TIME MANAGEMENT - GUADAGNARE TEMPO
DURANTE LA GIORNATA

L'articolo sul Time Management che abbiamo pubblicato la settimana scorsa, "La regola dei due minuti" vi ha molto incuriosito e vi ha spinto a scriverci che siete in molti ad avere l'impressione di non gestire abbastanza bene il tempo.
Ci sentiamo di fare un'affermazione forte: il tempo si può recuperare durante una giornata, a patto - però - di iniziare a fare le cose in modo diverso. Se volete, quindi, provare a recuperare minuti, mezz'ore, addirittura ore preziose, non limitatevi a leggere quanto segue ma impegnatevi a metterlo in pratica o, almeno, a provare. Del resto, non avete niente da perdere se fino a oggi, agendo come sempre, il tempo non siete riusciti a recuperarlo, giusto?

Ci sono 4 suggerimenti che, se seguiti con costanza, possono aiutarvi a risparmiare tempo.

• sapere ciò che si desidera DAVVERO e fare tutto il possibile, in qualsiasi momento della giornata, per arrivarci;
• preparare un piano chiaro e iniziare a lavorarci consapevolmente;
• imparare le tecniche di lavoro che potranno aiutarti a lavorare in maniera più intelligente invece che per più ore;
• analizzare la vostra giornata lavorativa e rimuovere tutto (o gran parte di) ciò che non vi aiuta a centrare i vostri obiettivi (delegando quando possibile, eliminando se non è di vostra competenza, facendovi aiutare quando non avete tutte le competenze per svolgere il lavoro nei giusti tempi, ecc.)

Il segreto è praticamente tutto qui. Se inizierete a mettere in pratica i quattro putni elencati, sarà davvero impossibile non risparmiare tempo in una giornata lavorativa.

Quali tecniche di lavoro bisogna imparare?

La prima tecnica da imparare, che è poi anche la più importante, se si vuole risparmiare davvero tempo e di imparare a pianificare il vostro lavoro in anticipo. Non stiamo parlando solamente della giornata o della settimana seguenti ma anche del mese e addirittura anche dell'anno!
Molte persone, pur lamentandosi che non hanno mai tempo, lasciano che siano altri a dettare il loro programma di lavoro: i collaboratori, il capo, i clienti, ecc. In realtà, bisognerebbe avere coscienza di quali siano i nostri momenti della giornata più produttivi e, nel limite del possibile, fare quello che ci sta più a cuore proprio in quelle ore, rimandando tutte le richieste altrui alle fasce orarie in cui, comunque, renderemmo meno.

Oltre a programmare la giornata pianificando le cose che volete fare e cercando di inserirle negli orari che per voi sono di maggiore produttività, cercate di difendervi dalle interruzioni e, per quanto possibile, di "programmarle".
Esatto, dovete imparare a programmare le interruzioni del lavoro perché sono la cosa più deleteria al mondo e una di quelle che vi farà sicuramente perdere moltissimo tempo (non solo quello dedicato in maniera specifica a chi vi sta interrompendo ma anche quello che occorre per calarsi nuovamente nel lavoro che stavate facendo prima di venire interrotti). Nel vostro programma giornaliero, quindi, pianificate un orario in cui potete essere interrotti e comunicatelo a chi dovesse farsi vivo in un orario doverso. Non sarà facile e non sarà sempre possibile farlo ma in molti casi sì. Domande, chiacchiere, pause caffé, discussioni sui problemi, ecc. sono tutte cose che è possibile rimandare a quella fascia oraria in cui faticate a essere brillanti e a lavorare dando il massimo. Prima di prando, ad esempio, o prima di andare a casa la sera.
Se tutto questo vi sembra difficile, provate a rispondere a questa semplice domanda: siete pagati per ottenere risultati o per chiacchierare tutto il giorno?
Naturalmente, il modo in cui trasmetterete questo messaggio avrà un grande impatto sulle persone. Spiegate con chiarezza perché avete preso questa decisione e che, riservando un orario particolare alle interruzioni, sarete pronti e disponibili ad ascoltare chi vi chiederà aiuto.

Se volete davvero cambiare il vostro modo di gestire il tempo per recuperare ore preziose, non potete aspettarvi che siano le altre persone a cambiare per voi, dovete essere proattivi.

E veniamo a un tasto dolente: le riunioni.
La regola dalla quale bisogenrebbe partire è quella di non prendervi parte se non siete davvero necessari. Se, poi, fosse necessaria la vostra presenza ma solo per una breve parte dell'incontro, cercate di far spostare il vostro intervento all'inizio o alla fine in modo da non dover presenziare a tutto il meeting.
Pretendete, poi, che la riunione sia ben strutturata e non vi faccia paerdere tempo prezioso. Eventualmente supportate chi l'ha convocata affinché impari a organizzarla in maniera più efficiente.
Anche in questo caso, non è qualcosa che si può fare sempre ma è sicuramente una regola che dovrete fare vostra e applicare ogni volta che potete ragionevolmente farlo se volete davvero risparmiare del tempo. Non abbiate timore che i colleghi se la prendano per questa vostra scelta: anche in questo caso una spiegazione del perché avete preso questa decisione sarà la strada migliore da seguire.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

E adesso una domanda: come gestite la vostra casella email? La guardate appena arrivate in ufficio e poi le date un'occhiata almeno una volta all'ora? Oppure la tenete aperta e leggete le email non appena vi compare la notifica?
Imparate anche in questo caso a pianificare due fasce orarie (mattina e pomeriggio) in cui leggere le email. Alla fine della mattina e alla fine del pomeriggio sono i due orari migliori. Non vorrete mica farvi risucchiare nel vortice delle decisioni altrui appena mettete piede in ufficio, vero? Sfruttate le fasce di maggiore produttività per fare le cose davvero importanti e riservate le ore in cui siete più stanchi per leggere la posta, rispondere alle email veloci (come ci insegna la regola die due minuti) e pianificare la risposta di tutte le altre e il lavoro collegato.
facciamo un rapido conto: quanto tempo ci mettete in media a leggere un'email? Diciamo che ci mettete 30 secondi e che ci mettete uno o due minuti se dovete anche rispondere. Ciò significa dai 2 ai 3 minuti per email.
Quante ne ricevete al giorno? Diciamo una quarantina in media? Stiamo parlando di 80-120 minuti di tempo al giorno solamente per la getsione delle email. Fare questo lavoro in una o due fasce orarie ci offre il doppio vantaggio di vedere in un colpo solo tutte le email, rispondere passando velocemente da una all'altra e pianificare per i giorni seguenti eventuali lavori e risposte che non è possibile evadere immediatamente. In più potrete eliminare tutto ciò che si è già risolto da sé, magari grazie alle risposte di altri.

Adesso che siete arrivati alla fine dell'articolo, non cadete nella trappola di pensare che sapete bene che tutto ciò che avete letto funziona perché si tratta di trucchetti che le persone più produttive utilizzano da anni con successo ma che sapete bene di non essere mai riusciti a utilizzare in maniera coerente. Sforzatevi! Fatelo per almeno una settimana e provate a vedere quanto tempo riuscite a risparmiare.

PER SAPERNE DI PIU':