CERTIFICAZIONE ISO 9001: ANALISI DEI GAP
- TERZA PARTE

(Prima parte)

(Seconda parte)

Punto 7.2 - Competenza

L'organizzazione deve dimostrare come abbia determinato la competenza necessaria delle persone che devono svolgere un determinato lavoro e come si assicura che l'abbiano raggiunta. Vanno mantenute informazioni documentate al riguardo (anche per processi in outsourcing, ecc.)

E' bene chiedersi:

• chi lavori sotto il controllo dell'organizzazione e possa influenzare la qualità
• se queste persone abbiano le competenze, la scolarizzazione, la formazione e l'esperienza necessarie
• se i requisit relativi alla competenza delle persone che si occupano dei processi siano stati chiariti
• se, qualora necessario, si provveda a fare in modo che le persone sviluppino le competenze mancanti
• se il personale venga supportato in un costante processo di miglioramento
• se venga erogata la formazione necessaria
• se si sostenga il processo di mentoring all'interno dell'organizzazione
• se venga presa in considerazione la possibilità di assumere persone competenti
• se il personale che non ha le competenze adeguate venga fatto oggetto di una riflessione per riassegnarlo ad altri compiti
• se vengano controllate le competenze di tutte le persone che hanno influenza sulla qualità
• se venga verificata l'efficacia delle azioni intraprese per acquisire competenze
• se le competenze di coloro che possono avere un'influenza sulla qualità siano state documentate e se questi documenti vengano conservati come evidenza oggettiva

Punto 7.3 - Consapevolezza

L'organizzazione deve dimostrare che tutte le parti interessate interne ed esterne che lavorano per l'organizzazione sotto il suo controllo.

Per adempiere ai requisiti di questo punto della ISO 9001:2015 occorre che il personale sia cosciente del sistema qualità che opera nell'organizzazione, che le informazioni relative alla qualità vengano condivise con le persone che possono influenzarla, che il personale sia cosciente dei contenuti della politica per la qualità e degli obiettivi e di come può essere di supporto nel loro raggiungimento oltre che del perché sia così importante migliorare le prestazioni del sistema di gestione. In ultimo, le persone dovranno essere informate del perché i requisiti del sistema qualità debbano essere soddisfatti e di cosa potrebbe succedere se questo non accadesse.

Punto 7.4 - Comunicazione

L'organizzazione deve aver individuato i flussi di comunicazione interna ed esterna, cosa occorra comunicare, quando, a chi e come.

Chiedetevi:

• se supportiate il sistema qualità gestendone le comunicazioni
• se abbiate previsto come gestire le comunicazioni interne, cosa debbano contenere, quando debbano essere fatte, chi debba farsene carico e chi dovrebbe riceverle
• se abbiate previsto come gestire le comunicazioni esterne, cosa debbano contenere, quando debbano essere fatte, chi debba farsene carico e chi dovrebbe riceverle

