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A cosa bisogna prestare attenzione per essere più produttivi?

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Siamo abituati a pensare che le giornate lavorative durino, come minimo, otto ore ma non ci rendiamo conto che non è facile essere produttivi per così tanto tempo di seguito. Di fatto, possiamo contare su poche ore effettivamente produttive all'interno di una giornata e, per riuscire a fare ciò che vogliamo, dobbiamo puntare sul loro valore. L'inizio della soluzione del problema è porre la nostra attenzione sulle ore davvero produttive, mettendo in pratica alcune buone abitudini che ci aiutino a proteggerle e a difenderle da tutti quei fattori che tendono a danneggiare il nostro time management.

Ci sono alcuni fattori che quotidianamente attentano alla vostra produttività e che da molti autori sono stati definiti come dei veri e propri "ladri di tempo", banditi che non attentano ai vostri soldi o ai vostri gioielli ma che puntano a rubarvi le ore che avete a disposizione.
Chi sono i ladri di tempo che hanno effetti devastanti sul time management? Beh, possono essere i vostri colleghi, i clienti, il vostro capo, certi conoscenti ma state pur certi che il più grande ladro del tempo che dovete imparre a gestire siete voi stessi!

Per caso alla fine di una giornata lavorativa vi sentite anche voi derubati delle vostre ore perché, pur essendovi impegnati e avendo lavorato sodo vi accorgete di non aver fatto abbastanza? Se credete che sia così, è meglio iniziare ad adottare l'arte del potere personale, chiedendovi a chi state dando potere nella vostra vita. Julie Morgenstern, esperta di time management, identifica due tipologie di fattori che influenzano negativamente la produttività:

• le interruzioni che vengono direttamente da voi: ad esempio il tempo passato sui social network, il controllo ossessivo delle email, l'occhiata al risultato della partita in TV, ecc.
• le interruzioni che arrivano dall'esterno: ad esempio il vostro vicino di ufficio che viene da voi per farsi una chiacchierata, le telefonate che ricevete, il messaggio sul telefonino, ecc.

Vediamoli nel dettaglio, dunque, questi ladri di tempo più comuni:

