TIME MANAGEMENT: PERCHE' E' COSI'
DIFFICILE FARE UNA BUONA STIMA DEL
TEMPO

Legge di Hofstadter: "Ci vuole sempre più tempo del previsto, anche quando si tiene conto della legge di Hofstadter"
(Douglas Hofstadter, esperto di scienze cognitive - 1979)

"Come regola generale, quando vedo una proiezione, aggiungo un anno per la consegna e moltiplico i ricavi per 0.1"
(Guy Kawasaki, manager, imprenditore e saggista statunitense)

"Amo le scadenze. Adoro il rumore sibilante che fanno mentre passano"
Douglas Adams (scrittore, sceneggiatore e umorista britannico)

Le persone sottostimano in maniera cronica il tempo che serve per fare le cose. E' il motivo per cui il governo australiano commissionò per la prima volta il progetto della Sydney Opera House nel 1958, con una data di completamento prevista del 1963, ma venne inaugurata con dieci anni di ritardo rispetto alle previsioni e costò 102 milioni di dollari invece dei 7 milioni stimati.
Non siete convinti? Spostiamoci in Germania dove l'Aeroporto di Berlino-Brandeburgo "Willy Brandt" richiese ben 15 anni di pianificazione: fu iniziato nel 2006 con l'intenzione di inaugurarlo nell'ottobre del 2011 ma, alla fine, venne inaugurato il 31 ottobre del 2020. E per quanto riguarda i costi? Budget stanziato: 2.83 miliardi di euro, soldi effettivamente spesi: quasi 10 miliardi!

Fare delle stime così sbagliate può provocare danni enormi alla nostra reputazione professionale e alla situazione finanziaria delle organizzazioni per cui lavoriamo. Senza arrivare a casi così estremi, fare delle stime sbagliate relativamente alle tempistiche è tutt'altro che raro e in questo articolo proveremo a capire perché.

L'errore della stima del tempo richiesto è sorprendentemente comune e lo ritroviamo in diversi campi: il project management, la produttività, il time management, ecc. Nelle università si può riscontrare sia tra il personale che tra gli studenti, nel campo dell'Information Technology i dati illustrano che meno di un terzo dei progetti rispetta la scadenza iniziale, nella ricerca e sviluppo industriale i progetti richiedono circa 3,5 volte il tempo previsto originariamente e circa il 90% degli scrittori professionisti consegna in ritardo i propri manoscritti. E siamo anche certi che molte delle persone che ci stanno leggendo in questo momento si riducono a fare gli acquisti natalizi a ridosso del 25 dicembre! Scherzi a parte, perché siamo così incapaci di rispettare le scadenze?

La spiegazione non può essere solo riassunta con le due parole "pigrizia" e "procrastinazione", poiché in molti casi le persone lavorano a piena produttività eppure non riescono a restare nei tempi previsti per l'evasione del progetto.
Gli psicologi tendono a dare la colpa a un bias cognitivo (cioè a una sorta di distorsione che gli esseri umani attuano nelle valutazioni di fatti e avvenimenti) che ci porta a sottovalutare costantemente quanto tempo ci vorrà per completare un progetto. Il risultato è che le nostre scadenze originali sono imperfette fin dall'inizio e questo è un bel problema per chi vuole imparare a gestire meglio il tempo!

L'errore nella stima della tempistica necessaria all'espletamento di un compito è dovuto, in particolare, al bias dell'ottimismo che ci porta a sottovalure il tempo necessario per fare qualcosa, spesso indipendentemente dalla consapevolezza che, in passato, compiti di natura simile hanno richiesto più tempo per essere completati rispetto a quanto generalmente pianificato. La cosa assolutamente inaspettata di questo pregiudizio è che colpisce solo le previsioni relative ai propri compiti perché, quando le stesse persone che hanno sottostimato il tempo a loro necessario per completare alcuni compiti si sono ritrovate a fare la stessa valutazione per altri, hanno mostrato un pregiudizio pessimistico, sovrastimando il tempo necessario! Incredibile, vero?

Riuscire a fare delle buone stime è una competenza estremamente importante sia per il lavoro che per la vita di tutti i giorni. A volte, infatti, trovare le risposte esatte e fornire informazioni precise è del tutto impossibile ma fare una stima può aiutare a trovare dei valori che si avvicinano alla realtà. Questo è ancora più vero se stiamo ceracndo di migliorare le nostre abilità nel time management perché, per gestire bene il tempo, è fondamentale guardare spesso indietro alle stime iniziali che avevamo fatto (ad esempio per svolgere un'attività, per risolvere un problema, per completare una fase di un progetto) per analizzare se si è sulla strada giusta o meno e migliorare sempre più la nostra capacità di fare una buona pianificazione.

