I WALK-THROUGH AUDIT E LA ISO 9001

Nel labirinto della conformità, un audit walk-through è la tua bussola
(Anonimo)

Una passeggiata da parte dell'auditor nel gemba è una torcia che rivela le lacune nascoste nell'oscurità
(Anonimo)

In un walk-through audit ogni passo conta
(Anonimo)

Che cos'è un walk-through audit e a cosa serve

Un audit walk-through (walk-through audit) è una tipologia di audit interno molto particolare che si effettua, solitamente, per avviare una revisione sistematica dei processi e dei controlli all'interno di un'organizzazione o in una sua area specifica. Pensatelo come gli occhi e le orecchie di un'organizzazione che si attivano per evidenziare dei gap da colmare, per identificare rischi che non erano stati rilevati prima e per comunicare il tutto in maniera proattiva agli stakeholder. Si tratta, infatti, di un audit che prevede l'ispezione fisica delle aree di lavoro, delle attrezzature e delle procedure operative. A differenza di un audit tradizionale, che spesso si basa sull'esame delle informazioni documentate, il walk-through audit richiede una presenza fisica nel luogo in cui si svolgono le attività (gemba) per avere una visione più realistica e dettagliata delle attività aziendali.

Il termine "walk-through audits" è spesso utilizzato anche nel contesto italiano senza una traduzionea, specialmente in ambienti aziendali o tecnici dove l'inglese è comune. Tuttavia, volendo fornire una traduzione che catturi l'essenza del termine, potremmo dire "passeggiata nel gemba" che sintetizza l'idea di camminare fisicamente attraverso un'area per effettuare un'ispezione. Potremmo anche parlare di "verifica sul campo" per evidenziare la natura pratica e fisica di questa tipologia di audit che viene effettuata direttamente nel luogo dove si svolge l'attività o il processo.

Gli audit di questo tipo sono diventati popolari negli anni '90 come un modo più agile e flessibile per eseguire gli audit interni, soprattutto in settori come quello manifatturiero e sanitario. Operativamente, si tratta di osservare e documentare fisicamente le varie fasi e attività di un processo specifico. Lo scopo di questo audit è valutare l'efficacia dei controlli interni, identificare eventuali punti deboli o lacune e garantire la conformità ai requisiti normativi. Gli audit walk-through non devono essere per forza formali e l'auditor può osservare e svolgere indagini senza richiedere una documentazione di supporto dettagliata ma, semplicemente, osservando come lavorano le persone ed, eventualmente, facendo loro domande. Durante il walk-through audit, l'auditor seguirà il flusso dei processi dall'inizio alla fine, assicurandosi che vengano eseguiti e registrati accuratamente. Ciò consente all'auditor di acquisire una chiara comprensione dell'ambiente di controllo interno dell'organizzazione e di identificare eventuali potenziali punti deboli o aree di miglioramento.

Pianificare l'audit

Pianificare un audit walk-through è un passaggio cruciale per garantire un esame approfondito dei processi e dei controlli di un'organizzazione e massimizzare l’efficacia e l’efficienza della verifica.
La definizione degli obiettivi, la raccolta di informazioni e la creazione di un piano di audit dettagliato contribuiranno a garantire un esame efficiente ed efficace dei processi e dei controlli di un'organizzazione.

Il primo passo nella pianificazione di un audit walk-through è definire gli obiettivi e la portata dell'audit. Identificare chiaramente ciò che si vuole ottenere e le aree su cui ci si vuole concentrare aiuterà a semplificare il processo. L'auditor dovrebbe selezionare un campione rappresentativo di attività o di processi da esaminare.
Successivamente, è bene raccogliere tutta la documentazione e le informazioni rilevanti sui processi da controllare (organigrammi, politiche, procedure e qualsiasi altro materiale pertinente).
Una volta ottenute le informazioni necessarie, è possibile creare un piano di audit dettagliato. Questo piano dovrebbe delineare i passaggi specifici che si eseguiranno, incluso l'ordine in cui verranno esaminati i diversi processi e controlli. È importante considerare eventuali rischi o aree che destano particolare preoccupazione e dare loro la priorità.

L'importanza dei diagrammi di flusso

Per comprendere bene un processo a livello di dettaglio è necessario concentrarsi sul suo diagramma di flusso che fornisce un quadro completo di ciò che sta accadendo nel processo dall'inizio alla fine, compresi i punti di controllo. I diagrammi di flusso sono rappresentazioni grafiche del percorso reale seguito da qualsiasi servizio o prodotto, illustrano la relazione tra le parti e identificano ciò che il processo fa o dovrebbe fare. Da un diagramma di flusso si vede quali passaggi sono cruciali, quali possono essere omessi e quali dovrebbero essere sequenziati in modo diverso. Uno strumento utilissimo per questo tipo di audit.

Svolgimento del walk-through audit

Durante l'audit, gli auditor camminano fisicamente attraverso le diverse aree dell'organizzazione, osservando, prendendo appunti e talvolta intervistando il personale. L'obiettivo è identificare eventuali inefficienze, rischi o problemi che potrebbero necessitare di miglioramenti.

Un momento importante è l'eventuale interazione con il personale sul campo che permette, non solo di osservare le attività e come vengono svolte, ma anche di comprendere le ragioni dietro determinate pratiche o comportamenti.

Cosa fare una volta concluso l'audit

L'analisi dei risultati e la preparazione del verbale di audit è una parte cruciale del processo di audit walk-through. Una volta completato l'audit e raccolti tutti i dati necessari, è il momento di analizzare i risultati e creare un report completo. Durante la fase di analisi, gli auditor esamineranno tutte le informazioni raccolte durante l'audit e identificheranno eventuali modelli, tendenze o anomalie che potrebbero indicare potenziali rischi o aree di miglioramento. Questa analisi aiuta gli auditor a comprendere lo stato attuale del processo o del sistema sottoposto ad audit.