• la mancanza di obiettivi chiari e di priorità: meglio conoscete la direzione nella quale volete andare, più potrete delineare la vostra strategia di time management per capire quali attività eseguire per raggiungere i vostri obiettivi e come fissare le priorità. Se non avete obiettivi chiari nella vostraa vita, non c'è bisogno di avere una buona gestione del tempo perché non sapreste cosa farvene delle ore guadagnate;
• il disordine e la disorganizzazione : eh sì, disordine e disorganizzazione sono due tra i più grandi nemici della produttività perché vi fanno perdere un sacco di tempo nel cercare informazioni, oggetti, appunti, ecc. Se proprio partite da livelli di disordine stellari, prendetevi 15 minuti al giorno per riordinare, buttare, trovare il posto giusto per quelle cose che non sapete dove mettere: non avete idea di quanto vi migliorerà la vita nel giro di qualche mese! Non permettete che, mentre state cercando di riordinare la vostra postazione di lavoro, entrino nuove cose nel vostro ufficio. Se proprio non potete farne a meno, adottate questa regola: 1 dentro, 2 fuori...se entra una cosa, due se ne devono andare. E per recuperare in qualche modo i 15 minuti al giorno che passate a riordinare, cercate di usare i tempi morti come, ad esempio, quello passato al telefono. Riordinato il tutto, iniziate a dedicarvi all'organizzazione delle cose, degli appunti, delle informazioni. Una scrivania ordinata, un sistema di archiviazione efficiente, appunti ben chiari, liste di controllo, ecc. vi aiuteranno a destreggiarvi meglio nel vostro time management;
• la mancanza di informazioni al momento giusto: aiutate la vostra memoria con appunti precisi perché a volte è difficile ricordare tutto. Per non perdere tempo in continue domande e riassunti difficoltosi, è una buona abitudine creare cartelle riepilogative con tutte le informazioni utili al loro interno, da usare ogni volta che vi servirà un quadro preciso di un progetto, della situazione di un cliente, dell'andamento di un indicatore, ecc.;
• i lavori non terminati: alcune persone hanno difficoltà a completare un'attività. Svolgono un compito quasi fino alla fine e, quando arrivano al 90% o anche di più, inciampano in una sorta di blocco emotivo che impedisce loro di tagliare il traguardo. Se fate parte di questo gruppo, dovete prenderne coscienza e imparare a superarlo, magari seguendo il suggerimento che vi abbiamo già dato in passato, quello di lavorare sull'attività anche solo per 5 minuti ma di farlo ogni giorno;
• le cose urgenti: a questo argomento abbiamo dedicato un articolo perché è estreamente importante in un'ottica di time management: La gestione delle crisi;
• le autorità non ben definite e la mancanza di coordinamento: quando ci sono due referenti o due superiori diversi per lo stesso lavoro o quando le persone non sanno a chi rivolgersi per chiedere un'informazione, per capire come affrontare un problema o per ricostruire chi abbia lavorato su un progetto, si perde tempo. Quando potete, quindi, seguite il suggerimento della ISO 9001:2015 e stabilite ruoli, responsabilità e autorità (punto 5.3 della norma) o chiedete che vengano chiariti;
• la mancanza di formazione: se una persona non è in grado di svolgere un lavoro perché non è stata adeguatamente formata, rallenta quello di tutti gli altri. Se quella persona siete voi, chiedete che vi venga fatta la formazione necessaria o di essere affiancati da chi può insegnarvi a svolgere meglio l'attività che vi mette in crisi. Se a non essere adeguatamente formati sono i vostri uomini, ponete rimedio prima che sia troppo tardi;
• la mancanza di capacità di delega: anche in questo caso, abbiamo scritto un articolo su questo tema: delegare efficacemente;
• la bassa motivazione: se non siete motivati, troverete mille modi per non essere produttivi, spesso senza nemmeno accorgervene. Cercate di individuare i motivi alla base della vostra frustrazione e di capire come potete porvi rimedio, magari parlando francamente con il vostro responsabile;
• i conflitti sciocchi: quando ci si confronta in maniera costruttiva, si cresce e si arricchisce la squadra. Quando, invece, ci si limita a litigare, a mettersi i bastoni tra le ruote e a cercare in maniera infantile nuovi modi per creare un conflitto, si abbatte al produttività e si perde solo tanto tempo. Non è questa la strada per un buon time management personale né per imparare il rispetto del tempo altrui;
• l'incapacità di dire "no": quante volte l'abbiamo scritto su queste pagine? Accettare di aiutare un collega anche quando siete già in ritardo con le vostre attività, continuare a farsi carico di lavori che non spettano a voi e dire sempre "sì" a qualsiasi cosa chieda il vostro capo rappresenta un problema enorme se volete essere produttivi, perché vi porterà solo a sentirvi frustrati e non nel pieno controllo delle vostre ore di lavoro;
• la mancanza di standard: dobbiamo davvero approfondire l'argomento? La qualità vive di standard e c'è un motivo: tutto ciò che si può standardizzare ma non è standardizzato, richiede più tempo. Tempo che sarebbe bene impiegare per altre attività a valore aggiunto;
