TIME MANAGEMENT: QUALI SONO
LE SKILL DA SVILUPPARE?

"Il segreto è non spendere tempo ma investirlo"
(Stephen R. Covey)

Gestire bene il vostro tempo può aiutarvi a migliorare l'approccio al lavoro e la vostra carriera professionale. Organizzarvi ogni giorno al meglio vi darà una mano a completare il lavoro in tempo, a impegnarvi durante le riunioni importanti e a lasciarvi lo spazio necessario per essere creativi e proattivi nello svolgere i vostri compiti.
Avere buone capacità di time manegement può portare a raggiungere gli obiettivi più importanti che vi siete posti. In questo approfondimento, discuteremo quali sono le abilità ("skills") da sviluppare per migliorare il vostro time management.

Partiamo cercando di capire cosa si intenda per "abilità" di gestione del tempo.
Un errore comune nel campo della gestione del tempo è pensare che la capacità di gestirlo sia solamente una e affannarsi cercando di migliorarla, senza davvero coglierla nella sua essenza. Ma, proprio come una squadra di calcio non è composta da un solo giocatore, le skill di time management sono molte e includono una varietà di competenze che, nel loro insieme, vi aiuteranno a gestire bene il tempo che avete a disposizione. E come in una squadra di calcio, dove si cerca di identificare e supportare quei giocatori che non stanno rendendo al meglio, anche nel time management si dovrebbe fare la stessa cosa, identificando quali competenze non avete ancora sviluppato al meglio per poterle migliorare. Più skill di gestione del tempo padroneggerete, infatti, migliore sarà il vostro time management perché avrete a disposizione un "team" migliore.
E' importante anche capire che nessuna app per il time management, nessuna metodologia e nessuno strumento potrà aiutarvi davvero a gestire meglio il tempo se non lavorerete prima sulle specifiche competenze che devono supportare tutto questo lavoro.

Non gestire al meglio le skill del time management significa:

• non riuscire a concentrarsi sugli obiettivi personali, quelli davvero importanti per voi;
• perdere motivazione;
• procrastinare;
• farsi distrarre facilmente

Alcune delle abilità di gestione del tempo più importanti includono:

• definire gli obiettivi - Stabilire degli obiettivi è il primo passo per diventare bravi nel time management perché potrete gestire bene il tempo a vostra disposizione solamente se saprete esattamente su cosa concentrarvi, senza disperdere la vostra attenzione su ciò che non la merita. Una definizione chiara degli obiettivi vi consentirà di comprendere chiaramente il vostro traguardo finale e a cosa dovrete dare esattamente la priorità per raggiungerlo. Stabilire obiettivi sia a breve che a lungo termine può portare al successo in ogni aspetto del vostro lavoro e aiutarvi a capire chiaramente cosa dovete realizzare per ottenere determinati risultati. Per raggiungere obiettivi più grandi e a lungo termine, identificate obiettivi più piccoli da centrare lungo il percorso e assicuratevi che siano specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e basati sul tempo (SMART). Per stabilire i vostri obiettivi, fatevi domande come queste:
  • "Qual è il mio obiettivo professionale più importante?"
  • "Come posso scorporarlo in obiettivi più piccoli?"
  • "Che tipo di professionista voglio essere?"
  • "Cosa voglio imparare entro l'anno?"
  • "Quali valori professionali voglio rappresentare?"
• iniziare la giornata sapendo esattamente cosa fare - Impegnatevi a non terminare una giornata di lavoro tipica senza stabilire cosa farete il giorno successivo. La situazione ideale, infatti, è arrivare al lavoro sapendo già quali sono i compiti che dovrete svolgere, prima ancora di leggere le email e iniziare a correre dietro ai problemi del giorno;

