GESTIONE VISUALE E PANNELLI
ESPLICATIVI

Scegliere indicatori pertinenti

La gestione visuale o visual management si basa, come spiega il nome, su una condivisione visuale delle informazioni necessarie per gestire un reparto o un ufficio.

Prima di spiegare - però - come esporre queste informazioni, sarebbe bene chiedersi cosa bisogna misurare.
E' questa la prima domanda da farsi se si vuole lavorare con uno strumento come il visual management. Potreste voler misurare la sicurezza, la qualità, il livello di controllo applicato, le performance ma anche fattori più sfuggenti come la motivazione del personale. O, ancora, potreste voler inserire nella gestione visuale indicatori suggeriti dai clienti.

La cosa certa è che dovrà essere la vostra azienda a decidere cosa monitorare, nell'ottica di strategie e obiettivi decisi a monte perché nessuno meglio di voi può sapere quali siano i punti da tenere sotto controllo all'interno della vostra realtà.

Scegliete indicatori pertinenti e poi spiegateli alle persone che vi si troveranno a diretto contatto. Nulla dev'essere appeso in un ufficio o in un reparto senza un'adeguata spiegazione di supporto. Cercate di far arrivare a tutti il messaggio che il visual management si fa per spiegare i fatti e non per trascrivere delle cifre o per puntare il dto contro qualcuno. Una misurazione permette di definire le priorità in maniera oggettiva e trasparente.

Potete iniziare il vostro percorso rendendo chiaro e visibile tutto ciò che serve per svolgere una certa attività e per tenerla monitorata.
Se ci sono degli obiettivi numerici da rispettare, ecco che dovranno essere ben visibili, se gli operatori sono responsabili della qualità di ciò che producono tutto deve essere messo nero su bianco, se ci sono istruzioni di lavoro da rispettare, è bene che siano riportate - semplificandole al massimo per permettere una consultazione veloce - vicino alla postazione di lavoro, se un team ha fatto progressi rendetelo noto a livello visuale con una faccina sorridente e se i vostri clienti sono soddisfatti fate in modo che tutti possano saperlo (ma vale anche il contrario!)

Il vostro modo di vedere le cose, di misurarle e di mantenerle monitorate influenza necessariamente anche il nostro modo di pensare e di agire. L'obiettivo di mantenere costantemente sotto controllo il lavoro svolto è, dunque, quello di poter reagire rapidamente nel caso in cui vi doveste accorgere dell'insorgere di qualche problematica ed è alla base di concetti quali il miglioramento continuo e la soddisfazione del cliente.

Ci sono aziende che non adottano il visual management perché non amano "pubblicizzare" l'insoddisfazione dei loro clienti e temono che un sistema come questo possa "mettere in piazza" piccoli e grandi problemi. Vogliamo rassicurarle perché non è certo questo lo scopo dello strumento.
Avere la situazione di un reparto o di un ufficio sotto controllo con una semplice occhiata ci aiuta a rendere vivo il nostro lavoro e permette di comprenderlo meglio rispetto alla semplice lettura di una serie di indicatori emessi dal sistema informativo.

Indicatori chiari, semplici e visibili a tutti permetteranno di fare ragionamenti veloci direttamente davanti ai tabelloni che li riportano perché, se avremo impostato bene il nostro sistema di visual management, i problemi emergeranno immediatamente con chiarezza.

Le tipologie di pannelli indicatori

I pannelli indicatori che compongono un sistema di visual management possono essere di diverso tipo. Troviamo, ad esempio:

• pannelli presenti presso le postazioni di lavoro: sono estremamente sintetici, riportano pochi valori e permettono di avere una visione di ciò che sta succedendo nelle singole postazioni.
  Si trovano a ridosso di ogni postazione per far sì che l'operatore possa scrivere e consultare rapidamente le informazioni di suo interesse senza doversi spostare (ricordiamo che il visual management è uno strumento tipico della Lean production e che per il Lean thinking ogni movimento o spostamento non necessario è un vero e proprio spreco!)
  Questi pannelli possono avere forme differenti per adattarsi a ciò che effettivamente serve per riportare i dati principali nella forma più fruibile e possono arrivare ad essere dei semplicissimi fogli apposti sulla macchina. La cosa importante è che siano chiari perché questa è la base della gestione visuale. Chiunque, consultando quel foglio, dovrà essere in grado di avere le informazioni che gli occorrono senza nemmeno consultare l'operatore. Una persona dell'Ufficio Commerciale, ad esempio, potrà facilmente controllare l'avanzamento dei suoi ordini più urgenti mentre il personale della Manutenzione potrà verificare lo stato della macchina
• pannelli con una visione d'insieme: possono essere posti al centro di un reparto o appesi alle pareti di un ufficio.
  Riportano le performance e le informazioni di riferimento riferite ad un certo periodo di tempo che può essere quotidiano (costituito essenzialmente dal consolidamento delle informazioni scritte e rilevate dagli operatori presso ogni postazione), di una settimana o di un mese (ad esempio con l'indicazione dei nuovi ordini acquisiti, con il piano delle ferie degli operatori, ecc.).
  Possiamo avere un tabellone diviso in tre parti (quotidiano, settimanale e mensile) dove i valori riportati dagli operatori (ad esempio una performance del primo giorno del 50% e una del secondo giorno dell'82%) vengono riassunti e posti all'interno di un trend, elaborandoli in modo da rendere subito chiaro in quale direzione si sta andando. Nel nostro esempio, se la performance da raggiungere fosse del 70%, avremmo un andamento negativo nel primo giorno (individuabile con la rappresentazione di un bel semaforo rosso) e positivo nel secondo (semaforo verde). Ecco un modo semplice che un caporeparto potrebbe scegliere per rappresentare nel pannello centrale le percentuali riportate a bordo macchina dai suoi uomini.
  Questa tipologia di pannello informativo contiene tutte le informazioni d'insieme necessarie per avere una visione complessiva ma sintetica di ciò che sta succedendo in un reparto produttivo o in un ufficio.
  Le informazioni di base potrebbero, poi, essere affiancate da un piano delle azioni decise e da uno stato che ne individui l'avanzamento e completarsi con report quali un piano della produzione, una matrice della qualità, ecc.

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

• pannelli dedicati ai visitatori: questi pannelli sono particolari perché dedicati alle persone che entrano in un ufficio o in un reparto produttivo come semplici visitatori. Solitamente riportano le informazioni necessarie a chi visiti questi posti per la prima volta e possono comprendere un riassunto delle politiche aziendali, le informazioni relative alla sicurezza e molto altro, a seconda dell'obiettivo che l'azienda vuole ottenere con essi

PER SAPERNE DI PIU':