SCRIVERE UN MANSIONARIO O JOB
DESCRIPTION

Non ci sono regole assolute su come scrivere un mansionario o job description ma, in questo articolo, vogliamo riportarvi quelle che, a nostro giudizio, sono le basi dalle quali partire per sviluppare un documento che vi sia davvero utile nella gestione della vostra organizzazione.

Identificare correttamente il lavoro

Il primo passo da fare per scrivere un buon mansionario è identificare correttamente il lavoro che si vuole descrivere.
Partiamo, dunque, con il titolo capace di identificare la posizione da descrivere, l'individuazione del dipartimento, l'area o il reparto di appartenenza e i riferimenti dei lavoratori che ricoprono questo ruolo.

Tutto questo, per quanto possa sembrare estremamente semplice e scontato, dovrà essere fatto con grande accuratezza.

Riportare la gerarchia

Anche stabilire chiaramente a quale responsabile rispondono le persone che ricoprono il ruolo identificato dalla job description è molto mportante.

Identificate questo responsabile tramite il suo ruolo e non con nome e cognome, in modo da non dover cambiare tutti i documenti nel caso in cui ci fosse un avvicendamento nello svolgimento di questa mansione.

Chiarire la struttura dell'organizzazione

Può essere utile, soprattutto per organizzazioni medio-grandi, chiarire meglio come si inserisca una certa posizione all'interno della struttura dell'azienda tramite un estratto dell'organigramma.
Naturalmente, anche in questo caso, verranno indicate le singole posizioni ma non i nomi di chi le occupa.

Questo semplice schema permetterà di chiarire i rapporti tra le diverse funzioni di una certa area, identificando correttamente responsabili, collaboratori, ecc.

Accertarsi di aver centrato lo scopo del mansionario

Una job description dovrebbe riassumere, in poche frasi, quale sia lo scopo del lavoro che si andrà a descrivere che dovrebbe differenziarsi chiaramente da quello di qualsiasi altra posizione all'interno dell'organizzazione.

Identificare le singole attività

Questa parte può essere definita come il "cuore" del nostro documento perché offre una descrizione, più o meno accurata, delle attività richieste a chi ricoprirà il ruolo descritto nel mansionario.

Non è necessario entrare in quei dettagli che rischierebbero di ingessare il lavoro ma occorre identificare bene quali saranno le attività principali del ruolo (non "come svolgerle", decisione che dovrà essere lasciata alla persona che ricoprirà il ruolo che decideremo di affidarle).

Identificheremo, dunque:

• le responsabilità della posizione;
• i risultati attesi affinché lo scopo principale della posizione sia soddisfatto (anche in questo caso non entreremo nei dettagli che troveranno migliore collocazione nei singoli obiettivi che affideremo alla persona ma descriveremo cosa si aspetta l'organizzazione da un lavoro del genere)

Se descriveremo, dunque, le attività di un'addetta all'Ufficio Amministrazione scriveremo quale attività dovrà svolgere (ad esempio controllare) in quale ambito (ad esempio quello delle fatture) e il risultato che ci aspettiamo da lei (ad esempio che corrispondano agli ordini che abbiamo fatto ai nostri fornitori).

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