TIME MANAGEMENT - FARE PAUSE OGNI 90 MINUTI

Chi ha problemi con la gestione del tempo ha sempre l'impressione che non ci siano abbastanza ore in una giornata per riuscire a fare tutto. Ed è assolutamente vero, per questo occorre organizzarsi meglio.
Non riuscire a pianificare è la ricetta sicura per fallire, ma cosa succede se, nonostante i nostri sforzi per pianificare al meglio la nostra giornata e le buone intenzioni che ci mettiamo, non riusciamo ancora a realizzare ciò che ci siamo prefissati di fare in una giornata lavorativa?

Se avete già provato tutti i tipi di pianificazione suggeriti dal time management che conoscete e nessuno finora vi ha dato il tipo di controllo che state cercando perché il vostro problema risiede nel fatto che la vostra produttività non è sempre costante, provate il metodo dei 90 minuti.

Le distrazioni e le interruzioni oggi sono sempre di più: siamo in balia delle notifiche del telefonino, delle tantissime email che riceviamo, delle telefonate a ogni ora del giorno e dell'enorme mole di informazioni che ci troviamo a gestire. Anche se non ce ne rendiamo conto e non ci soffermiamo molto a pensare a cosa comportino quei pochi secondi impiegati a leggere una notifica, vi assicuriamo che il tempo perso per correre dietro a queste continue distrazioni è tantissimo, soprattutto se pensate che, una volta letta la notifica o l'email, non riuscirete a recuperare immediatamente il livello di produttività che avevate raggiunto prima di venire interrotti. Se, poi, sommate tutti questi innumerevoli momenti nei quali vi imbattete durante una giornata lavorativa media, ecco che vi accorgerete di quanto tempo buttate letteralmente via!

Per iniziare a usare il metodo dei 90 minuti, cercate di capire quali sono le fasce orarie durante la giornata in cui siete più produttivi. Dipenderà da come siete fatti voi (se avete i picchi di energia la mattina o nel pomeriggio) ma anche da come è strutturato il vostro lavoro (se è più probabile che riusciate a lavorare senza essere continuamente interrotti nelle prime ore della giornata o dopo pranzo), in ogni caso individuare queste fasce orarie più tranquille e piene di energia vi aiuterà a utilizzarle nel modo più efficace possibile.

Il successo di questa metodologia è attribuito alla minore perdita di tempo e all'opportunità di immergersi più a fondo nel lavoro.
Ma in cosa consiste il metodo dei 90 minuti? E' molto semplice: una volta individuate le fasce orarie migliori, provate a ritagliarvi durante la giornata lavorativa dei blocchi di tempo della durata di un'ora e mezza in cui vi concentrerete senza lasciare alcuno spazio alle distrazioni, su un lavoro particolare che dovete portare a termine. Al termine dei 90 minuti di lavoro approfondito, farete una pausa. Proprio così, senza sensi di colpa!

Perché questo metodo funziona?
Prima di tutto perché per un'ora e mezza vi costringe a lavorare completamente concentrati e questo significa niente telefono, niente email, niente notifiche, niente di niente a parte ciò su cui state lavorando. Il secondo motivo è che i ricercatori hanno scoperto che il cervello non è in grado di concentrarsi per lunghi periodi di tempo e che le persone, quindi, dovrebbero fare una pausa ogni 90 minuti. Questa scoperta si basa sul ciclo di riposo-attività individuato da Nathaniel Kleitman che per primo suggerì che gli esseri umani possiedano un orologio biologico intrinseco che opera a intervalli di 90 minuti e che questo influenzi il funzionamento del cervello sia da svegli, sia addormentati. Il principio alla base di tutto ciò che ha studiato il dottor Kleitman è che il cervello umano attraversa fasi diverse ogni 90 minuti. Queste fasi, denominate anche "cicli", determinano i nostri livelli di vigilanza e di produttività. Questo principio ha un impatto più ampio di quanto pensi la maggior parte delle persone ed è qualcosa che possiamo usare a nostro vantaggio.