• organizzarsi - Rimanere organizzati può aiutarvi a mantenere un quadro chiaro di ciò che dovete completare e delle tempistiche legate a ciascun compito. Essere ben organizzati potrebbe significare mantenere un calendario aggiornato, essere in grado di individuare facilmente determinati documenti all'interno del vostro archivio, avere un ambiente ordinato in cui lavorare e prendere appunti dettagliati e facilmente consultabili. Per quanto riguarda la gestione del calendario, ad esempio, potreste considerare di bloccare regolarmente determinate fasce orarie sul vostro calendario, in modo da avere la certezza di avere del tempo per lavorare senza distrazioni date, ad esempio, da riunioni, ecc.;
• suddividere i progetti in attività minori - Se dovete svolgere un intero progetto, avrete l'impressione di dover scalare una montagna ma, se saprete suddividerlo adeguatamente in tante attività che potete svolgere in poche ore o in pochi giorni, avrete l'impressione di poter fare qualsiasi cosa;
• saper dare le giuste priorità - Valutare la priorità giusta da dare a ciascuna delle attività che dovete svolgere è la chiave per essere un buon gestore del vostro tempo. Molte persone credono, a torto, che questa abilità consista solamente nel decidere quale attività svolgere per prima tra quelle che trovano sulla loro lista di compiti ma, in realtà, inizia prima, quando si decide se un compito debba o meno entrare nella to-do list. Dare la giusta priorità inizia con l'eliminazione di tutti quei compiti che non tocca a voi svolgere, che sono inutili, che vanno delegati, ecc. Ci sono molti modi per dare la priorità a ciò che dovete realizzare. Potreste decidere di completare immediatamente compiti semplici e veloci e di farli poi seguire da altri più lunghi e più impegnativi. In alternativa, potreste dare la priorità alle attività più importanti o con una scadenza più ravvicinata. A voi la scelta, purché funzioni. Potete esercitarvi nella definizione delle priorità creando elenchi di cose da fare. Scrivere tutto ciò di cui avete bisogno per portare a termine un compito può aiutarvi a dare la priorità alle attività più urgenti o facili da svolgere. Cercate di comprendere le tempistiche di ogni compito che vi è stato affidato e il modo in cui l'attività influisce sugli altri e sugli obiettivi aziendali: in questo modo potrete decidere più facilmente di portare a termine determinate attività prima di altre;
• mantenere alta l'attenzione - Non importa su cosa vi state concentrando, ci sarà sempre qualcosa che proverà a distrarvi. Se non vi abituerete a focalizzarvi sul compito che state svolgendo, chiudendo tutto il resto fuori, non riuscirete mai a gestire davvero bene il vostro tempo;
• decidere - Quasi sempre nell'ambito del time management occorre prendere delle decisioni. Bisogna, ad esempio, decidere:
  • quale compito svolgere;
  • quale compito non svolgere;
  • entro quando completare un'attività;
  • a quali riunioni partecipare;
  • chi aiutare e chi no;
  • ecc.
  La difficoltà di questa skill risiede nel fatto che quasi nessuna decisione riguarda solamente voi perché ognuna di esse, tendenzialmente, avrà ripercussioni su altre persone o su altre attività, ecc. E' fondamentale, quindi, essere in grado di prevedere le conseguenze di ogni decisione per essere certi di prendere quella giusta;
• non avere paura di fare domande - Per lavorare bene bisogna avere la capacità di fare le domande giuste e di mettere in discussione tutto ciò che non soddisfa i vostri standard. Se qualcuno, ad esempio, cerca di affidarvi un compito che non dovreste svolgere, mette in discussione la decisione facendo valere le vostre ragioni. Se, invece, cercano di affidarvi un'attività senza avervela prima spiegata a sufficienza, fate tutte le domande che vi servono per chiarirvi meglio le idee;
• comunicare bene- Sviluppare forti capacità comunicative può permettervi di rendere chiari i vostri piani e i vostri obiettivi alle persone con cui lavorate. Vi consente anche di delegare e di concentravi, quindi, sul completamento delle attività più importanti e pertinenti che sono in linea con i vostri obiettivi. Comunicare bene vi consentirà anche di dire qualche "no" nel modo giusto;
• pianificare - Una parte fondamentale del time management è la pianificazione. Essere efficienti nel pianificare la vostra giornata, le riunioni e il modo in cui realizzerete le cose che dovete fare vi aiuterà a rispettare il vostro programma;

• delegare - Per gestire bene il tempo occorre completare il lavoro che aiuterà voi e la vostra azienda a raggiungere gli obiettivi. Per farlo nel migliore dei modi, a volte occorre delegare quelle attività che altri potrebbero svolgere meglio o con più tempo a disposizione;
• gestire lo stress - A questa skill pensano in pochi quando ci si riferisce al time management ma, quando praticate una buona gestione del tempo, dovreste anche prestare grande attenzione alla vostra salute. Gestire lo stress in modo positivo può aiutarvi a rimanere motivati e ad avere un buon rendimento ma farsi travolgere dalle cose da fare e sentirsi sopraffatti per non essere riusciti a svolgerle tutte è estremamente dannoso. Potreste imparare a gestire meglio lo stress includendo piccole pause durante la giornata o premiandovi con piccole ricompense mentre svolgete dei compiti che non vi piacciono;
• essere consapevoli - Nessuna persona è uguale a un'altra. Tutti abbiamo delle preferenze nel modo di lavorare e nell'essere motivati e lavoriamo seguendo schemi diversi di produttività. Essere coscienti di ciò che vi piace, di ciò che detestate e di ciò di cui avete bisogno vi aiuterà a gestire meglio il tempo perché ci sono moltissimi campi in cui tutto questo può avere impatto: preferite svolgere lavori impegnativi di mattina o di pomeriggio? Vi distraete facilmente? Preferite levarvi subito di torno i compiti brevi e poi concentrarvi su quelli più complessi o il contrario? Capite quale profilo avete nel gestire il vostro tempo e adattate il time management alla vostra personalità;
• automotivarsi - Lo sappiamo tutti: ci sono giornate in cui niente sembra girare per il verso giusto e in cui ci sentiamo spossati, annoiati, stanchi o, semplicemente, privi di motivazione. E' in giornate come queste che dovrete diventare davvero bravi a trovare un motivo per gestire comunque al meglio il vostro tempo. Se avrete lavorato bene sul punto precedente, quello della consapevolezza, saprete anticipare quali saranno i momenti "no" per voi e supportarvi nel modo giusto, ricordandovi che siete gli unici responsabili di come utilizzate il vostro tempo quotidianamente;
• tenere traccia delle proprie attività - Un problema che hanno molte persone che si avvicinano per la prima volta all'argomento del time management è capire quanto tempo ci si metta a svolgere certe attività. Spesso, infatti, si ha un'idea abbastanza vaga di quanto impegno richieda un compito e questo è il motivo che sta alla base di una cattiva pianificazione. Se questa è una skill che dovete migliorare, provate a tenere traccia di ciò che fate e del tempo che impiegate a farlo. Vi aiuterà a pianificare meglio le vostre giornate;
• impostare una routine - Immaginate cosa succederebbe se ogni giorno vi recaste al lavoro cercando una nuova strada da percorrere. Sarebbe difficile stimare l'ora di arrivo in ufficio, vero? Le persone sono abitudinarie e hanno bisogno delle abitudini per raggiungere dei risultati concreti. Anche al lavoro creare delle abitudini e costruire una routine quotidiana può essere estremamente utile per migliorare la propria produttività;
• tirare le somme - Riflettere periodicamente su ciò che ha funzionato e su ciò che non è andato bene, vi aiuterà a capire su cosa dovete lavorare di più per migliorare il vostro time management