Punto 7.5 - Informazioni documentate

Punto 7.5.1 - Generalità

• Vi siete chiesti quanto debba essere estesa la documentazione di supporto al vostro sistema qualità?
• Avete preso in considerazone le vostre attività e il vostro personale quando avete stabilito documenti e registrazioni?
• Avete considerato la competenza del personale della vostra organizzazione?
• Avete considerato i vostri processi quando avete stabilito documenti e registrazioni?
• Avete preso in considerazione la complessità dei processi della vostra organizzazione?
• Avete considerato i prodotti e i servizi quando avete stabilito documenti e registrazioni?
• Sono state considerate le proprietà dei clienti e dei fornitori?
• E' stata considerata la grandezza dell'azienda al momento di stabilire documenti e registrazioni?
• Avete individuato tutti i supporti documentali dei quali il vostro sistema qualità ha bisogno?
• In questo elenco sono incluse le informazioni documentate richieste dalla norma ISO 9001:2015?
• Sono stati inclusi tutti i documenti e le registrazioni che servono alla vostra organizzazione per essere certa che i processi vengano portati avanti come pianificato?
• Sono incluse le informazioni che documentino l'ambito del vostro sistema qualità, la politica per la qualità e gli obiettivi?
• Sono incluse le informazioni che documentino le risorse per il monitoraggio e la misurazione e come le risorse utilizzate siano adatte allo scopo?
• Sono inclusi documenti che descrivano le metodologie di calibrazione e taratura qualora sia richiesta la tracciabilità e non esistano standard nazionali o internazionali relativi?
• Sono incluse informazioni che documentino i risultati del monitoraggio e della misurazione?
• Sono incluse informazioni che documentino la competenza del personale?
• Sono incluse le informazioni documentate che documentino le attività dei processi e che i processi vengono portati avanti esattamente come pianificato?
• Sono incluse informazioni documentate che facilitino la traccibilità dei processi qualora la tracciabilità sia un requisito?
• Sono incluse informazioni che documentino le caratteristiche di prodotti e servizi e i loro requisiti (e anche le eventuali modifiche a questi requisiti)?
• Sono incluse informazioni che documentino la conformità di prodotti e servizi?
• Sono incluse informazioni che documentino il riesame dei prodotti e dei servizi?
• Sono incluse informazioni che documentino i risultati dei riesami dei requisiti di prodotti e servizi?
• Sono incluse informazioni che documentino le attività di progettazione e sviluppo, le loro modifiche, i loro input, i loro output e le modifiche di entrambi? Sono incluse anche le informazioni relative alle autorizzazioni delle modifiche a progettazione e sviluppo e ai riesami delle modifiche?
• Sono inclusi documenti che registrino le azioni atte a prevenire eventuali impatti avversi di queste modifiche?
• Esistono documenti che registrino i requisiti relativi alla progettazione e allo sviluppo e che i requisiti son stati soddisfatti?
• Sono incluse informazioni che documentino le performance dei fornitori esterni?
• Esistono informazioni documentate che descrivano i risultati della valutazione e delle rivalutazioni dei fornitori esterni di prodotti e servizi?
• Esistono informazioni che descrivano i risultati del monitoraggio?
• Sono incluse informazioni che documentino la proprietà di terze parti e lo stato di queste proprietà che risultino perse, danneggiate o non più utilizzabili?
• Sono incluse informazioni che documentino la produzione e la fornitura di servizi?
• Sono incluse informazioni documentate che descrivano le attività di produzione da svolgere e i risultati da ottenere?
• Sono incluse informazioniche registrino le modifiche non pianificate?
• Sono incluse informazioni documentate che descrivano chi è autorizzato ad apportare modifiche alla produzione, le azioni intraprese e i risultati del riesame di queste modifiche?
• Sono incluse informazioni documentate che descrivano le attività per la fornitura di servizi e i risultati da ottenere?
• Sono incluse informazioni che registrino le modifiche non pianificate ai servizi?
• Sono incluse informazioni documentate che descrivano chi può autorizzare le modifiche ai servizi, le azioni intraprese e i risultati delle revisioni di queste modifiche?
• Sono incluse informazioni documentate che descrivano le attività di consegna e di post-consegna da svolgere e i risultati da ottenere?
• Sono incluse informazioni che registrino il rilascio dei prodotti e dei servizi?
• Sono incluse informazioni che documentino le non conformità?
• Sono incluse informazioni documentate che descrivano le azioni correttive apportate e i risultati ottenuti?
• Sono incluse informazioni documentate che descrivano le azioni prese nel caso di output dei processi produttivi non conformi?
• Sono incluse informazioni documentate che descrivano le azioni che vengono prese quando vengono prodotti prodotti e servizi non conformi?
• Sono incluse informazioni che documentino i risultati del programma di audit interni e informazioni documentate che siano in grado di dimostrare che il programma è stato effettivamente implementato?
• Sono incluse informazioni che documentino gli output del riesame della Direzione?
• Sono stati selezionati tutti i documenti esterni e le registrazioni necessarie per il sistema qualità?
• Sono incluse tutte le informazioni documentate di origine esterna che servono per pianificare e mantenere in opera il sistema qualità?

Punto 7.5.2 - Creazione e aggiornamento

Le domande da farsi per verificare l'espletamento di quanto richiesto dai requisiti di questo punto della ISO 9001:2015 sono:

• In quale modo vengono gestite la creazione e la revisione delle informazioni documentate?
• I documenti e le registrazioni del sistema qualità sono identificati, descritti, formattati e presentati in modo appropriato?
• I nomi e i titoli dei documenti, così come le date e i numeri di riferimento vengono mantenuti monitorati nel tempo?
• Viene monitorato l'utilizzo dei media su carta e in formato elettronico?
• Vengono monitorati l'uso della lingua e della grafica?
• Viene monitorato l'utilizzo di prodotti software utilizzati a questo scopo?
• I documenti e le registrazioni del sistema qualità sono riesaminati e approvati in maniera appropriata?
• Viene monitorata l'adeguatezza e la correttezza di documenti e registrazioni?

Punto 7.5.3 - Controllo delle informazioni documentate

Bisogna assicurare il controllo dell'accesso alle informazioni documentate (in modalità passiva o attiva).

