AVVIARE UN PROGRAMMA DI
MIGLIORAMENTO

Un progetto di miglioramento all'interno di un'organizzazione dovrebbe far parte della strategia aziendale e basarsi su elementi quali:

• la crescita delle Risorse Umane;
• il miglioramento della Qualità;
• il miglioramento dei processi (anche attraverso un loro eventuale ripensamento);
• una gestione delle conoscenze acquisite;
• un'attenzione particolare agli sviluppi della tecnologia;
• ecc.

Premesso tutto questo, ogni manager ha un'idea differente su quali siano le priorità di miglioramento dell'organizzazione per la quale lavora e si sforza di adottare un atteggiamento proattivo spingendo la Direzione ad appoggiare il miglioramento di ciò che gli sta più a cuore.

Un altro problema relativo ai progetti di miglioramento è che non basta rivolgersi a un consulente e imparare un po' di terminologia specifica per lanciarsi con entusiasmo verso azioni che sulla carta dovrebbero essere migliorative ma che, in realtà, non sono basate su un'analisi accurata di ciò che davvero serve all'azienda.
Se i proclami restano molto lontani dalla realtà che li circonda, i lavoratori non si sentiranno mai coinvolti in questa tipologia di miglioramento.

L'errore che si commette regolarmente quando si vuole cercare di migliorare è quello di accogliere la singola richiesta di un settore aziendale e di rivolgersi ad un consulente per cercare di risolvere un problema specifico ma questo atteggiamento è sbagliato e rischia di far sprecare all'azienda tempo e soldi per risolvere problematiche che, spesso, nulla hanno a che fare con gli obiettivi che si è posta e che, a volte, potrebbero venire risolti automaticamente semplicemente agendo altrove.

Prima di avviare un progetto di miglioramento occorre partire, invece, dalle performance aziendali, capire cosa funzioni bene e cosa vada assolutamente migliorato per provare a ipotizzare progetti tesi al miglioramento che siano in linea con gli obiettivi aziendali e che consentano di utilizzare al meglio le risorse.
Un ottimo sistema è quello di partire da domande estremamente generiche quali:

• "quali problemi lamentano i clienti relativamente alla qualità di ciò che forniamo?"
• "Come possiamo ridurre i tempi di consegna, dato che tutti ce lo stanno chiedendo?"
• "Come mai non riusciamo ad avere quei finanziamenti che ci farebbero tanto comodo per avviare i nuovi progetti che ci stanno a cuore?"

Ogni organizzazione è unica, ha una mission specifica, strategie proprie, obiettivi specifici e sfide che vuole accogliere e vincere. Ecco perché non ci potrà mai essere un progetto di miglioramento uguale all'altro ed ecco perché ha poco senso chiedere ad un consulente esterno da dove partire per migliorare.

Molte organizzazioni, sbagliando, pensano che per migliorare occorra semplicemente formare una parte del personale (solitamente chi si occupa di Qualità e i principali responsabili) in modo che essi possano trasferire nel lavoro di tutti i giorni ciò che hanno imparato ma le cose non sono così semplici.
La formazione serve, è innegabile, ma quello che è davvero indispensabile è una Direzione che abbia davvero voglia di migliorare e che, strategicamente, capisca da dove partire e quali priorità dare al progetto. Senza questo importantissimo punto di partenza, qualunque progetto di miglioramento sarà destinato al fallimento.
Ciò che i manager possono imparare durante un corso, infatti, potrebbe non essere allineato con le esigenze specifiche dell'azienda o con la sua cultura. Trasferire semplicemente un po' di nozioni a caso nel lavoro quotidiano può essere addirittura controproducente se non si sa cosa si sta facendo.

Il pericolo che si corre adottando questo atteggiamento è quello di ritenere che il miglioramento sia un dovere di chi si occupa di Qualità o, al massimo, dei singoli responsabili degli altri settori aziendali. La Direzione metterà, così, a disposizione le risorse affinché questi uomini si possano formare e li metterà in grado di impostare i loro progetti di miglioramento ma queste sono le basi su cui si fonderà un vero disastro, dato che ognuna di queste persone utilizzerà ciò che ha imparato per risolvere i problemi della propria area senza avere una visione complessiva di ciò che andrebbe fatto e, spesso, senza avere la minima idea degli obiettivi dell'organizzazione.

Avete una minima idea di cosa significhi tutto ciò? Se un'area migliora, ammesso che ci riesca, probabilmente lo farà a scapito di un'altra. Se - invece - non migliorerà, la Direzione penserà che la colpa sia del responsabile che ha fallito.
In ogni caso si sarà persa una splendida occasione per lavorare tutti insieme e seriamente al miglioramento!

Per lavorare bene si potrebbe, invece, pensare di partire da quattro domande relative alle nostre performance che, se formulate avendo ben in mente come utilizzare le risposte per pianificare il nostro progetto di miglioramento, potranno cambiare radicalmente il ruolo e i contributi di tutti all'interno del progetto stesso:

• l'intervento di miglioramento ipotizzato migliorerà almeno una situazione individuale o di area?
• Questo intervento migliorerà un processo?
• Ci sarà qualche impatto positivo anche su altri processi?
• L'organizzazione migliorerà le proprie performance grazie a questo intervento?

A questo punto, in base alle risposte ottenute, entreranno in gioco i decision maker che, in base alla strategia concordata a monte e agli obiettivi ipotizzati, decideranno le aree di intervento sulle quali iniziare a lavorare.

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Per dare una marcia in più ai vostri progetti di miglioramento, quindi, non limitatevi a seguire un programma personale o i consigli di un consulente ma lavorate con la vostra Direzione e partite da un'analisi dettagliata dell'organizzazione, dei processi, di come si svolge il lavoro, delle performance individuali e complessive e delle variabili che le influenzano.

Solamente dopo questo tipo di analisi sarete in grado di capire cosa migliorare e, a quel punto, potrete eventualmente farvi supportare da esperti del settore o da corsi di formazione.

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