Ma da cosa dipende il fatto di fare previsioni errate quando si cerca di definire il tempo necessario per fare qualcosa?
Le motivazioni possono essere tante: valutazioni sconsiderate, eccessiva sicurezza, circostanze avverse, semplice negligenza, ecc. Ma non basta.

Time management: introduzione

Time management: usare bene 5 minuti

Time management: la frequenza aumenta la produttività

Abbiamo visto che molti di noi hanno dei pregiudizi cognitivi sulla capacità di gestire il tempo, una fiducia eccessiva nelle strategie adottate e una grande difficoltà di prevedere cosa potrebbe andare storto. La psicologia, negli anni, ci ha insegnato moltissimo sulla capacità di cognizione degli esseri umani, sui loro meravigliosi punti di forza e sui loro (sorprendentemente prevedibili) fallimenti. Più ci si ritiene "esperti" nel fare qualcosa, più si possono prendere cantonate nel fare previsioni sul tempo necessario a farla perché le previsioni su un evento futuro sono così completamente inaffidabili da essere sostanzialmente prive di significato. Gli esperti in questione, tuttavia, sono estremamente fiduciosi sull'accuratezza delle loro stime e, soprattutto, assolutamente nulla sembra essere in grado di diminuire la fiducia che provano. La fiducia che si prova quando si esprime un giudizio, infatti, non è una valutazione ragionata della probabilità che esso sia giusto. La fiducia è un sentimento determinato principalmente dalla coerenza della storia e dalla facilità con cui ci è venuta in mente e non importa quando le prove alla base di quella storia siano scarse e inaffidabili. Un individuo che esprime un'elevata fiducia in qualcosa probabilmente ha una buona storia che può o non può essere vera.
Come distinguere, quindi, la fiducia giustificata degli esperti dalla sincera eccessiva sicurezza di professionisti che non avrebbero nessuna ragione di averla?
E' semplice, anche se profondamente triste: possiamo credere a un esperto che ammetta l'incertezza ma non possiamo prendere per oro colato le sue espressioni di grande fiducia. I professionisti troppo sicuri di sé credono sinceramente di avere esperienza, di agire come esperti e di apparire come esperti ma potrebbero essere preda di un'illusione. Il segreto per essere dei bravi professionisti e fare previsioni sempre più accurate è di non essere mai troppo sicuri di esse.

Time management: fare più cose in meno tempo

La gestione delle crisi in un'ottica di time management

Time management - Gli aforismi

Lo psicologo Daniel Kahneman spiega tutto questo illustrando l'interazione tra due "sistemi" che governano i nostri pensieri: il Sistema I e il Sistema II. In maniera assolutamente semplicistica: il Sistema II si occupa di tutto ciò che possa essere considerato un pensiero attento, razionale, analitico, mentre il Sistema I è alla base del pensiero rapido, euristico, dell'abbinamento di modelli o, come possiamo dire, dei pregiudizi cogniti.
L'evoluzione ha progettato il cervello con l'obiettivo chiave di impedire al Sistema II di dover fare troppo perché è lento e incredibilmente costoso a livello di risorse e per questo motivo dovrebbe essere utilizzato solo in situazioni molto rare. Il problema però è: come fa la nostra mente a sapere quando invocare il Sistema II e non restare in balia del Sistema I nelle situazioni in cui non è adatto? Quando ci chiediamo: "Quanto durerà questo progetto?" il Sistema I non ne ha la minima idea e traduce la domanda in: "Quanto sei sicuro di poter fare questa cosa?". Da lì, trattandosi di un sistema semplice che è stato progettato per pensare in fretta usando il minimo delle risorse, la risposta si traduce in una stima del tempo. Sapendo che "funzioniamo" in questo modo, forse è il caso di smetterla di essere troppo sicuri di noi stessi e di iniziare a coinvolgere nella nostra stima anche il Sistema II per riuscire a essere più attenti e analitici.
Il vero problema qui è l'interazione tra le due fonti di errore di stima: il pregiudizio umano verso l'eccessiva sicurezza e l'incertezza intrinseca coinvolta in qualsiasi progetto reale. Tale incertezza è così grave che anche l'attento e razionale Sistema II non è in grado di fornire previsioni accurate anche se aiuterà a fornirne di migliori.

