IL MODULO PER LA VALUTAZIONE DEI FORNITORI

A cosa serve e come può essere strutturato al meglio il modulo per valutare i fornitori?

"La catena del valore è forte quanto il suo anello più debole. Collaborare con i fornitori significa rafforzare ogni anello"
(Michael Porter)

Introduzione

Il modulo per la gestione dei fornitori, inteso anche nella sua formula elettronica e integrata all'interno di un apposito gestionale, è una componente essenziale del sistema di gestione della qualità che mira a garantire che i prodotti e i servizi acquistati da fornitori esterni soddisfino i requisiti di qualità dell'organizzazione. Questo modulo fornisce un approccio sistematico per valutare, selezionare e monitorare i fornitori, al fine di assicurare la conformità ai requisiti e migliorare continuamente le prestazioni della supply chain.

Obiettivi per progettare questo modulo dovrebbero essere:

Identificare e selezionare fornitori qualificati, in grado di soddisfare i requisiti di qualità, costo e consegna
Valutare periodicamente le prestazioni dei fornitori, monitorando la qualità dei prodotti e dei servizi forniti
Collaborare con i fornitori per risolvere eventuali problemi di qualità e migliorare continuamente le prestazioni
Garantire la tracciabilità dei prodotti acquistati lungo tutta la catena di fornitura

Funzionalità principali

Le parti in cui possiamo suddividere e strutturare il nostro modulo sono:

Anagrafica fornitori: gestione delle informazioni sui fornitori, come dati anagrafici, contatti, certificazioni, ecc.

Dati anagrafici dei fornitori
Contatti e informazioni di comunicazione
Certificazioni e qualifiche dei fornitori
Storico delle prestazioni dei fornitori

Valutazione dei fornitori: valutazione periodica delle prestazioni dei fornitori, attraverso audit, ispezioni, analisi dei dati di qualità, ecc.
- Definizione dei criteri di qualifica dei fornitori: identificazione dei requisiti di qualità, costo, consegna e servizio per i fornitori. Definizione dei criteri di valutazione dei fornitori come certificazioni, capacità tecniche, solidità finanziaria, esperienza, ecc. Creazione di un sistema di punteggio o di classificazione dei fornitori basato sui criteri definiti
- Processo di valutazione iniziale dei fornitori: raccolta delle informazioni sui potenziali fornitori attraverso questionari, visite in loco, referenze, ecc. Valutazione delle capacità dei fornitori rispetto ai criteri di qualifica definiti. Selezione dei fornitori che soddisfano i requisiti e inserimento nell'elenco dei fornitori approvati. Comunicazione ai fornitori delle aspettative e dei requisiti di qualità dell'organizzazione
- Valutazione periodica delle prestazioni dei fornitori: definizione degli indicatori di prestazione (KPI) per i fornitori come la qualità dei prodotti, la puntualità delle consegne, il livello di servizio, ecc. Raccolta e analisi dei dati sulle prestazioni dei fornitori, attraverso ispezioni in ingresso, feedback degli utilizzatori, reclami, ecc. Valutazione periodica delle prestazioni dei fornitori rispetto agli indicatori definiti. Identificazione delle aree di miglioramento e delle azioni correttive necessarie. Comunicazione ai fornitori dei risultati delle valutazioni e delle aspettative di miglioramento
- Audit e ispezioni dei fornitori: pianificazione e conduzione di audit periodici ai fornitori per verificare la conformità ai requisiti di qualità e alle specifiche. Esecuzione di ispezioni in loco dei processi produttivi e dei sistemi di gestione della qualità. Identificazione delle non conformità e delle opportunità di miglioramento. Definizione e monitoraggio delle azioni correttive e preventive concordate con i fornitori. Verifica dell'efficacia delle azioni intraprese e aggiornamento delle valutazioni dei fornitori.
- Gestione dei questionari di valutazione dei fornitori: definizione degli obiettivi e delle aree di valutazione dei questionari, come la capacità produttiva, la gestione della qualità, la conformità normativa, la responsabilità sociale, ecc. Sviluppo delle domande del questionario in base alle aree di valutazione identificate, utilizzando una combinazione di domande chiuse e aperte. Definizione dei criteri di valutazione e dei punteggi associati a ciascuna domanda o area di valutazione. Identificazione dei fornitori a cui inviare i questionari di valutazione, in base a criteri come la criticità della fornitura, il volume di acquisto, la durata della relazione, ecc. Riesame delle risposte dei fornitori per verificarne la completezza e la coerenza. Assegnazione dei punteggi alle risposte dei fornitori in base ai criteri di valutazione predefiniti. Identificazione delle aree di forza e di debolezza dei fornitori in base alle risposte fornite. Condivisione dei risultati dei questionari con i fornitori e discussione delle aree di miglioramento identificate

