PROCESSO DI PIANIFICAZIONE SECONDO
LA ISO 9001:2015 - PROGETTARLO
E IMPLEMENTARLO AL MEGLIO

Le organizzazioni che vogliono essere eccellenti sanno che l'eccellenza si raggiunge solamente facendo le cose giuste nel modo giusto.
Utilizzare la qualità in modo strategico serve a capire quali siano le cose giuste da fare e ad avvalersi delle metodologie e dei piani migliori per farle nel modo giusto. Ecco perché la pianificazione è così importante per la ISO 9001.

Per la ISO 9001:2015 il processo di macropianificazione può essere suddiviso in tre processi:

• la pianificazione strategica;
• la pianificazione della qualità. Attenzione! Avere un piano strategico aziendale e uno della qualità non significa assolutamente che la qualità sia avulsa dal lavoro dell'organizzazione ma, semplicemente, che la pianificazione della qualità è un elemento attuabile che non è altro che il risultato delle strategie e degli obiettivi di quello che in molti settori potremmo definire come piano industriale o business plan.
  Per farvi capire meglio la differenza che esiste tra la pianificazione strategica e quella della qualità, sappiate che un auditor può chiedere di verificare l'esistenza di un piano industriale e delle disposizioni che orientano alla realizzazione di un sistema qualità ma che tutte le altre parti del business plan non sono soggette a un riesame esterno;
• la pianificazione della realizzazione del prodotto

In questo articolo ci occuperemo dei primi due processi (pianificazione strategica e pianificazione della qualità) che fanno capo al proprietario dell'organizzazione o all'amministratore delegato o a chi, in sostanza, occupa un posto nel top management.

Le aziende, purtroppo, spesso dimenticano di integrare queste due importanti attività di pianificazione e ciò è dovuto alla mancanza di comprensione delle relazioni di causa ed effetto tra strategia, qualità, produttività, redditività e competitività. Per massimizzare i profitti, le organizzazioni dovrebbero allineare gli obiettivi e le priorità aziendali, a tutti i livelli dell'organizzazione, attraverso il processo di miglioramento della qualità. Le organizzazioni devono selezionare progetti di miglioramento della qualità che colleghino gli obiettivi aziendali strategici ai loro obiettivi. Se la strategia, ad esempio, è quella di aumentare la quota di mercato, occorre concentrare i progetti di miglioramento sulle aree che hanno il maggiore impatto sui futuri clienti, mentre se la strategia aziendale consiste nell'aumentare i profitti di un prodotto o di un servizio specifico, i progetti dovrebbero concentrarsi sulla riduzione dei costi di qualità attraverso la riduzione o l'eliminazione degli errori ed eliminando le attività prive di valore aggiunto.

Il proprietario di processo (process owner) della pianificazione del business aziendale e della qualità è, quindi, l'alta direzione.

Quali attività bisogna far rientrare nel processo di pianificazione?

Partiamo dalla pianificazione strategica del business. Le attività che verranno compiute all'interno di questo processo e che, quindi, dovranno essere gestite sono:

• stabilire, nel caso non sia ancora stato fatto, e formalizzare lo scopo dell'organizzazione. In poche parole bisognerà chiedersi per quale motivo sia nata l'azienda e cosa intenda fare;
• vanno stabilite anche la vision e la mission aziendali;
• non possono mancare, naturalmente, gli obiettivi: dove vuole arrivare l'azienda in 6 mesi, un anno, 5 anni di attività? La direzione dovrà individuare quali obiettivi vuole raggiungere e stabilire le tempistiche per centrarli. Chiaramente gli obiettivi dovranno essere monitorati nel tempo e periodicamente aggiornati;
• a questo punto si dovrà individuare la direzione strategica che si vuole seguire;
• bisognerà fare un'analisi del contesto in cui opera l'organizzazione e mantenere monitorati i fattori che ne possono influenzare la qualità;
• peridicamente questa analisi del contesto andrà rifatta per mantenerla sempre aggiornata;
• la stessa cosa andrà fatta per le parti interessate: occorre individuare quelle che consideriamo rilevanti per la nostra qualità e mantenerle monitorate nel tempo. Periodicamente, anche in questo caso, si farà un aggiornamento dell'analisi per adattarla a ciò che, nel frattempo, sarà cambiato;
• tocca a chi è a capo dell'organizzazione anche fare un'analisi dei rischi ai quali potrebbe essere sottoposta l'azienda e delle opportunità che dovrebbe sfruttare. E' proprio in questo processo di pianificazione che inseriremo anche questa attività;
• un'altra attività importantissima da comprendere in questo processo è l'individuazione delle risorse che sono necessarie perché i collaboratori possano lavorare al meglio e la loro messa a disposizione. Anche in questo caso l'analisi delle risorse da rendere disponibili andrà fatta periodicamente per cogliere nuovi bisogni e affrontare nuove sfide;
• un'altra attività importantissima per chi dirige un'azienda è quella di stabilire le politiche che dovranno costituire la base delle attività lavorative all'interno dell'organizzazione;
• come ultima cosa, e a questa pensano davvero in pochi nel contesto della pianificazione, bisognerà stabilire i requisiti che l'azienda dovrà seguire per comunicare internamente ed esternamente. Non trascurate questa attività perché è davvero importantissima

