LA GESTIONE STRATEGICA - FASE 1: LA PIANIFICAZIONE

Pianificare una strategia

di Staff di QualitiAmo

Fase 1 dello sviluppo di una gestione strategica

La prima fase da intraprendere per avviare una gestione strategica è quella di sviluppare un piano per la nostra organizzazione.

Il management deve riuscire a mettere a fuoco il futuro che vuole per la sua organizzazione in modo da sviluppare le azioni, le procedure e le politiche necessarie alla sua realizzazione.

E' in questa fase che la Direzione stabilisce:

la vision della futura organizzazione
i principi guida da seguire per realizzare questa vision
la mission e lo scopo del gruppo di persone che lavorerà insieme per realizzare la strategia stabilita
gli obiettivi strategici, ovvero tutto ciò che dovrà cambiare per realizzare ciò che abbiamo stabilito
le attività necessarie per la realizzazione degli obiettivi

E' utile qui ricordare alcune definizioni che vi saranno fondamentali nell'affrontare il lavoro di pianificazione strategica:

gli obiettivi strategici definiscono i cambiamenti richiesti perché l'organizzazione si muova verso la propria vision. Riassumono cambiamenti di lungo termine ed hanno lo scopo di guidare l'azienda verso il futuro desiderato. Raggiungere un obiettivo strategico richiede l'impegno di risorse e la definizione di piani di supporto che spieghino come muoversi
la strategia spiega come raggiungere un obiettivo strategico
un singolo obiettivo, infine, è una descrizione specifica e misurabile delle azioni che qualcuno dovrà fare entro un certo periodo per contribuire all'implementazione della strategia

Cosa fare perché la fase 1 abbia successo

Perché la pianificazione di una strategia proceda al meglio occorre fare una serie di cose che, per vostra comodità, abbiamo raccolto in questo elenco:

assegnare ruoli e responsabilità
stabilire le priorità
coinvolgere nel progetto anche i livelli intermedi del management per ottenere un consenso condiviso
decidere come procedere nell'implementazione della strategia
fare scelte attente e consapevoli relativamente ai contenuti del piano e alla sua forma

Coinvolgere le persone

La Direzione sarà responsabile del coinvolgimento dei collaboratori nella pianificazione e nell'implementazione della strategia. Va ricordato, però, che non basta coinvolgere le persone in un progetto, occorre anche metterle nelle condizioni migliori per farle lavorare, ad esempio fornendo loro le risorse necessarie e stabilendo le giuste tempistiche per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

Nel pianificare una strategia andrebbe sempre raggiunto il consenso di tutte le parti ma, quando questo non sarà possibile, il top management dovrà comunque prendere le decisioni giuste basandole sulla propria leadership.

Perché è importante coinvolgere nel piano strategico proprio il livello intermedio? I motivi sono essenzialmente tre:

per avere i feedback necessari ad evidenziare che, ad esempio, nella pianificazione si sono trascurati alcuni aspetti importanti
per assicurarsi una partecipazione attiva dei nostri manager nelle fasi che seguiranno. Solo chi è coinvolto fin dalle prime fasi di un progetto e ha la possibilità di dire la sua, infatti, si sentirà poi investito dalla responsabilità di attuare ciò che ha approvato e ha contribuito a progettare
per evidenziare che la strategia decisa ha un largo consenso all'interno dell'organizzazione e non è stata ipotizzata solo da poche menti

Stabilire le priorità per ogni cosa?

Fate bene attenzione alla definizione delle priorità.
**Non serve stabilire le priorità a livello di obiettivi strategici o di definizione della strategia**. Tutti gli obiettivi di lungo termine, infatti, andranno realizzati per raggiungere la nostra vision.
Saranno, invece, i singoli obiettivi di breve termine a dover essere ordinati in base alle priorità di implementazione. Infatti, dato che non si può lavorare contemporaneamente su troppi obiettivi, il senior management farà delle riflessioni su quali avviare per primi in base alla disponibilità delle risorse umane ed economiche e in base a tempistiche e carichi di lavoro.

Stabilendo le priorità dei singoli obiettivi, bisognerà ricordare che stiamo affrontando un processo che ha forti interazioni e che, a volte, alcuni obiettivi non potranno essere avviati senza che altri siano stati chiusi. Tenetelo presente.

Prima di concludere la fase 1

Prima di pubblicare il nostro piano strategico e rendere noti i dettagli a tutte le persone che dovranno conoscerli, occorre pensare alle strategie necessarie per implementarlo.

servono piani di livello inferiore maggiormente dettagliati?
come facciamo a mantenere monitorate le azioni che bisognerà compiere e a stabilire di chi sarà la responsabilità di portarle a termine?
gli attuali gruppi di miglioramento sono allineati al piano che stiamo per emettere?
in caso contrario, quali azioni dovremo compiere per focalizzarli sui nuovi obiettivi?

La pubblicazione del piano strategico

Un piano strategico completo, come abbiamo visto, contiene informazioni relative alla vision, ai principi guida, alla mission, agli obiettivi strategici, alle strategie e agli obiettivi.

Emettere una pubblicazione che raggiunga il livello di dettaglio degli obiettivi è utile per far capire a tutti che la strategia decisa dovrà essere implementata da ogni persona all'interno dell'organizzazione. D'altra parte, però, molte aziende decidono di fermarsi alle strategie perché gli obiettivi cambiano in fretta diventando presto obsoleti e costringendo ad un aggiornamento continuo del piano strategico. La debolezza di questo secondo approccio sta nel fatto che le persone potrebbero non cogliere un collegamento tra la "carta" e il "lavoro" quotidiano e percepire il piano come un documento che non avrà un'applicazione pratica nella vita dell'azienda.

Al momento della pubblicazione del documento, ragionate anche sul fatto che probabilmente vorrete renderne note all'esterno alcune parti (ad esempio la vision, i principi guida e la mission). Sarà opportuno, dunque, progettare il piano come un insieme di parti da assemblare secondo la necessità.
Il livello di dettaglio andrà deciso a seconda dell'ente al quale ci rivolgeremo (cliente, fornitore, ente di certificazione, ecc.) e potrà comprendere parti aggiuntive quali:

un elenco delle ragioni che hanno portato alla definizione del piano
una descrizione degli enti che hanno partecipato alla stesura del documento e dei loro ruoli e responsabilità
l'indicazione di come verranno valutati e misurati i progressi
un glossario dei termini utilizzati

(Terza parte - La gestione strategica: Fase 2 - La comunicazione)

(Quarta parte - La gestione strategica: Fase 3 - L'implementazione)