Successivamente, i revisori riporteranno i loro risultati in un rapporto dettagliato che includerà, generalmente, una sintesi, l'ambito dell'audit, gli obiettivi, la metodologia e una revisione delle problematiche identificate. Fornirà, inoltre, raccomandazioni per azioni correttive per affrontare eventuali debolezze o non conformità scoperte durante l'audit.

Il verbale dovrebbe essere scritto in modo chiaro e conciso, utilizzando un linguaggio facilmente comprensibile sia dalle parti interessate tecniche che da quelle prove di cultura tecnica. Dovrebbe includere anche prove e documentazione a sostegno dei risultati. Analizzando in modo efficace risultati e reporting, gli auditor possono fornire informazioni preziose al management e contribuire a promuovere miglioramenti nei processi e nei sistemi.

Azioni di follow-up

Il follow-up e il miglioramento continuo sono aspetti cruciali di qualsiasi processo di audit, compreso un walk-through audit. Dopo aver condotto un audit dettagliato, infatti, è importante garantire che le questioni e le raccomandazioni identificate vengano adeguatamente affrontate.

Una delle principali attività di follow-up è quella di comunicare i risultati e le raccomandazioni dell’audit alle parti interessate pertinenti, come la direzione e i proprietari dei processi. Ciò consente loro di comprendere le debolezze o le inefficienze identificate e di intraprendere le azioni appropriate per affrontarle.

Il miglioramento continuo è un’altra componente essenziale del follow-up. Ciò comporta il monitoraggio e la valutazione dell’efficacia dei cambiamenti implementati nel tempo. È necessario istituire un sistema di raccolta e analisi dei dati per valutare l’impatto dei miglioramenti. Dovrebbero essere effettuate valutazioni periodiche per identificare eventuali nuovi problemi o opportunità per ulteriori miglioramenti.

Conducendo attivamente attività di follow-up e promuovendo il miglioramento continuo, le organizzazioni possono garantire che l'audit walk-through si traduca in cambiamenti positivi tangibili e duraturi nei loro processi e operazioni.

I vantaggi di un audit walk-through

I principali vantaggi derivanti dallo svolgimento di un audit walk-through includono una migliore gestione del rischio e una maggiore efficienza operativa perché le organizzazioni identificano e correggono i problemi prima che si trasformino in problematiche più grandi, riducendo così al minimo il potenziale impatto negativo sulle attività aziendali.

Un altro vantaggio è quello di creare fiducia nelle parti interessate, garantendo che i controlli interni siano in atto e funzionino in modo efficace. Gli auditor interni, infatti, controllano tutti i processi per assicurarsi che stiano lavorando secondo gli obiettivi aziendali e gli interessi delle parti interessate.

Non è da trascurare, poi, che se un auditor è in formazione, questo è il tipo di audit migliore per comprendere bene il flusso di un processo.

L'introduzione di questa tipologia di audit ha portato a gestire la qualità in modo più agile e flessibile e questo è particolarmente utile in ambienti che cambiano rapidamente e che richiedono risposte immediate.

Differenze tra un audit tradizionale e un walk-through audit

Sebbene gli audit tradizionali e i walk-through audit abbiano l'obiettivo comune di valutare e migliorare i processi aziendali, esistono alcune differenze significative tra i due. Esaminiamole:

Impatto dei walk-through audit sui sistemi qualità progettati secondo la ISO 9001

Molti auditor che svolgono walk-through audit utilizzano strumenti, come tablet e software dedicati, che permettono un'analisi in tempo reale, facilitando la raccolta e l'interpretazione dei dati. In questo modo, grazie al feedback immediato, vengono rapidamente identificate le aree che necessitano un miglioramento e questa pratica si integra perfettamente con i principi del miglioramento continuo che è una pietra miliare della gestione della qualità così come riportata nella ISO 9001.

L'approccio meno formale e più interattivo di questa tipologia di audit interno può aumentare il coinvolgimento del personale nel processo di gestione della qualità, rendendo più probabile il successo delle iniziative di miglioramento.

Identificando rapidamente le inefficienze e i rischi, questi audit possono contribuire a ridurre i costi associati a errori di qualità, reclami dei clienti e altre questioni che possono avere un impatto finanziario.

Infine, la pratica degli audit walk-through può contribuire a instaurare una cultura della qualità all'interno dell'organizzazione e a fare in modo che venga recepito il concetto che la responsabilità per la qualità deve essere condivisa tra tutti i livelli dell'azienda.

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Applicazioni pratiche

A seconda del settore, i walk-through audit possono essere utili in maniera diversa.

In un'azienda di produzione, possono essere utilizzati per valutare la conformità ai protocolli di sicurezza e della qualità e contribuire alla riduzione degli incidenti sul lavoro e a un miglioramento della qualità del prodotto.

Nel campo sanitario, ci sono molti ospedali che utilizzano questi audit per valutare l'efficacia delle procedure (ad esempio di quelle di sterilizzazione) e dei meccanismi di controllo delle infezioni, puntando a una riduzione delle infezioni nosocomiali.

Nell'ambito retail, le catene dei negozi utilizzano gli audit walk-throughi per valutare l'esperienza del cliente, dalla pulizia del negozio all'efficienza del servizio e apportare miglioramenti rapidi.

Le aziende tecnologiche utilizzano questi audit per valutare la sicurezza delle informazioni e la conformità ai regolamenti sulla privacy, riducendo il rischio di violazioni dei dati.

Nell'alimentare vengono utilizzati per garantire la conformità alle normative sulla sicurezza alimentare, riducendo il rischio di contaminazione e di richiamo dei prodotti.

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