Fortunatamente, c'è un modo sia per sfruttare i punti di forza della propria cognizione sia per gestire l'intensa variabilità del mondo reale. Per sapere se possiamo fidarci di un particolare giudizio intuitivo, ci sono due domande che dovremmo porci:

• "L'ambiente in cui il giudizio viene espresso è sufficientemente regolare per consentire previsioni dalle prove disponibili?"
• "Gli esperti del campo hanno l'opportunità di poter apprendere dagli spunti e dalle regolarità, cioè possono contare su molta pratica nel fare previsioni e su un ciclo di feedback stretto per apprendere la loro accuratezza?"

Se la risposta è sì, possiamo usare i punti di forza del Sistema I: ha la possibilità di essere addestrato, vede molti esempi e può farsi un'idea precisa dei modelli significativi da tenere presenti. Se il ciclo di feedback è molto rapido, possiamo migliorare la qualità delle nostre stime. Bisogna accettare che fare stime accurate a lungo termine è fondamentalmente impossibile ma che è possibile migliorare quelle a breve termine facendo tanto esercizio e controllando puntualmente i feedback ottenuti. Se la risposta è no, è meglio "sprecare un po' di tempo interrogando il Sistema II.

La regola dei due minuti

Time management: trucchi per organizzarsi

Time management: gestire meglio il proprio carico di lavoro

Un altro aspetto importante è che, a volte, le persone trasformano qualcosa di molto incerto in qualcosa di estremamente preciso perché fanno l'errore abbastanza comune di non discutere abbastanza le aspettative di chi ha richiesto lo svolgimento di un'attività, quando - invece - sarebbe importante spiegare che, se non ci sono esigenze specifiche, si può sempre partire da qualcosa di semplice in modo da gettare le basi, per poi apportare tutti i miglioramenti desiderati se ce ne sarà la reale necessità.
Affrontare qualcosa di nuovo implica capirlo a un livello di dettaglio che non è sempre possibile. Il problema è che, nascosti nelle parti che non si comprendono a fondo quando si fa la stima delle tempistiche di svolgimento di un lavoro, ci sono spesso problemi enormi che esploderanno e vi metteranno nei guai.

Ma quindi, per risolvere questo problema, basta semplicemente stare più attenti quando si prendono in considerazione le informazioni a nostra disposizione per poter svolgere un lavoro?
Sì e no.
In parte questa è una fase assolutamente necessaria per effettuare un buon time management delle nostre giornate ma potremmo comunque incontrare problemi anche abituandoci a fare tutto questo perché, a volte, facendo le stime delle tempistiche dovremmo scendere talmente tanto nel dettaglio dei compiti da svolgere che ci occorrerebbe il tempo necessario a svolgerli! E non c'è davvero alcun modo per evitare tutto questo se non agendo in maniera del tutto antieconomica a livello di gestione delle risorse (e non è certo quello che vogliamo).

In altre parole, anche se tenete conto che un progetto potrebbe richiedere più tempo del necessario e inserirete nuove tempistiche stimate proprio in base a questo presupposto, è molto probabile che la data effettiva del completamento del progetto superi anche la nuova scadenza stimata tenendo conto di eventuali imprevisti. Tutto questo, secondo le ricerche, è determinato da tre pregiudizi di base:

• non considerare le esperienze passate;
• considerare solo il miglior risultato possibile;
• concentrarsi sul compito generale e non sulle sue componenti

Immaginate di avere una serie di attività prioritarie da completare. Ben sapendo quali sono le vostre priorità di gestione del tempo, ogni giorno vi trovate a dover affrontare alcune questioni urgenti non pianificate che richiedono la vostra immediata attenzione e che interferiscono con il raggiungimento dell'obiettivo principale.
Cosa fare, dunque?
Potete accettare con noncuranza i nuovi compiti da svolgere o passare senza sosta da uno all'altro e, alla fine della giornata, ritrovarvi sopraffatti dal gigantesco arretrato che avete accumulato e un enorme senso di colpa per non essere riusciti, ancora una volta, a fare un buon time management. In entrambi i casi il risultato si tradurrà in numerose scadenze non rispettate.
In alternativa, potete attenervi al piano iniziale e rifiutarvi di fare qualsiasi altra cosa, spiegando che avete già un piano da rispettare ma è un atteggiamento professionale e, soprattutto, sostenibile nel lungo periodo? Purtroppo temiamo proprio di no.
Qualunque atteggiamento elencato sopra, in ogni caso, vi porterà dei problemi:

Riunioni più efficaci in un'ottica di time management

Alcune convinzioni errate relative al time management

Fare una pausa ogni 90 minuti

• se accettate senza discutere di correre dietro a qualunque problema, non avrete mai la serenità necessaria per gestire al meglio il vostro tempo;
• se vi affannate provando a fare tutto, rischiate di fare le cose male e di non avere comunque le energie necessarie per rispettare il time management che vi eravate imposti;
• se, infine, vi rifiutate di svolgere qualsiasi attività urgente adducendo come scusa il semplice fatto che non sia stata pianificata, potreste indispettire chi lavora con voi e i vostri superiori

Cosa fare, dunque? Provate a scegliere un approccio orientato al lavoro.

