CAMBIARE COMPORTAMENTO PER UN TIME MANAGEMENT PIU' EFFICACE

Per migliorare il proprio time management si possono cambiare tante piccole abitudini facendo sì che, nel loro insieme, portino a una buona ottimizzazione del tempo. Eliminando abitudini che portano a perdere tempo e implementandone altre che portano a guadagnarne, vi ritroverete - a seconda dei casi - con una, due, tre o anche più ore al giorno da investire in attività che sono davvero importanti per voi.
Vediamo l'elenco di queste abitudini, molte delle quali sono state trattate in articoli monotematici che vi linkiamo all'interno del testo:

• dedicare poco tempo alla preparazione del lavoro da svolgere. Questa cattiva abitudine porterà, inevitabilmente, a dover impiegare più tempo nell'esecuzione perché il tempo passato nella raccolta e nell'organizzazione dei dati e delle informazioni e nella loro analisi ripaga con un risparmio del tempo totale nello svolgimento del lavoro e con la qualità del risultato;
• lavorare senza pause. A un certo punto, dopo qualche ora consecutiva di lavoro, la concentrazione di chiunque tende a calare drammaticamente. Saltare le pause significa varcare quella soglia e, alla fine, sprecare più tempo perché non si rende come si dovrebbe. Meglio prendersi regolarmente le pause necessarie e tornare, poi, a lavorare con la giusta carica;
• puntare alla perfezione. La quantità di tempo, fatica ed energia richiesta per raggiungere la perfezione riduce drasticamente la produttività. Se vi rifiutate di considerare un lavoro terminato finché non sarà perfetto, assicuratevi almeno che ne valga la pena e che ci siano degli indicatori ben chiari per capire quando avete raggiunto questa perfezione così necessaria;

• chiaritevi le idee sui vostri obiettivi, riesaminandoli mensilmente e mantenendoli a portata di mano per una consultazione quotidiana;
• pianificate come raggiungerli avendo come orizzone obiettivi di lungo termine (3-5 anni), medi (1 anno) e brevi (qualche mese, qualche settimana, qualche giorno);
• stabilite le priorità;
• pianificate ogni giornata la sera precedente, in modo da poterla iniziare avendo già ben chiaro quello che dovete fare;
• valutate i vostri progressi alla fine di ogni giornata;
• imparate a dire no;
• se è il caso, utilizzate un sistema di calendarizzazione dei vostri impegni che vi ricordi ciò che avete pianificato;
• non affidatevi alla memoria per ricordare tutto ciò che dovete fare ma annotatelo per togliervelo immediatamente dalla testa e tornare a concentrarvi su ciò che stavate facendo quando vi è venuto in mente. In un secondo tempo, registrate l'attività nell'elenco delle cose che dovete fare;
• stabilite scadenze chiare;
• evitate la procrastinazione pianificando ogni compito. Se dovete posticipare qualcosa, ripianificatelo immediatamente;
• ricompensatevi quando svolgete ciò che avevate programmato di svolgere, soprattutto se si tratta di cose importanti;
• abbiate sempre un piano B pronto per riempire i minuti o le ore di attesa. Se, ad esempio, state aspettando qualcuno, dedicatevi a qualche compito facile che potete svolgere senza grande impegno e interrompere quando volete come, ad esempio, la lettura delle email;
• delegate le attività che potete;
• quando affidate a qualcuno un lavoro, assicuratevi di dargli tutte le informazioni necessarie per poterlo svolgere al meglio, che eventuali istruzioni siano ben comprese, che non ci sia alcuna confusione relativamente a ciò che bisogna fare;
• non smetette mai di ricercare nuove opportunità per gestire meglio il vostro tempo;
• evitate una riunione quando può essere sostituita da una forma alternativa di comunicazione;
• quando possibile, evitate di spostarvi per fare dei meeting ma usate le tecnologie di supporto. E' davvero inutile spendere ore in spostamenti solo per parlare un'ora con un gruppo di persone;
• accertatevi che ad ogni riunione che convocherete partecipino solo le persone davvero necessarie;
• create un ordine del giorno e delle regole chiare per le vostre riunioni e, prima dell'incontro, mandatele ad ogni persona che parteciperà;
• stabilite un orario di inizio ma anche un orario di fine di ogni meeting;
• fissate un limite di tempo per ogni persona che dovrà parlare durante la riunione;
• evitate il multitasking: non vi farà risparmiare tempo, creerà soltanto confusione;
• limitate qualunque tipo di intrusione che vi possa far perdere tempo, soprattutto nelle vostre ore più produttive. Questo significa non guardare le email, non rispondere al telefono e rimandare a un'ora stabilita le interruzioni dei colleghi a meno che non si tratti di vere emergenze (ma in questo caso sapete che qualcosa non ha funzionato, vero?);
• organizzate il vostro posto di lavoro in modo da trovare ogni cosa esattamente quando ne avrete bisogno. Questo significa riordinare la scrivania al termine di ogni giornata di lavoro ma anche tenere gli archivi cartacei ed elettronici sempre ben ordinati;
• abituatevi a strutturare i processi decisionali in modo da renderli più rapidi. Vi basterà assicurarvi di:
  • aver ben individuato la problematica e l'oggetto della decisione da prendere. Può sembrare scontato ma non lo è affatto. Concentratevi sulle cause, non sui sintomi del problema;
  • raccogliere tutte le informazioni che possono esservi utili;
  • consultare le persone che possono aiutarvi a raccogliere gli elementi mancanti perché possiate decidere al meglio;
  • parlare con chi vi può dare una prospettiva diversa rispetto alla vostra;
  • immaginare le conseguenze buone e cattive della vostra decisione, cercando di non trascurare niente;
  • se siete incerti su due diverse decisioni, considerare i rischi e le opportunità di ognuna;
  • fare un'analisi costi-benefici;
  • se ancora non riuscite a decidere, riflettere sulle conseguenze di rimandare nel tempo la vostra decisione. Bisogna evitare la "paralisi da troppa analisi";
  • fate un piano e mettete in azione ciò che avete deciso

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

PER SAPERNE DI PIU':