TIME MANAGEMENT: IMPARARE A DIRE NO

In un'ottica di time management, abbiamo visto come sia importante essere selettivi per imparare a dedicarci alle cose essenziali e non perdere troppo tempo su tutto il resto. A volte, però, è davvero difficile dire no perché siamo quasi tutti disposti ad aiutare gli altri quando possiamo e perché sappiamo che il lavoro di squadra è straordinario. Tuttavia, a volte, siamo così ansiosi di dire di sì che la nostra lista di cose da fare si riempie troppo e il nostro lavoro arrriva a risentirne.

In un mondo che ci fa più richieste di quante possiamo umanamente soddisfarne è davvero difficile riuscire a gestire il proprio tempo. A questa situazione si può reagire in due modi:

• cercando di fare tutto, dicendo sempre sì a qualsiasi cosa;
• concentrandosi solo su quello che è davvero importante, dicendo molti no

Questo articolo è dedicato al secondo gruppo di persone, perché riteniamo che, per quanto sia ammirevole volere fare tutto e provare a diventare estremamente efficienti per riuscirci, questa non è la strada giusta da seguire se si vuole contare su un buon time management. A nostro giudizio, infatti, è fondamentale imparare a dire no senza risultare una persona che non ha voglia di collaborare o alla quale non interessa fornire supporto a un collega che ha bisogno di una mano.

Se vi sembra che dire di no al vostro capo o a un cliente sia davvero impossibile, dovreste riflettere su quale sia il danno minore: è meglio dire no, spiegando perché non potete essere di supporto o dire sì, anche se sapete benissimo che non riuscirete a dare il massimo perché avete troppo lavoro da fare, perché avete altre priorità, perché non sapete da dove iniziare a fornire un supporto alla persona che vi sta facendo la richiesta o per qualche altro legittimo motivo?

Greg McKeown, nel suo libro "Dritto al sodo" spiega che, per essere produttivi, occorre concentrarsi solo su alcune cose che riteniamo una priorità assoluta per avere il tempo di lavorarci su. Avere il pieno controllo sul proprio tempo significa avere, prima di tutto, la capacità di scegliere perchè, quando siamo oberati dagli impegni, ci ritroviamo del tutto impotenti.
Dire sì a qualsiasi cosa trasformerà la vostra vita in un inferno.

Dire no, purtroppo, ci imbarazza terribilmente. La difficoltà principale nell'imparare a dire no nasce dal fatto che ci viene più spontaneo dire sì per cultura, educazione, valori che ci sono stati trasmessi. A volte abbiamo un tale blocco davanti al rifiuto che preferiamo dire sì e mantenere la parola data, costi quel che costi, o dire sì, sapendo già che non faremo niente di quello che ci è appena stato chiesto. Se la prima strada vi porterà ad avere un pessimo time management, la seconda è ancora più deleteria perché porterà a inutili illusioni, ritardi, malumori, fino ad arrivare, nei casi estremi, alla perdita della fiducia nei vostri confronti. La cosa migliore da fare, quindi, è non avere paura di dire no in maniera ferma e risoluta, ma sempre con garbo, senza pensare a cosa dirà la gente perché, se il vostro interlocutore è una persona seria vi apprezzerà ancora di più per avere avuto il coraggio di essere chiari in merito a dove siano i vostri confini. La prossima volta quella persona saprà che, quando vi prendete un impegno, è perché siete sicuri di portarlo a termine.

Esistono molti modi per dire "no" e ve li riportiamo affinché possiate trovare il vostro e capire quale sia più adatto alle diverse circostanze:

