IL PARAGRAFO 7.3 DELLA ISO 9001:2015 - CONSAPEVOLEZZA - 2

di Staff di QualitiAmo

(Vai alla prima parte dell'articolo)

Metodi per comunicare la consapevolezza

Come abbiamo potuto vedere, la consapevolezza all'interno di un'organizzazione si può sviluppare solamente con una buona comunicazione e questa si può declinare in molti modi.
Vediamone qualcuno:

• comunicare le procedure in essere;
• comunicare gli aggiornamenti che sono intercorsi nelle informazioni documentate di riferimento;
• aggiornare le persone in merito alle decisioni prese dal management per migliorarre i processi;
• comunicare alle persone tutte le informazioni necessarie;
• pubblicizzare i risultati degli audit, le eventuali problematiche rilevate e le azioni richieste per porvi rimedio;
• condividere i dati relativi alla produzione;
• pubblicizzare i nuovi clienti acquisiti;
• elencare i progressi fatti;
• garantire alle persone l'accesso ai documenti necessari per il loro lavoro;
• condividere le informazioni relative alle valutazioni dei fornitori;
• condividere i risultati raggiunti dai gruppi che hanno lavorato su progetti di miglioramento;
• condividere i risultati del riesame della Direzione;
• sottoporre al personale questionari per verificare la loro consapevolezza in merito ad argomenti ben precisi;
• prevedere regolari momenti di confronto tra i collaboratori e i loro responsabili per verificare la consapevolezza relativa a certi argomenti stabiliti;
• preparare mansionari dove si specifichi bene quali azioni devono essere svolte da una persona che ricopra un certo ruolo e cosa ci si aspetti da lei;
• nel fissare gli obiettivi, assicurarsi di associarli a dei piani per raggiungerli e di dettagliarli mediante le singole attività che devono essere svolte da persone ben identificate.
  Dovranno essere chiari anche i criteri di misurazione degli obiettivi e le responsabilità assegnate ad ogni persona;
• erogare la formazione necessaria per acquisire le conoscenze relative a un nuovo processo, all'utilizzo di un nuovo macchinario, ecc.;
• valutare i risultati raggiunti da ogni collaboratore;
• valutare come si vede il singolo lavoratore e come giudica le proprie performance;
• valutare l'orgoglio che ogni persona ha nello svolgere il suo lavoro, il suo livello di soddisfazione professionale, la sua consapevolezza dellì'importanza del contributo dato nel raggiungimento degli obiettivi aziendali;
• ecc.

Informazioni documentate

Per quanto riguarda le informazioni documentate relative a questo paragrafo, la ISO 9001:2015 non richiede alcuna registrazione relativamente alla raggiunta consapevolezza da parte delle persone. Sta a noi decidere se vogliamo documentarla e, in questo caso, come farlo nel migliore dei modi.
Sebbene - però - non siano richieste informazioni documentate, consigliamo ai nostri lettori di sviluppare un processo per assicurare la conformità ai requisiti che abbiamo elencato nell'articolo, dato che non verrà ritenuto sufficiente appendere nell'ingresso la politica per la Qualità o dire ai singoli responsabili di spiegare ai loro collaboratori gli obiettivi o, ancora, discutere una volta all'anno il ruolo di ogni singolo lavoratore.
Assicuratevi di chiarire:

• chi dovrà comunicare;
• cosa dovrà comunicare;
• quando;
• come.

e verificate che le informazioni necessarie alla creazione della consapevolezza di ogni persona siano disponibili e vengano comprese al fine di essere utili.

Verifica dell'applicazione

Per verificare l'applicazione dei requisiti contenuti in questo paragrafo della ISO 9001:2015 si potranno fare le seguenti domande:

• "I membri dell'organizzazione sono coscienti dell'esistenza di una politica per la Qualità e dei suoi contenuti oltre che di ciò che essi significano?"
• "I membri dell'organizzazione conoscono i loro obiettivi e quelli dell'intera organizzazione?"
• "In quale modo viene comunicata l'importanza del contributo di ogni singolo lavoratore all'interno dell'organizzazione al fine di assicurare l'efficacia del Sistema Qualità?"
• "Perché le persone lavorano in questo modo?"
• "Cosa succede a monte del loro lavoro?"
• "Cosa succede dopo che hanno terminato il loro lavoro, quindi a valle del processo?"

PER SAPERNE DI PIÙ:

Tutti gli articoli sulla ISO 9001