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Nel mondo della gestione della qualità, è essenziale affrontare con professionalità le opinioni e le idee di tutti anche se, a prima vista, possono apparirci un po' strambe. Come professionisti della qualità, il nostro ruolo è di fungere da guardiano dei principi di qualità sanciti dalla norma ISO 9001 e di assicurare che questi siano applicati in modo efficace per soddisfare sia gli standard di riferimento che le esigenze dell'organizzazione. Quando un collega presenta un'idea "insolita" sull'applicazione della ISO 9001, è importante ascoltare attentamente e valutare la proposta con uno spirito critico ma costruttivo. Ecco alcuni passaggi chiave che bisognerebbe seguire:

• ascoltare con attenzione l'idea o la proposta, cercando di comprendere la prospettiva del collega e le motivazioni dietro la sua teoria
• valuta l'idea tenendo conto dei requisiti della ISO 9001, considerando se e come l'idea potrebbe migliorare effettivamente il sistema qualità
• confrontare l'idea con le best practice apprese nel tempo
• considerare i dati e le evidenze disponibili per valutare l'efficacia e l'efficienza dell'idea proposta
• fornire un feedback basato sui dati che spieghi come l'idea si allinea o diverge dalle aspettative della ISO 9001
• mantenere una mentalità aperta all'innovazione, riconoscendo che tutti i metodi e le pratiche possono essere soggetti a miglioramenti e che le nuove idee possono fornire stimoli preziosi

In alcuni casi, però, ci vengono proposti come "dati di fatto" cose che nulla hanno a che fare con i contenuti normativi e, in questo caso, bisogna smontare la credenza facendo un po' di formazione al volo. Vediamo qualcuno dei casi più diffusi di "informazioni errate" a tema ISO 9001 e qualità in generale.

Gli audit interni si fanno solo una volta all'anno

La convinzione che gli audit interni debbano essere effettuati solo una volta all'anno riflette un approccio che potrebbe non sfruttare appieno i benefici di un programma di audit interno più robusto e frequente.

Si potrebbe iniziare a spiegare che, sebbene la norma ISO 9001:2015 richieda che gli audit interni siano condotti a intervalli pianificati, non specifica che debbano essere annuali. La frequenza degli audit interni può essere adattata in base alle esigenze specifiche dell'organizzazione, alla natura dei suoi processi e ai rischi associati. Aree con maggiori rischi o che hanno subito cambiamenti recenti potrebbero richiedere audit più frequenti.

Gli audit interni sono un potente strumento per il miglioramento continuo. Condurre audit più frequenti può aiutare a identificare e risolvere rapidamente le problematiche, contribuendo a migliorare costantemente la qualità e l'efficienza. Gli audit regolari, inoltre, permettono di monitorare l'efficacia delle azioni correttive intraprese in risposta ai risultati degli audit precedenti. Questo assicura che le misure adottate siano efficaci e portino a miglioramenti tangibili.

Audit interni più frequenti possono aumentare la consapevolezza e il coinvolgimento del personale rispetto ai principi della qualità e alle pratiche del SGQ, rafforzando la cultura della qualità all'interno dell'organizzazione. Non tutti gli audit devono essere ampi e complessi. Più sono frequenti e più possono concentrarsi su aree specifiche o processi, permettendo un'analisi più dettagliata e mirata.

In conclusione, un programma di audit interno dovrebbe essere flessibile e basato sulla valutazione delle esigenze e dei rischi dell'organizzazione. Gli audit interni non sono solo un requisito da soddisfare ma un'opportunità per promuovere il miglioramento continuo e mantenere l'efficacia del Sistema di gestione della qualità.

Il riesame di direzione è lungo e immobilizza il top management per troppo tempo

La percezione che il riesame di direzione debba trattare tutti i temi in un'unica riunione annuale e sia, di conseguenza, molto lungo e stancante può derivare da una comprensione limitata delle pratiche migliori e più efficaci in termini di gestione della qualità. Sarebbe bene spiegare che, sebbene la norma ISO 9001:2015 richieda un riesame di direzione, non specifica che tutti i temi debbano essere trattati in un'unica riunione annuale. La frequenza e la struttura dei riesami di direzione possono essere adattati in base alle esigenze e alle dinamiche specifiche dell'organizzazione. Tenere riunioni di riesame più frequenti (ad esempio, semestrali o trimestrali) può essere più efficace per monitorare continuamente le prestazioni del sistema qualità, rispondere tempestivamente ai cambiamenti e mantenere l'allineamento strategico. Alcuni temi trattati nel riesame di direzione, tra l'altro, possono essere complessi e richiedere un'analisi approfondita. Suddividere questi temi in più riunioni può consentire una discussione più dettagliata e una pianificazione più efficace.

E' bene precisare anche che non tutti i temi richiedono lo stesso livello di attenzione in ogni riesame. Alcuni potrebbero necessitare di essere discussi più frequentemente, mentre altri potrebbero essere adeguatamente trattati su base annuale. La cosa importante è mantenere una documentazione adeguata di ogni riesame di direzione, indipendentemente dalla frequenza. Questo garantisce una continuità nel monitoraggio delle prestazioni e nelle decisioni strategiche.

Una valutazione regolare e sistematica dei vari aspetti del SGQ, invece di un unico riesame annuale, può fornire informazioni più tempestive e pertinenti per il miglioramento continuo. Mentre una riunione annuale potrebbe essere sufficiente per alcune organizzazioni, l'adozione di un approccio più flessibile e frequente al riesame di direzione può offrire vantaggi significativi in termini di agilità, reattività e efficacia della gestione della qualità.