• le riunioni inutili e quelle gestite male: se la riunione la state convocando voi, chiedetevi sempre se serva davvero, se occorra invitare tutte le persone alle quali avete pensato in prima battuta, se avete fissato un'ora di inizio e di fine e le avete programmate bene, se avete un elenco di punti da affrontare in ordine di importanza e di urgenza e cosa potete fare per mantenere la riunione all'interno dei confini tracciati, senza far divagare le persone e per aiutare tutti ad essere più produttivi. Se la riunione non la state convocando voi, date una mano al vostro capo o al collega per fare una seria riflessione su tutti i punti precedenti, in un'ottica costruttiva;
• i visitatori improvvisi e inaspettati: se è possibile, cercate di stabilire degli orari in cui poter essere disturbati. Quando questo non è possibile e il visitatore in questione è particolarmente molesto, fategli credere di essere in procinto di allontanarvi dalla scrivania, alzandovi, in modo da accorciare la sua permanenza in ufficio. E non perdete occasione per fare cultura sull'argomento perché dovete diventare parte di quella soluzione che state cercando;
• telefono, e-mail, messaggi: vengono controllati più volte al giorno e distolgono in continuazione dall'attività che si sta svolgendo. Nel caso in cui non si possa fare a meno di essere interrotti, bisogna ridurre al minimo il tempo impiegato per rispondere. Impegnatevi;
• una comunicazione poco chiara: comunicare bene è fondamentale, per questo anche la norma ISO 9001:2015 ne parla diffusamente (punto 7.3 della norma);
• la procrastinazione: anche in questo caso vi rimandiamo al nostro articolo Combattere le cattive abitudini come la procrastinazione. E se avete un attimo di sconforto, cercate di consolarvi leggendo quali personaggi sono stati dei famosi procrastinatori;
• il multitasking – “Business Insider” ha stabilito che solamente il 2% della popolazione mondiale è in grado di essere multitasking. Siete sicuri di fare parte di un gruppo così ristretto di persone? Vi assumete il rischio di cedere alle lusinghe del multitasking? Se sì, sappiate che, ogni volta che passate da un'attività all'altra, per tornare ai livelli di concentrazione che il vostro cervello aveva raggiunto prima di venire interrotto da una notifica o da una lettura veloce di un'email, ci metterete circa 25 minuti, com'è riportato in una ricerca realizzata dall'università della California nella persona di Gloria Mark. Il multitasking sembra renderci più produttivi ed efficienti ma, in realtà, è un grande nemico del time management.;
• la mancanza di scadenze: senza scadenze e stime chiare su quanto tempo impiegherete per un'attività specifica, potrebbe volerci un'eternità per completarla. Fissare delle scadenze chiare e ponderate ha una parte importante nella gestione del tempo ma non bisogna esagerare. Se siete dei perfezionisti, infatti, potreste pensare di avere bisogno di più tempo del necessario per completare un'attività e fissare, di conseguenza, scadenze troppo delatate nel tempo. Al contrario, la smania di fare tante cose potrebbe portarvi a pensare di essere molto più veloci di quanto non siate in realtà, quindi attenzione anche alle scadenze troppo brevi;
• gli spostamenti – c'è poco da fare, questo è un tempo che bisogna per forza spendere se non trovate un posto di lavoro più vicino a casa. Se possibile (se non guidate, ad esempio) potete usare queste ore per leggere e rispondere alle email, per organizzare la vostra to-do list, per fare ricerche per le vostre presentazioni, per mandare memo, per fare shopping online e, in generale, tutto ciò che richiede tempo ma che non ha bisogno di grande attenzione. Se, invece, siete al volante, potete pensare di ascoltare un podcast che vi interessa, un audiolibro oppure di usare quel tempo per fare le telefonate che sono programmate per quel giorno ma solo se riuscite a non distrarvi e usando tutte le accortezze per essere a norma di legge;
• le chiacchiere al lavoro – mantenere buoni rapporti con i colleghi è fondamentale ma cercate di limitare il tempo dedicato a questa attività alla pausa caffè e all'intervallo del pranzo. Chiacchierata dopo chiacchierata, infatti, potete arrivare, potenzialmente, a perdere molte ore durante una giornata;
• la mancanza di riposo: non potete essere super produttivi se non vi ritagliate abbastanza tempo libero e questo include dormire a sufficienza, prendersi almeno un giorno alla settimana completamente libero, andare regolarmente in vacanza e non sovraccaricarsi con troppo lavoro. In caso contrario, la vostra produttività inizierà a diminuire drasticamente. Bisogan trovare un giusto equilibrio tra il lavoro, il tempo libero e il riposo perché anche questa è una parte importante della gestione del tempo;
• essere in ritardo: se non siete puntuali, anche per pochi minuti, siete in ritardo. E come potreste essere bravi a gestire il vostro tempo, se siete in ritardo ed è una vostra abitudine? Arrivare tardi è un chiaro segnale che non avete il controllo del vostro tempo o che non rispettate quello degli altri. In entrambi i casi, è davvero meglio evitare

