LO SCOPO DI UN AUDIT - 2

(Prima parte)

Per verificare attraverso un audit l'efficienza di un Sistema Qualità occorre, prima di tutto, ricordare che un sistema conforme con le politiche e le procedure dell'organizzazione non assicura per forza di cose anche l'efficienza.
Solitamente, almeno nei primi mesi di vita di un Sistema Qualità, si cerca di standardizzare ogni attività per assicurare efficacia e solo col tempo si trova il modo più efficiente per svolgere bene un certo lavoro.

Non dimentichiamoci che nelle moderne organizzazioni, che dovrebbero sforzarsi di essere ogni giorno un po' più "lean" per reggere l'affondo della concorrenza, ogni più piccola attività dovrebbe aggiungere valore e fornire risultati concreti.
Gli auditor interni hanno la possibilità di identificare sprechi e inefficienze nei processi e nei sottoprocessi, così come di verificare in quali aree non sono stati raggiunti i risultati attesi. In molte organizzazioni questa mancanza di risultati è associata a una cattiva progettazione dei processi, a input di scarsa qualità, ad un mancato allineamento con gli altri processi o a non conformità rispetto alle politiche e alle procedure ma i motivi che portano alle inefficienze sono molti e bisogna fare indagini accurate per poterle individuare.

Partite dalla verifica del sistema degli indicatori che, se ben strutturato, dovrebbe dirvi molto anche sull'efficienza del sistema oltre che sulla sua efficacia. Valutate i loro andamenti, le performance e cercate di capire se il processo si sta comportando adeguatamente.

Nelle situazioni in cui, invece, non si può contare su un buon sistema di indicatori, bisognerà che l'auditor comprenda a fondo lo scopo del processo e che poi, dopo essersi confrontato con il proprietario del processo, sviluppi una strategia per raccogliere evidenze oggettive che siano rilevanti e sufficienti per stabilire se il processo sta lavorando per raggiungere lo scopo che ci si è prefissati.

Lo scopo, nel lungo termine, è quello di stabilire un nuovo modo di pensare secondo il quale l'auditor ricerca sempre evidenze che le azioni intraprese siano efficienti non solo nell'ottica globale dell'intero processo ma anche per ciò che riguarda ogni sua singola attività.
L'auditor si preoccuperà anche di condurre un'analisi del valore informale sul processo per cercare opportunità di miglioramento per aumentare l'efficienza e per individuare i punti dove le risorse e gli input non forniscono i risultati attesi.

E arriviamo, così, all'ultimo grado di maturazione di un Sistema Qualità e, di conseguenza, dei suoi audit: l'individuazione delle best practice.
Questo è un obiettivo che richiede verificatori esperti, una prospettiva di lungo termine e una grande obiettività.

Progettare il sistema di audit in questo modo ha il grande vantaggio di poter sfruttare il fatto che il verificatore interno conosce bene tutte le aree aziendali e può quindi sfruttare al meglio questa esperienza per verificare come implementare le best practice addirittura in processi diversi. Si viene a creare, in questo modo, una sorta di benchmarking interno.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Naturalmente, senza un sistema di indicatori ben rodato e intelligente, sarà praticamente impossibile stabilire una base di confronto adatta all'individuazione delle best practice.

Parlare dei punti di forza di un'area aziendale e individuare performance significative permetterà ai responsabili delle altre aree di riflettere sul fatto che una certa pratica potrebbe essere adottata anche in un contesto differente

PER SAPERNE DI PIU':