Per operare al meglio dobbiamo rinnovare la nostra energia a intervalli di 90 minuti, non solo fisicamente, ma anche mentalmente ed emotivamente. La soluzione è rappresentata da 90 minuti di lavoro concentrato, seguiti da 20 minuti di riposo. I ricercatori hanno scoperto che è proprio questo il modo migliore per lavorare.
Sappiamo che molte persone inorridiranno all'idea che si debba fare una pausa così lunga al termine di una sola ora e meza di lavoro ma è importante comprendere e accettare che il cervello funziona a cicli e che nessun neuroscienziato negherebbe che esiste una vera e propria scienza dei ritmi cerebrali e dei cicli sonno / veglia. E se pensate che, in una giornata di lavoro, con questo metodo lavorereste troppo poco, sappiate che una ricerca effettuata negli Stati Uniti ha scoperto che, in media, il lavoratore americano non lavora in maniera concentrata per più di un'ora e mezza al giorno! Una sola ora e mezza in tutta la giornata! Vi sembra impossibile? Eppure è proprio così. Se riuscirete, dunque, a costruirvi nella giornata lavorativa tre blocchi da 90 minuti in cui lavorare dando il massimo, sarete estremamente più produttivi della media e ve ne accorgerete da ciò che riuscirete a fare in quel lasso di tempo.

E il resto della giornata che passate al lavoro? Beh, nelle ore restanti leggerete e risponderete alle email, gestirete le telefonate quotidiane, parteciperete alle riunioni e così via...tutte cose che dovrete ben guardarvi dal fare durante i vostri tre blocchi di produttività giornalieri.

Per applicare questa metodologia è però importante ritagliarsi nell'ambiente di lavoro un po' di margine di manovra, eventualmente parlando con il responsabile e con i colleghi, in modo da poter fissare dei blocchi di tempo da dedicare solamente al lavoro scelto per quei 90 minuti.
Un esempio di giornata lavorativa tipica che va dalle 9 alle 18 con una pausa pranzo di un'ora potrebbe essere:

• 9:00 - inizia a lavorare al primo blocco di 90 minuti e programma la tua pausa per le 10:30
• 10:30-10:50 - pausa
• 10:50 - 12:20 - secondo blocco di lavoro
• 12:20 - 12:30 - email, telefonate, ecc.
• 12:30 - 13:30 - pranzo
• 13:30 -14:00 - email, telefonate, riunioni, ecc.
• 14:00 - 15.30 - terzo blocco di lavoro
• 15:30 -15:50 - pausa
• 15:50 - 18:00 - email, telefonate, riunioni, altre attività

E' chiaro che, se l'ambiente in cui lavorate è un po' rigido, sarà complicato adattarsi ma non pensate che sia impossibile perché vi basterà attenervi quanto più possibile all'orario già previsto per le pause, le riunioni, ecc. e chiedere semplicemente di lasciarvi tre fasce orarie al giorno in cui cercare, per quanto possibile, di non farvi perdere la concentrazione. Starà a voi dimostrare che procedendo in questo modo, riuscite a essere più produttivi. Magari, per convincere il vostro responsabile o i collaboratori, impegnatevi in un periodo di prova: se ci saranno i risultati, bene, altrimenti si tornerà a gestire il lavoro come prima.

Cerca di incorporare questa "regola del 90/20" (90 minuti di attività intensa e 20 minuti di riposo) in tutte le vostre attività più lunghe, sia al lavoro che a casa, e vi accorgerete che vi sentirete più riposati, più produttivi e, cosa più importante, molto più felici e soddisfatti. Magari potreste iniziare ad applicare questa tecnica di Time Management proprio a casa, per svolgere la normale routine di impegni che dovete affrontrare quotidianamente per capire se è un metodo che si adatta a voi e che potreste proporre anche al lavoro. Cosa ne pensate?

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Fateci sapere se avete intenzione di mettervi alla prova con il metodo dei 90 minuti e poi raccontateci i risultati raggiunti!

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