C'è anche un terzo gruppo di interruzioni alle quali si fa poca attenzione: le distrazioni che nascono dal vostro stesso cervello che, mentre sta facendo un lavoro, si mette a pensare ad altro. Per esempio, mentre state preparando una relazione che richiederebbe tutta la vostra concentrazione, vi viene in mente che dovete assolutamente comprare le mele quando questa sera andrete al supermercato. Per gestire momenti come questo, è bene avere sempre con voi, a portata di mano, il “quaderno delle distrazioni”, un blocchetto sul quale annotare tutto ciò che vi viene in mente mentre siete concentrati su altro e che, se non fissato immediatamente, vi impedirebbe di lavorare con serenità perché vi ruberebbe l'energia necessaria a ricordarvi quel sacchetto di mele da comperare o quell'email alla quale non avete ancora risposto.

Adesso che sapete tutto sui ladri di tempo, abbiamo bisogno che rispondiate sinceramente a una domanda molto importante: “Quali sono i VOSTRI ladri di tempo?” Eh sì, perché ognuno ha i suoi. Solo una vostra riflessione con carta e penna in mano potrà rendervi davvero coscienti dei fattori che abbassano la vostra produttività, danneggiano il vostro time management e con i quali vi trovate a combattere ogni giorno. E se siete convinti che questi ladri di tempo, in fondo, non vi rubino così tante ore, date un'occhiata a quello che le persone, mediamente, arrivano a fare con tre tra i più comuni ladri di tempo:

• applicazioni sul telefonino – senza impegnarsi troppo, si arriva a passarci fino a 3 ore al giorno!
• navigare in rete - ci sono persone che perdono 2 ore e mezza al giorno sui social!
• leggere e guardare le news – in alcuni casi, ben 70 minuti al giorno!

Un dato su tutti: i giovani americani nella fascia 8/18 anni passano circa 7 ore al giorno consumando contenuti sui dispositivi (fonte: "Time Chunking").
Riconosciuto il problema e individuato quali sono i vostri ladri di tempo, come si può evitare di caderne vittima? In cinque semplici passi:

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

• prendete coscienza di avere un problema. Non potete risolvere un problema se non siete perfettamente coscienti di averlo. Perdete tempo con la messaggistica istantanea? Bene, almeno adesso ne siete consapevoli e potete iniziare ad affrontare il problema;
• identificate con esattezza il problema, cioè cercate di capire cosa vi capita, perché vi capita e quanto tutto questo sia negativo per voi. Non basta sapere che perdete tempo ogni volta che vi arriva una notifica. Dovete capire perché per voi leggere quella notifica sia così importante, come potete resistere alle lusinghe del suono che indica che avete un nuovo messaggio sul telefono e perché perdere tempo in quel modo non vi offre alcun valore aggiunto;
• studiate le possibili soluzioni al problema e sviluppate competenze che vi supportino nella sua risoluzione. Se continuerete a seguirci nel nostro discorso sul time management, vedremo insieme come fare anche se un po' ve l'abbiamo già raccontato e potete rileggere i nostri articoli sul time management;
• mettetevi al lavoro subito, mantenete alta l'attenzione e impegnatevi a farlo quotidianamente, eventualmente anche chiedendo aiuto a chi vi può offrire un supporto fino a quando non riuscirete a farcela da soli (se il vostro problema è il troppo tempo passato sui social, ad esempio, bloccatene l'accesso temporaneamente con apposite applicazioni. Se tendete a essere in ritardo, fatevi incalzare da un amico che brilla per puntualità);
• valutate periodicamente il lavoro fatto e adottate le opportune azioni correttive

Non vi scoraggiate in questo percorso perché affrontarlo non sarà affatto semplice. Basta avere lo smartphone con sé, anche se silenzioso o spento, per far calare la concentrazione, quindi vi rendete bene conto che la vostra strada verso una buona gestione del tempo è tutta in salita. Non scoraggiatevi, però, perché ora avete un'arma in più per combattere: la presa di coscienza che il vostro potere personale, attraverso i cinque passaggi visti sopra, vi aiuterà a non essere più preda dei vostri personalissimi ladri di tempo che sono diversi da quelli di vostro marito, di vostra moglie, dei vostri amici e dei vostri colleghi. Vi assicuriamo che non è affatto poco rispetto a chi non è nemmeno cosciente di sprecare ogni giorno una quantità di tempo imbarazzante! Fare un'analisi approfondita dei vostri ladri di tempo e definire le necessarie contromisure richiede un grande impegno da parte vostra, una buona conoscenza di come siete fatti e del lavoro da svolgere e una grande determinazione. In questo caso l'elemento umano è fondamentale e occorre fare una grande sforzo per centrare gli obiettivi. Avere una prospettiva molto chiara di ciò che volete e di come ci arriverete, però, è il principale fattore abilitante di un buon time management. Non mollate!

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