TIME MANAGEMENT: MIGLIORARE LA
PROPRIA PRODUTTIVITA'

Prima di iniziare a parlare di produttività, cerchiamo di capire bene che cosa sia.
La produttività è una misura dell'efficienza che una persona ha nel completare un compito. Spesso diamo per scontato che per produttività si intenda fare ogni giorno più cose di quello precedente ma non è così. Essere produttivi significa fare le cose davvero importanti in modo organizzato e coerente, quindi mantenere una velocità media costante nello svolgimento di alcune cose, non la velocità massima su tutto.
La produttività di una persona, quindi, non è semplicemente data dalla quantità di lavoro svolta, ad esempio, in un'ora ma dalla quantità di lavoro effettivamente importante da svolgere diviso per ora. Ancora meglio: possiamo dire che la vera produttività è data dal valore aggiunto generato, ad esempio dalla quantità di denaro generata per ora lavoro svolto.

Molte persone confondono l'essere perennemente in attività con il vero lavoro. Discutere in continuazione, tenere riunioni infinite e fare progetti meravigliosi che nessuno porterà mai davvero a termine non vi farà essere più produttivi.
Secondo TechJury, fino all'80% della giornata lavorativa media viene speso in attività con poco o nessun valore. David Finkel, autore di "The Freedom Formula", sostiene che le persone sprechino, in media, 21,8 ore alla settimana in attività non importanti il che, su una settimana lavorativa di 40 ore, rappresenta un grosso problema, visto che le persone trascorrono più della metà del loro tempo di lavoro in attività che non porteranno alcun risultato per la loro organizzazione!

Inseguire la produttività fine a se stessa non è utile. Molte persone passano troppo tempo a pensare a come ottimizzare perfettamente il proprio sistema e non abbastanza a chiedersi se stanno lavorando sui problemi giusti. Non importa quale sistema usate o se vi impegnate ogni secondo se state lavorando sulla cosa sbagliata. L'obiettivo giusto è pianificare il vostro anno in modo ottimale, non la vostra giornata.

Stabilito cosa è necessario fare, il time management ci aiuta a farlo nel minor tempo possibile, organizzandoci al meglio. La gestione del tempo, infatti, non è altro che il processo di pianificazione e controllo consapevole del tempo dedicato ad attività specifiche per lavorare in un modo più intelligente.

Possiamo dire, quindi, che una delle due grandi fonti di valore nel mondo del lavoro di oggi è sicuramente il tempo. L'altra, sebbene esuli dai contenuti di questo articolo, è la conoscenza.
Tempo e conoscenza sono la vera valuta del business moderno.

;Ma perché oggi siamo così ossessionati da produttività e time management? E' presto detto: le generazioni precedenti erano decisamente più orientate a fare un buon uso del tempo che avevano a disposizione perché aveva meno distrazioni. Oggi, come sappiamo, siamo letteralmente travolti dalle cose da fare e, se le ricerche dimostrano che nell'ambiente dell'ufficio passano in media meno di 15 minuti prima che una persona che sta svolgendo un determinato compito venga interrotta da un collega che ha bisogno di aiuto, da una telefonata di lavoro o personale, da un'email, da una riunione, da una notifica sul cellulare, dalla navigazione sul web, ecc., dobbiamo riconoscere di avere un problema, soprattutto se ci concentriamo per un attimo sulla cosa più sconvolgente di questo problema, il fatto che, ogni volta che ci distraiamo, ci vogliano altri 15 minuti per ritrovare la concentrazione che avevamo prima dell'interruzione.
Di tutto questo, spesso, non ci si rende nemmeno conto ma è un grosso problema se stiamo cercando di migliorare il nostro time management e la nostra produttività perché potrebbero servire fino a tre ore per completare un lavoro di un'ora. Di conseguenza, la vostra giornata lavorativa di 8 ore in ufficio si riduce a 2 o 3 ore al massimo di tempo produttivo effettivo.

Alla luce di questi dati sconvolgenti, come migliorare il nostro time management per diventare più produttivi? Partiamo parlando di domatori e leoni! In che modo il domatore controlla il leone, avendo in mano solamente una frusta e uno sgabello? La frusta è lì per fare un po' di scena e per impressionare il pubblico, è lo sgabello che intimidisce il leone che considera le sue quattro gambe come quattro diverse minacce e non riesce a elaborare una strategia di attacco che possa tenerle a bada tutte e quattro. Ecco perché la bestia, nella maggior parte dei casi si ritira (negli altri casi la frusta può tornare utile...).
Per vincere le "bestie" che vi impediscono di essere produttivi, dunque, dovete mettere in pratica qualche consiglio. Iniziamo!