Prendersi del tempo per sviluppare ciascuna di queste skill vi aiuterà a organizzare la vostra giornata sia che siate al lavoro, sia che cerchiate un nuovo posto o vi stiate impegnando a sviluppare una nuova competenza. Essere abili nella gestione del tempo, infatti, è importante perché vi aiuta a strutturare meglio il vostro lavoro in un modo che vi perme di raggiungere gli obiettivi. Ad esempio, se il vostro obiettivo è ottenere un nuovo lavoro, avrete bisogno di tempo per aggiornare il curriculum, cercare posizioni aperte, candidarvi, ricercare aziende presso cui vi piacerebbe autocandidarvi e prepararvi per i colloqui. Dedicare a ognuna di queste attività una certa quantità di tempo al giorno vi aiuterà a completare i passaggi necessari per ottenere un lavoro in minor tempo. In alternativa, se avete già un lavoro, probabilmente avete una serie di compiti da svolgere per aiutare l'azienda a raggiungere determinati obiettivi. Mantenere un calendario ben aggiornato e gestito, partecipare alle riunioni portando il vostro contributo e riuscire ad avere sempre ben chiaro il vostro grado di saturazione del tempo che avete a disposizione è necessario per occupare il proprio ruolo in modo professionale. Essere pienamente presenti e concentrati in ciò che si fa, infatti, deriva anche da buone capacità di time management.
Gestire bene il tempo che avete a disposizione vi consente anche di avere spazio per essere creativi e proattivi con i vostri obiettivi, quelli che dovrebbe davvero interessarvi raggiungere. Quando avete fissato un tempo specifico riservato al completamento di ognuna delle attività che vi sono state affidate, infatti, potete anche concedervi del tempo per pensare alla vostra crescita professionale all'interno dell'azienda, per fornire suggerimenti utili e, in definitiva, per essere un collaboratore migliore e un candidato forte quando chiederete la possibilità di cogliere nuove opportunità per crescere come professionisti.

Secondo Darren A. Smith, esperto di time management, chi si avvicina alla gestione del tempo appartiene a una di queste 4 tipologie di persone:

• "Sono troppo occupato per tutto questo" - Chi appartiene a questa categoria vorrebbe imparare a gestire meglio il tempo ma...non ha il tempo per farlo! Vuole che le persone empatizzino con lui e capiscano quanto è pieno di cose da fare ma non riesce a fare nulla per avere del tempo da impiegare a migliorarsi;
• "Faccio già la maggior parte delle cose" - Al secondo gruppo appartiene chi legge gli articoli sul time management o frequenta i corsi sull'argomento solo per ripetersi che fa già quasi tutto quello che gli esperti consigliano. La verità, però, è che molti, in realtà, non seguono davvero i suggerimenti dati o lo fanno per periodi di tempo troppo brevi per riuscire a instaurare delle vere e proprie abitudini. Il cambiamento vero è difficile e richiede tempo e, soprattutto, distrae queste persone da ciò che vogliono veramente fare: tornare immediatamente a lavorare;

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

• "So che posso fare tutte queste cose" - Al terzo gruppo appartengono gli entusiasti, coloro che apprezzano ogni suggerimento dato dagli esperti per gestire meglio il tempo e che vogliono immediatamente metterli tutti a frutto. In fondo, credono che poche persone riuscirebbero a rispettare il programma che si sono imposti ma loro sono certi di farcela ed è così che, da un giorno all'altro, iniziano a usare tutti gli strumenti, tutte le metodologie, tutte le app. senza risparmiarsi. Ovviamente, lo sapete già, non durano più di qualche settimana;
• "Posso farlo. Un po' per volta ma con costanza" - Speriamo che voi che ci state leggendo in questo momento apparteniate a quest'ultimo gruppo che comprende le persone che hanno capito che il time management è importante ma che vogliono impararlo un po' per volta, senza fretta ma con costanza giorno dopo giorno

PER SAPERNE DI PIU':