Valutate il vostro carico di lavoro in maniera realistica e inserite nel vostro piano delle attività da svolgere le necessarie priorità.
Mantenetevi sempre consapevoli del vostro carico di lavoro e non programmate mai le vostre attività perché vengano completate una dopo l'altra, in quanto non è assolutamente un'aspettativa realistica, soprattutto se proiettata su ogni giornata lavorativa. Quando stimate il tempo necessario per fare le cose, ricordate che dovrebbe esserci sempre spazio per gli imprevisti e che solamente prevedendo questi spazi temporali sarete in vantaggio sulle urgenze improvvise e riuscirete a mantenere il ritmo che volete. Per questo motivo, cercate di non saturare mai l'intera giornata di lavoro, programmando, invece, solo 5 o 6 ore delle 8 che avete a disposizione per lavorare. Le ore restanti potrete dedicarle alle urgenze, a iniziare a svolgere i compiti del giorno successivo o ad altro ancora.

Oltre a lasciare una parte della giornata libera per affrontare problematiche insorte all'improvviso, un altro modo per fare del buon time management è quello di modificare le priorità della vostra to-do list per risolvere prima le criticità. Per essere veramente efficaci, però, dovete anche essere in grado di definire le attività che hanno il valore più alto e concentrarvi su quelle perché non sempre correre dietro a ciò che è urgente ma, ad esempio, non importante è salutare in un'ottica di gestione del tempo.
Se vi viene chiesto di fare qualcosa di non pianificato, quindi, la prima cosa da fare è cercare di capire cosa sia più importante: la nuova attività o il lavoro già pianificato? Se la nuova attività ha una priorità inferiore, adottate l'approccio giusto per gestire le questioni più importanti e urgenti, ad esempio rivedendo il vostro piano per delegare alcune attività ad altri membri del team o relegando le attività meno importanti alle ore che vi sarete lasciati liberi all'interno della giornata.

Il peggior risultato possibile è non riuscire a fare un lavoro considerato importante ma nessuno può fare più di quello che è umanamente possibile fare. Se, dopo aver riservato spazio durante la giornata a urgenze improvvise e aver fatto una valutazione dell'importanza e dell'urgenza delle nuove attività da svolgere vi rendete conto di non avere abbastanza tempo per fare qualcosa, provate a delegalo. Nella maggior parte dei casi, con una semplice riprogrammazione dei compiti del gruppo di lavoro è possibile allocare in modo intelligente le risorse ed espletare i compiti richiesti. L'importante è farlo in tempo, ecco perché è così importante fornire stime accurate.

Quando sarete a conoscenza dei limiti realistici del tempo che avete a disposizione, sarete in grado di scegliere con cura e attenzione le migliori opzioni per adattarvi alle situazioni che vi troverete davanti.

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Per fare stime delle tempistiche migliori occorre essere disciplinati, mettere sempre in discussione tutti i presupposti chiave, non accettare ciecamente lo scenario migliore come il più probabile, fare ricerche e trovare informazioni reali e imparziali su situazioni simili per articolare chiaramente gli scenari peggiori, migliori e più probabili.

In particolare, fare delle buone stime nel campo del time management è una competenza che deriva da anni di esperienza, pratica e miglioramenti delle proprie conoscenze. Per questo bisognerebbe abituarsi a fare tutti i ragionamenti del caso prima di stabilire le tempistiche necessarie per svolgere un'attività e dopo impegnarsi al massimo per rispettare questa scadenza. E se non ci si riesce, significa che le stime erano sbagliate e bisogna capire perché per migliorarsi davvero.
Solamente avendo un'aspettativa ragionevole sui potenziali progressi che si possono fare si può aumentare notevolmente la fiducia di riuscire, prima o poi, a gestire al meglio il tempo a nostra disposizione. Avendo un obiettivo tangibile, è probabile che ci si riesca a sentire ottimisti mentre si procede e si vede che vengono fatti progressi reali perché questi progressi contribuiranno notevolmente alla motivazione di ognuno di noi. Se, invece, non si tiene mai traccia del tempo che si dedica a determinati compiti e attività, difficilmente si riuscirà a fornire subito stime chiare ed esatte.

Cosa ne pensate? Avevate mai riflettuto su questi aspetti?

PER SAPERNE DI PIU':