Vedere le icone delle notifiche sul telefono o sul computer vi fa sempre perdere la concentrazione, anche quando siete certi che non sia così. Se non l'avete ancora fatto, quindi, disattivate ogni singola notifica sui vostri dispositivi e provate la magia di non essere continuamente interrotti. Sarete voi che, a intervalli pianificati e quando lo deciderete autonomamente, andrete a vedere se vi è arrivata un'email o se qualcuno vi ha contattato sui social. Non credete che tutto questo sia così importante per la vostra produttività? Il dottor John Ratey, professore associato di psichiatria clinica all'Università di Harvard, ha affermato che alcune persone costantemente interrotte dalle informazioni che arrivano attraverso i media digitali soffrono addirittura di un disturbo da deficit di attenzione. Una delle sfide maggiori nelle nostre vite guidate dalla tecnologia, quindi, è determinare quali prodotti e servizi aggiungano valore reale e quali costituiscano, a contrario, solo un'ulteriore distrazione.
Avete mai riflettuto sul fatto che, in passato, ci sono state occasioni in cui avete avuto pochissimo tempo a disposizione ma siete comunque riusciti a fare moltissime cose? Sapete come ci siete riusciti? Non distraendovi!

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Ormai è abbastanza chiaro anche il multitasking non esiste o, meglio, può funzionare solamente quando una delle due attività che state svolgendo non richiede molto sforzo mentale come, ad esempio, avere una conversazione telefonica mentre lavate i piatti. In tutti gli altri casi, ciò che chiamiamo "multitasking" in realtà non è altro che un cambio di attività che vi fa perdere la concentrazione e vi impedisce una buona gestione del tempo. Spostarsi avanti e indietro tra diverse attività riduce la produttività perché la vostra attenzione viene dispersa tra le cose che state facendo e il passaggio tra un'attività e l'altra. Inoltre, lavorando in questo modo, non sarete mai completamente concentrati su nessun compito. Il passaggio da un'attività all'altra può causare una perdita di produttività addirittura del 40% e farvi commettere molti più errori. Il multitasking, infatti, richiede un impiego enorme della cosiddetta "memoria di lavoro" o memoria a breve termine del cervello e saturarla completamente può eliminare la vostra capacità di pensare in maniera critica e di fare le scelte giuste. Non è una cosa da sottovalutare, non credete?

E veniamo al terzo consiglio. Ciò che vi aiuta a risparmiare molto tempo è fare le cose raggruppandole per attività simili. Non rispondete a una singola email, quindi, ma - ogni due o tre ore - rispondete a tutte quelle che vi sono arrivate nel frattempo. Impostare alcuni giorni della settimana o precisi momenti della giornata per pianificare lo svolgimento, "a lotti", di compiti routinari farà in modo di automatizzare certi processi e di essere più produttivi.

E per quanto riguarda l'elenco delle attività da svolgere? E' presto detto: quando create il vostro programma di lavoro per il giorno successivo o per la prossima settimana, assicuratevi di lasciare alcune ore libere per eventi imprevisti e per fare brevi pause tra le diverse attività. La chiave per un'elevata produttività e per fare le cose più velocemente, infatti, è essere realistici, pianificare e sapere cosa si deve fare. Un grande obiettivo si raggiunge compiendo piccoli passi quotidiani che vi avvicinano ad esso. Suddividete le attività pianificandole ora per ora o anche in intervalli di tempo minori se state ancora imparando a stimare la durata dei singoli compiti.

Un altro suggerimento estremamente utile per migliorare il vostro time management e, di conseguenza, la vostra prouttività è quello di prendervi cinque minuti prima di iniziare a lavorare su qualsiasi attività per decidere quale risultato volete ottenere. Ad esempio, prima di chiamare un cliente che ha riscontrato un problema, chiedetevi come volete condurre la telefonata. Questo vi aiuterà ad avere ben chiari i vostri obiettivi e anche a risparmiare tempo durante lo svolgimento del compito. Anche al termine dell'attività dovresti prendervi cinque minuti di tempo per verificare se il vostro obiettivo sia stato raggiunto. In caso negativo, chiedetevi come mai e come potreste migliorare la prossima volta che svolgerete quell'attività.

Molti altri consigli ve li abbiamo dati precedentemente. Tra questi, ricordiamo:

La frequenza aumenta la produttività
Time Management - Trucchi per organizzarsi
Time Management - Gli stili di gestione del tempo
Brain dump: mettiamo ordine nell'agenda, nelle cose da fare, nel nostro lavoro
Delegare efficacemente
Gestire meglio il carico di lavoro
La checklist per stabilire le priorità
Time Management: perché è così difficile fare una buona stima del tempo
Gestione del tempo: svolgere per primi i compiti che non ci piacciono
Time management e produttività: lavorare secondo un programma 9/80

In definitiva, ricordate: un' e-mail ogni tanto non crea problemi, così come un messaggio vocali, un'occhiata veloce ai social media o una chiacchierata alla macchinetta del caffé. Se ogni giorno, però, vi trovate a gestire tutto questo e ci aggiungete pure una scrivania disordinata, una gestione del calendario sconclusionata e la mancanza di una profonda riflessione su ciò che è davvero importante fare, ecco che vi siete trasformati nel leone davanti al domatore.

Chiudiamo con alcune curiosità: sapete che le persone sono più produttive quando riescono a fare un po' di attività fisica prima di iniziare la loro giornata di lavoro, possibilmente dopo aver dormito almeno sette ore e mezza? O che il giorno in assoluto più produttivo della settimana è il martedì? Se pensate di lavorare anche al sabato, dopo una settimana di 40 ore, sappiate che la vostra produttività crollerà di ben il 50%! Ne vale la pena?

Buon time management e buona produttività a tutti!

PER SAPERNE DI PIU':