LA LAVAGNA KANBAN, IL CICLO PDCA
E LA LORO UTILITA' NELLA ISO 9001:2015

Su QualitiAmo abbiamo parlato molte volte della lavagna kanban o kanban board e del ciclo PDCA o ruota di Deming ma li abbiamo sempre analizzati come strumenti singoli, non in sinergia. Nell'articolo di oggi vogliamo, invece, vedere come possono essere utilizzati insieme e risultare utili nell'applicazione della ISO 9001:2015.

Utilizzare i cartellini e una lavagna kanban per applicare l'approccio PDCA semplifica enormemente la vita. L'uso del kanban, infatti, renderà più facile tenere traccia di tutto ciò che accade all'interno di un processo e, come sappiamo, i processi e l'approccio per processi sono alla base dell'applicazione della ISO 9001. Con l'ulteriore vantaggio della visualizzazione offerta da una lavagna kanban, sarete in grado non solo di identificare eventuali problemi e di tenere traccia degli ultimi sviluppi nel progetto che state implementando all'interno del sistema ISO 9001 ma potrete anche pianificare strategie per risolvere questi problemi ed eventuali intoppi progettuali.

Ricordiamo brevemente che il kanban (in giapponese "cartellino") nacque nel settore della produzione negli anni '50 quando Toyota lo utilizzzò come sistema di pianificazione per la produzione "just-in-time". L'approccio si basava su un sistema "pull", cioè era basato sulla domanda dei clienti. Ogni cartellino kanban identificava un componente e serviva per indicare ai processi a monte quando fornire i diversi pezzi richiesti per rimpiazzare quelli che i processi successivi avevano utilizzato. Quando la scatola che conteneva i pezzi necessari alla produzione stava per svuotarsi, tornava in magazzino (o nel reparto di produzione a monte) accompagnata dal relativo cartellino e il magazziniere vi metteva dentro nuovi pezzi (o l'operaio iniziava a produrne di nuovi). Un po' come al supermercato: i clienti comprano i prodotti e gli addetti mettono nuovi prodotti negli scaffali che si stanno svuotando. Il principio è che, se si scende sotto un certo quantitativo, bisogna procedere con il riordino o con la nuova produzione del componente.

Scendiamo nell'operatività. Nella ruota di Deming o ciclo PDCA, la prima fase o fase di pianificazione ("Plan") è quella in cui vengono definiti obiettivi, piani d'azione, indicatori chiave e responsabili. Questo passaggio è forse il più importante perché costituisce la base per tutto ciò che verrà dopo.
In un contesto di applicazione del kanban nella sua forma più originaria, questo è il momento in cui vengono raccolti i dati, vengono calcolate le soluzioni e vengono distribuite le schede con i relativi pezzi. Questo è anche il momento in cui è necessario descrivere al meglio il lavoro che consideriamo "standard" per tutti i processi e le attività kanban associate per stabilire un ciclo ripetitivo che calcola e distribuisce soluzioni kanban.

La fase "Do" nel ciclo PDCA è la fase di esecuzione ed è quella in cui vengono realizzati piani e processi, così come sono stati definiti. Poiché la maggior parte dei processi sono ripetitivi, questa fase del PDCA viene eseguita più e più volte e questo è uno dei motivi principali per cui si parla di "ciclo".
Nel kanban, la fase di esecuzione ruota attorno alla cura e all'alimentazione dell'approvigionamento dei pezzi segnalati dai cartellini kanban che ritornano in magazzino e che attivano l'ordine di rifornimento

La fase di "Check" rappresenta la parte di sorveglianza del lavoro che si sta facendo ed è fondamantale anche se, spesso, viene trascurata o affrontata con risorse insufficienti. Il suo intento è quello di rilevare carenze e aree di miglioramento. Rilevare qualcosa che non ha funzionato non indica necessariamente un fallimento perché ha lo scopo di mantenere quel focus desiderato sul miglioramento continuo e intenzionale.
Nella metodologia kanban le verifiche sono fondamentali per mantenere un sistema sano. Per la sua stessa natura, infatti, il sistema kanban perde qualsiasi sincronizzazione nel tempo se uno dei dati cambia come, ad esempio, le richieste quotidiane o i tempi di consegna. Anomalie possono verificarsi anche se nuovi collaboratori non sono ancora completamente formati o se il lavoro standard non tiene il passo con il processo attuale o con le condizioni di movimentazione dei materiali.

La fase "Act" chiude il ciclo perché guida qualsiasi azione derivante dai passaggi precedenti. Se qualcosa è mancato nella fase di pianificazione, se la fase di esecuzione non ha soddisfatto le aspettative o se il processo di audit ha scoperto potenziali miglioramenti, la quarta fase è il momento in cui queste lacune devono essere colmate. In caso contrario, se tutto ha funzionato a dovere, questa fase sarà il momento giusto per celebrare il successo di quanto fatto nelle fasi precedenti.
Le modifiche kanban sono abbastanza illimitate ma comprendono la risposta ad eventuali errori dei dati.

Usando i due strumenti è possibile assegnare e visualizzare compiti, tenere traccia del tempo speso nel fare certe attività, personalizzare il flusso di lavoro, comunicare i progressi in tempo reale e molto altro, basta personalizzarli a seconda dell'utilizzo che vogliamo farne.
Per utilizzare una kanban board per l'approccio PDCA, si possono creare quattro colonne intitolate "plan", "do", "check" e "act" e utilizzarle per assegnare e monitorare le attività dei membri del team in ogni fase di un progetto, dell'implementazione di un processo, dell'avanzamento di un piano di audit interni, dell'implementazione di un progetto di miglioramento, ecc. Il completamento delle singole attività le farà avanzare da una fase alla successiva, semplificando la comunicazione tra le parti grazie al visual management e avendo sempre un aggiornamento in tempo reale. Non solo sarete in grado di tenere d'occhio lo stato di avanzamento del progetto ma potrete anche identificare eventuali colli di bottiglia o possibili problemi che potrebbero ostacolare il successo di ciò che state implementando, semplicemente vedendo quali azioni vengono rallentate all'interno dei singoli flussi. In questo modo, sarà possibile prendere le misure appropriate e migliorare il vostro lavoro.

La metodologia PDCA può aiutare un team a risolvere problemi e a progettare modifiche per migliorare la produttività complessiva dei processi che si svolgono nella vostra organizzazione perché è facile da gestire e può essere utilizzata per più processi per migliorare l'efficienza. Se a tutto questo aggiungete una logica PDCA, i due strumenti insieme saranno imbattibili per supportarvi in moltissime attività previste dalla ISO 9001:2015.

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