La qualità crea solamente un sacco di burocrazia inutile

Quando qualcuno sostiene che un sistema qualità burocratizzi i processi, è importante comprendere che tale percezione potrebbe sorgere da una cattiva implementazione o da un'incomprensione del vero scopo dell'applicazione della qualità. Si potrebbe rispondere che il vero obiettivo di un sistema qualità è ben definito dalla norma ISO 9001:2015 ed è migliorare l'efficienza e l'efficacia dei processi aziendali. Per centrare questo obiettivo occorre identificare, monitorare e ottimizzare in maniera continua i processi, garantendo al contempo che i prodotti o servizi soddisfino costantemente le esigenze e le aspettative dei clienti.

Il SGQ è incentrato sul principio del miglioramento continuo (Kaizen) e questo significa che, invece che creare burocrazia, il sistema è progettato per identificare e rimuovere inefficienze e sprechi, semplificando e ottimizzando i processi esistenti.

È vero, però, che un sistema qualità richiede della documentazione di supporto ma lo scopo di queste informazioni documentate non è di creare burocrazia, bensì di fornire chiarezza e coerenza nei processi. La documentazione aiuta a garantire che tutti i membri dell'organizzazione comprendano i loro ruoli e le loro responsabilità e possano eseguire i processi in modo coerente e ripetibile.

Per quanto riguardo la capacità di adattamento, i sistemi di gestione della qualità moderni sono progettati per essere flessibili e adattabili alle esigenze specifiche di ogni organizzazione e questo significa che possono essere personalizzati per concentrarsi su ciò che è veramente importante per l'azienda. Un buon SGQ incoraggia il feedback da parte di tutti i membri dell'organizzazione e utilizza questi input per adattarsi e migliorare. Questo processo di feedback continua a garantire che il sistema sia sempre allineato con le esigenze reali dell'azienda e non diventi un mero fardello burocratico.

Tutti i documenti devono essere gestiti con una master list

La convinzione che il controllo documentale possa essere gestito solo attraverso un elenco completo di tutti i documenti è un approccio limitato e non riflette completamente la flessibilità e l'efficacia delle moderne pratiche di gestione documentale. E' bene spiegare che esistono diverse metodologie per il controllo documentale. Anche se una master list può essere utile, non è l'unico metodo efficace. Con l'evoluzione della tecnologia, sono disponibili soluzioni software avanzate che offrono metodi più dinamici e interattivi per gestire i documenti. I sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) permettono di archiviare, tracciare, modificare e recuperare documenti in modo più efficiente rispetto ai metodi tradizionali basati su liste statiche. Nei moderni sistemi di gestione è fondamentale che i documenti siano facilmente accessibili e aggiornabili. Con gli strumenti digitali, le modifiche ai documenti possono essere effettuate in tempo reale, garantendo che tutti gli utenti abbiano accesso alla versione più aggiornata.

Un sistema di gestione documentale ben strutturato offre funzionalità di controllo delle versioni e tracciamento delle modifiche che sono essenziali per mantenere l'integrità dei documenti e per soddisfare i requisiti di conformità. Le esigenze relative alla gestione documentale, ovviamente, variano da un'organizzazione all'altra ma i sistemi moderni permettono una grande personalizzazione e flessibilità, consentendo alle organizzazioni di sviluppare un sistema che meglio si adatta alle loro specifiche necessità. Molti sistemi di gestione documentale, inoltre, offrono ottime misure di sicurezza e conformità come la crittografia dei dati e l'accesso ai dati basato sui ruoli che sono essenziali per la protezione delle informazioni. Infine, gli strumenti digitali riducono il rischio di errori umani associati alla gestione manuale dei documenti e migliorano l'efficienza complessiva del processo.

In conclusione, pur riconoscendo l'utilità di una master list in certi contesti, è importante rimarcare che il controllo documentale può essere gestito in modo più efficace e flessibile attraverso l'uso di tecnologie moderne e sistemi di gestione documentale avanzati.

Le non conformità devono avere un'azione correttiva

Quando qualcuno sostiene che tutte le non conformità richiedono un'azione correttiva, è importante chiarire il concetto di non conformità nel contesto dei sistemi di gestione della qualità e il modo appropriato di affrontarle. Una non conformità si verifica quando un processo, un prodotto o un servizio non soddisfa i requisiti stabiliti. Tuttavia, non tutte le non conformità hanno lo stesso impatto o gravità e questo deve guidare la risposta appropriata. Ogni non conformità dovrebbe essere valutata in base al suo impatto sulla qualità, sulla sicurezza, sul cliente e sulle attività aziendali. Alcune non conformità potrebbero essere minori e non incidere significativamente, mentre altre potrebbero avere conseguenze più gravi.

Non tutte le non conformità richiedono azioni correttive; a volte, possono essere sufficienti misure di controllo o di correzione immediate. La decisione di intraprendere un'azione correttiva dovrebbe essere basata sulla valutazione del rischio associato alla non conformità. Per le non conformità minori o a basso rischio, potrebbe essere sufficiente una correzione semplice o nessuna azione affatto. Anche se non tutte le non conformità richiedono azioni correttive, è importante documentarle. Questo aiuta a monitorare i pattern ricorrenti e può fornire dati preziosi per il miglioramento continuo.

In un sistema di gestione della qualità il focus dovrebbe essere sul miglioramento continuo. Analizzare le tendenze e i modelli nelle non conformità può aiutare a identificare le aree per miglioramenti proattivi, riducendo così la probabilità di future non conformità. Infine, è importante educare i membri del team sul significato delle non conformità e sulle modalità appropriate per gestirle. Questo aiuta a creare una cultura di qualità dove le non conformità sono viste come opportunità per l'apprendimento e il miglioramento.

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