• il no che sottolinea la relazione con l'interlocutore. Potete iniziare specificando quanto sia bello che la persona con la quale avete un certo tipo di rapporto basato sulla fiducia vi stia dando la possibilità di aiutarla e che ne siete onorati ma spiegando che, in quel preciso momento, non siete in grado di supportarla nel modo giusto, quindi - a malincuore - dovete rifiutare. Questo è un no da riservare alle persone che vi hanno fatto una richiesta legittima e con le quali avete un'ottima relazione che desiderate conservare;
• il no che sfrutta il silenzio prima della comunicazione della propria decisione. Il no preceduto da un momento, più o meno lungo, di silenzio è da dedicare a chi tende spesso a farvi richieste pressanti e moleste. La maggioranza delle persone è estremamente imbarazzata dal silenzio dell'interlocutore e tende a riempirlo, speigando che - in fondo - quello che ha chiesto a voi può chiederlo ad altri o chiedendovi, casomai aveste del tempo più avanti nella giornata, di farvelo sapere. Se questo non dovesse funzionare, potrete comunque sfruttare la pausa di silenzio per fermarvi un attimo, esaminare per bene la situazione, raccogliere le idee e poi dire no alla richiesta che vi è stata fatta, spiegando tutti i motivi per cui considerate la richiesta sbagliata;
• il no che propone un'alternativa "no, ma...". Questa è una tipologia più soft di no. Per esempio, potete spiegare che ora non vi è proprio possibile fare la cosa che vi è stata chiesta ma che la farete non appena vi sarà possibile o che, appena avrete un po' di tempo, assisterete il collega affiancandolo per renderlo indipendente in quell'attività o altro ancora. La cosa importante è adottare questa tipologia di no solamente se si ha davvero intenzione di differire l'aiuto e se volete mantenere una buona relazione con la persona che ve l'ha chiesto. In caso contrario, meglio un no risoluto e circostanziato, per non creare illusioni;
• il no che prevede una frase per guadagnare tempo come, ad esempio, "Controllo l'agenda e ti faccio sapere...". Questa è una tipologia di no interlcoutoria che serve a quelle persone che hanno bisogno di guadagnare un po' di tempo per trovare il coraggio di rifiutare e per fornire i motivi per cui stanno rifiutando. E' il no che dovrebbero imparare a pronunciare le persone che hanno grandissime difficoltà a rifiutare un lavoro anche quando sono oberate di cose da fare o quando il compito non è di loro pertinenza;
• il quinto no è quello costituito da una frase come quelle che preannunciano una risposta automatica al pari di "Non sono disponibile in questo momento", da utilizzare sia per le email che per richieste dal vivo. Potete decidere, ad esempio, di limitare le richieste via email semplicemente predisponendo una risposta automatica che in orari ben precisi della giornata spieghino a chi vi contatta che vi siete presi quelle due ore per svolgere il tal lavoro e che, quindi, non riuscite a rispondere in tempi brevi ai messaggi. E' un no che non costa fatica perché non c'è il confronto diretto con la persona ma che prevede che voi vi occupiate delle richieste quando avrete terminato di fare quello che state facendo;
• questo no mette l'interlocutore di fronte al compromesso che, se si accetta una proposta, bisogna per forza rinunciare a qualcos'altro. E' il tipico no da utilizzare con i superiori che ci richiedono di svolgere delle attività, senza avere le idee chiare sul nostro carico di lavoro. Mettete gentilmente in chiaro che, se dovete fare quello che vi si sta chiedendo, lascerete indietro altre incombenze che vi sono state affidate. Magari chiedete direttamente al vostro capo a quale altro progetto togliere la priorità per dedicarvi al nuovo compito . Dimostrerete che, se vi impegnate a fare qualcosa, lo fate seriamente;
• questo no consiste nel presentare una seconda scelta che implichi la partecipazione dell'interlocutore alla decisione. Ad esempio se vi viene richiesto di accompagnare qualcuno da qualche parte ma non avete tempo per farlo, potete dirgli che gli prestate volentieri la macchina in modo che possa nadrci facilmente ma da solo. State dicendo un no mitigato da ciò che siete disposti a fare per quella persona. Questo è il no da usare nelle relazioni che per voi sono davvero importanti, professionali e non;
• l'ultima tipologia di no è quella che prevede di delegare il proprio compito a qualcun altro, in modo da dire no chiaramente ma da non lasciare a mani vuote colui che vi sta chiedendo un favore

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

E se ancora non siete convinti dell'importanza di dire no quando vi si chiede qualcosa che non potete, non volete o non ritenete utile fare, sappiate che Steve Jobs, quando si impegnò a salvare Apple dalla bancarotta, ridusse i prodotti da 350 a 10 spiegando che:

"La gente pensa che concentrarsi significhi dire sì alla cosa su cui devi concentrarti ma non è affatto così. Significa dire no alle altre cento buone idee che si sono. Biosgna scegliere con attenzione. In realtà sono tanto orgoglioso delle cose che non abbiamo fatto, quanto di quelle che abbiamo fatto"

Attenzione, però, non cadete nella trappola che basta fare meno per fare meglio perché questo lo possono fare tutti. Dovete concentrarvi sul fare le cose utili perché è solamente così che migliorerete voi e farete migliorare la vostra organizzazione. Trovate quel 20% di cose su cui concentrarvi che vi restituiranno l'80% dei risultati, per ricordare ancora una volta il principio di Pareto.

PER SAPERNE DI PIU':