E per quanto riguarda la pianificazione della qualità? Proviamo a vedere quali sono, in questo caso, le attività da includere nel processo, ricordando che - in questo caso - il top management sarà attivamente supportato dal responsabile della qualità aziendale (o da un consulente ISO 9001 esterno):

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• stabilire l'ambito del sistema di gestione della qualità;
• stabilire gli obiettivi della qualità e controllarne periodicamente l'andamento tramite un monitoraggio continuo;
• stabilire la politica per la qualità e controllare nel tempo che resti aggiornata a ciò che l'azienda vuole fare;
• fare un'analisi dei rischi e delle opportunità alle quali è esposto il sistema qualità aziendale e rivedere periodicamente questa analisi;
• utilizzare l'approccio per processi per progettare, implementare e mantenere nel tempo un sistema qualità;
• iniziare a utilizzare gli strumenti chiave per mantenere e migliorare in maniera continua la qualità del sistema di gestione: la raccolta e l'analisi delle non conformità, le azioni correttive, le azioni di miglioramento, ecc.;
• fornire tutta la formazione necessaria a far lavorare i collaboratori secondo i requisiti della ISO 9001 e aggiornare periodicamente questa formazione a seconda delle necessità (introduzione di nuovi strumenti di lavoro, nuovi assunti, nuova gestione del lavoro, nuovo processo, cambiamenti nelle cogenze o nelle normative del settore, ecc.);
• monitorare con regolarità l'andamento del sistema qualità;
• fare in modo di essere sempre allineati con i bisogni dei clienti

Gli input del processo di pianificazione

Il processo di pianificazione strategica avrà come input:

• il verbale del riesame della direzione;
• i dati forniti dal marketing;

Il processo di pianificazione della qualità avrà come input:

• i requisiti della ISO 9001:2015;
• i requisiti del cliente;
• i requisiti delle normative e delle cogenze del settore;
• il verbale del riesame della direzione

Gli output del processo di pianificazione

Il processo di pianificazione del business avrà come output:

• la vision;
• la mission;
• le strategie;
• gli obiettivi strategici;
• l'organigramma e i mansionari

Il processo di pianificazione della qualità avrà come output:

• gli obiettivi della qualità;
• la matrice aggiornata dei processi;
• la lista dei rischi e delle opportunità aggiornata;
• prodotti e servizi di qualità;
• la soddisfazione dei clienti

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Quali sono gli obiettivi e gli indicatori del processo di pianificazione

Gli obiettivi del processo di pianificazione, oltre a quelli relativi al business e alla qualità che abbiamo già visto, sono una generale riduzione dei rischi, l'aumento della soddisfazione dei clienti e una crescita del business aziendale. Per quanto riguarda gli obiettivi del processo di pianificazione della qualità avremo la fornitura di prodotti di qualità e l'erogazione di servizi di qualità.

Come si controlla il processo di pianificazione?

Il processo di pianificazione si controlla periodicamente attraverso il riesame della direzione.

Presto pubblicheremo un articolo su altri due processi che fanno capo alla direzione e che, come vedremo, hanno molto in comune con quelli della pianificazione. Si tratta del processo relativo alla "leadership" e al "riesame della direzione". Inserite QualitiAmo tra le vostre pagine preferite!

PER SAPERNE DI PIU':