anche altre certificazioni di sistemi di gestione come, ad esempio, la ISO 14001, assicuratevi che l'ente le supporti e che i suoi auditor siano qualificati per poter condurre audit su sistemi integrati. Anche l'organismo di accreditamento del'ente certificatore è importante perché bisogna vedere se è riconosciuto nelle regioni in cui la vostra organizzazione opera. E' importante, poi, che l'ente abbia auditor che hanno una solida conoscenza ed esperienza nel settore in cui opera la vostra organizzazione.
Chiedete i riferimenti dei clienti sulla qualità degli audit condotti dall'ente certificatore che vi interessa e, infine, considerate il costo complessivo dell'audit.

Quarta parte

PER SAPERNE DI PIU':