Punto 7.5.3.1

Il punto 7.5.3.1 della norma ci interroga sul fatto di aver selezionato tutti i documenti e le registrazioni interni ed esterni che possono servirci per la gestione efficace dei processi del sistema qualità e che sono richiesti, in generale, dalla ISO 9001 oltre a quelli che ci servono per per proteggere la confidenzialità, l'integrità e l'utilizzo delle informazioni.

Il passo successivo è verificare che tutti questi documenti e queste registrazioni siano tenuti sotto controllo.

Punto 7.5.3.2

In questo punto della norma, invece, ci si deve chiedere come l'organizzazione controlli come vengono creati, verificati che siano adatti all'uso, identificati, distribuiti, immagazzinati e resi disponibili documenti e registrazioni. In questa fase dell'applicazione dei requisiti dello standard bisognerà anche assicurarsi che documenti e registrazioni siano protetti da accessi non autorizzati, siano resi disponibili là dove servono e quando servono.

Va fatta anche una verifica su come documenti e registrazioni vengano utilizzati per pianificare e mantenere operativo il sistema qualità e come siano mantenuti protetti a livello di integrità, accessi non autorizzati, confidenzialità e leggibilità.

In ultimo va effettuato un controllo su come vengano modificati documenti e registrazioni, su un eventuale controllo delle diverse versioni dei documenti e delle registrazioni e sul mantenimento inalterato nel tempo dei documenti e delle registrazioni che devono testimoniare l'evidenza della conformità.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

Punto 8.1 - Pianificazione e controllo operativi

Vanno stabiliti i requisiti dei prodotti e dei servizi e i criteri per l'accettazione dei processi. Occorrerà anche dimostrare come è stato deciso quali informazioni documentate occorrano all'organizzazione.
L'organizzazione dovrà dimostrare di tenere sotto controllo le modifiche al sistema qualità volute e quelle non pianificate.

Le domande da farsi saranno:

• Vengono pianificati l'implementazione e il controllo dei processi operativi?
• Viene preso in considerazione come implementare e controllare i processi operativi che servono per fornire prodotti e servizi?
• Si è considerato come controllare i processi affidati all'esterno in outsourcing?
• Si è preso in considerazione come implementare e controllare le azioni necessarie per gestire rischi e opportunità?
• Sono stati preparati piani per l'implementazione e il controllo dei processi operativi?
• Ci si è assicurati che gli output della pianificazione siano accettabili?
• Sono stati chiariti i requisiti di prodotti e servizi?
• Sono stati definiti i criteri di accettazione per prodotti e servizi?
• Sono state identificate le risorse che servono per prodotti e servizi, anche affinché soddisfino i requisiti relativi?
• Sono stati chiariti i criteri che i processi devono soddisfare?
• Sono stati posti in essere e vengono utilizzati piani per implementare e controllare i processi operativi?
• Vengono controllate le modifiche ai processi che sono state pianificate?
• Vengono riesaminate le modifiche che non sono state pianificate, insieme a eventuali effetti e conseguenze non attesi?
• Questi ipotetici effetti e conseguenze avversi vengono in qualche modo mitigati?
• Vengono conservati documenti e registrazioni dei processi operativi?
• Vengono conservate le informazioni documentate che possono dimostrare che i processi funzionano come pianificato?
• Vengono controllati documenti e registrazioni che monitorano come stanno funzionando i processi del sistema qualità?
• Vengono mantenute nel tempo informazioni documentate che mostrino che prodotti e servizi soddisfano i requisiti?
• Vengono mantenuti sotto controllo documenti e registrazioni che monitorano e controllano la conformità di prodotto e di servizio?

Punto 8.2.1 - Comunicazione con il cliente

Per ciò che riguarda il punto 8.2.1, bisognerà chiedersi:

• L'organizzazione comunica con i clienti?
• Fornisce loro informazioni, anche relativamente ai prodotti e ai servizi?
• Discute i piani per la gestione delle emergenze quando è importante farlo?
• Chiarisce con i clienti requisiti specifici relativi ad azioni da compiere?
• Ci si assicura di ottenere dal cliente tutte le informaizoni necessarie, ad esempio relativamente agli ordini e ai contratti e alle loro modifiche, relativamente ai prodotti e ai servizi, feedback, reclami, proprietà fornite dal cliente?
• Le proprietà del cliente vengono gestite e controllate adeguatamente?

Punto 8.2.2 - Determinazione dei requisiti relativi ai prodotti e servizi

Il punto 8.2.2 ci porta a chiedere se siano stati determinati i requisiti per prodotti e servizi offerti ai clienti, se esistano requisiti di legge e normativi specifici per quei prodotti e servizi e se si sia verificato di essere in grado di soddisfare i requisiti relativi a prodotti e servizi.

(Quarta e ultima parte)

PER SAPERNE DI PIU':