Fase	Descrizione
Definizione dei criteri di qualifica dei fornitori	identificazione dei requisiti di qualità, costo, consegna e servizio per i fornitori definizione dei criteri di valutazione dei fornitori come certificazioni, capacità tecniche, solidità finanziaria, esperienza, ecc. creazione di un sistema di punteggio o di classificazione dei fornitori basato sui criteri definiti
Processo di valutazione iniziale	raccolta delle informazioni sui potenziali fornitori attraverso questionari, visite in loco, referenze, ecc. valutazione delle capacità dei fornitori rispetto ai criteri di qualifica definiti selezione dei fornitori che soddisfano i requisiti e inserimento nell'elenco dei fornitori approvati comunicazione ai fornitori delle aspettative e dei requisiti di qualità dell'organizzazione
Valutazione periodica delle prestazioni	definizione degli indicatori di prestazione (KPI) per i fornitori come la qualità dei prodotti, la puntualità delle consegne, il livello di servizio, ecc. raccolta e analisi dei dati sulle prestazioni dei fornitori, attraverso ispezioni in ingresso, feedback degli utilizzatori, reclami, ecc. valutazione periodica delle prestazioni dei fornitori rispetto agli indicatori definiti. Identificazione delle aree di miglioramento e delle azioni correttive necessarie comunicazione ai fornitori dei risultati delle valutazioni e delle aspettative di miglioramento
Audit e ispezioni	pianificazione e conduzione di audit periodici ai fornitori per verificare la conformità ai requisiti di qualità e alle specifiche esecuzione di ispezioni in loco dei processi produttivi e dei sistemi di gestione della qualità identificazione delle non conformità e delle opportunità di miglioramento definizione e monitoraggio delle azioni correttive e preventive concordate con i fornitori verifica dell'efficacia delle azioni intraprese e aggiornamento delle valutazioni dei fornitori
Gestione dei questionari di valutazione	definizione degli obiettivi e delle aree di valutazione dei questionari, come la capacità produttiva, la gestione della qualità, la conformità normativa, la responsabilità sociale, ecc. sviluppo delle domande del questionario in base alle aree di valutazione identificate, utilizzando una combinazione di domande chiuse e aperte definizione dei criteri di valutazione e dei punteggi associati a ciascuna domanda o area di valutazione identificazione dei fornitori a cui inviare i questionari di valutazione, in base a criteri come la criticità della fornitura, il volume di acquisto, la durata della relazione, ecc. riesame delle risposte dei fornitori per verificarne la completezza e la coerenza assegnazione dei punteggi alle risposte dei fornitori in base ai criteri di valutazione predefiniti identificazione delle aree di forza e di debolezza dei fornitori in base alle risposte fornite condivisione dei risultati dei questionari con i fornitori e discussione delle aree di miglioramento identificate

Gestione dei contratti: gestione dei contratti con i fornitori mediante la definizione dei requisiti della qualità, le specifiche, le condizioni di fornitura, ecc.
- Definizione dei requisiti di qualità nei contratti: identificazione dei requisiti di qualità specifici per i prodotti o servizi da acquistare. Inclusione dei requisiti di qualità nei contratti o negli accordi di fornitura. Definizione delle responsabilità del fornitore riguardo alla qualità, come la conformità alle specifiche, i criteri di accettazione, i controlli di qualità richiesti, ecc. Specificazione delle conseguenze in caso di non conformità, come penali, risoluzione del contratto, ecc.
- Specifiche tecniche e di fornitura: definizione delle specifiche tecniche dettagliate per i prodotti o servizi da acquistare. Identificazione dei requisiti di confezionamento, etichettatura, conservazione e trasporto. Definizione dei requisiti di documentazione, come certificati di conformità, rapporti di prova, istruzioni per l'uso, ecc. Comunicazione delle specifiche ai fornitori e verifica della loro comprensione e accettazione
- Creazione e gestione degli ordini di acquisto: creazione degli ordini di acquisto in base ai contratti o agli accordi di fornitura. Inclusione dei riferimenti alle specifiche tecniche e ai requisiti di qualità negli ordini di acquisto. Gestione delle modifiche agli ordini di acquisto, assicurando la comunicazione tempestiva ai fornitori. Monitoraggio dello stato degli ordini di acquisto e della conformità alle condizioni di fornitura concordate
- Verifica della conformità dei prodotti ricevuti: definizione dei piani di controllo in ingresso per i prodotti acquistati. Esecuzione delle ispezioni e dei test di accettazione sui prodotti ricevuti. Registrazione dei risultati delle verifiche di conformità. Identificazione delle non conformità e attivazione del processo di gestione delle non conformità. Comunicazione al fornitore degli esiti delle verifiche di conformità
- Gestione delle non conformità dei prodotti acquistati: identificazione e documentazione delle non conformità riscontrate sui prodotti acquistati. Segregazione dei prodotti non conformi per evitarne l'utilizzo involontario. Comunicazione al fornitore delle non conformità e richiesta di azioni correttive. Valutazione delle azioni correttive proposte dal fornitore e monitoraggio della loro attuazione. Verifica dell'efficacia delle azioni correttive e aggiornamento delle registrazioni di qualità. Eventuale attivazione del processo di reso o di rilavorazione dei prodotti non conformi

Fase	Descrizione
Definizione dei requisiti di qualità nei contratti	identificazione dei requisiti di qualità specifici per i prodotti o servizi da acquistare inclusione dei requisiti di qualità nei contratti o negli accordi di fornitura definizione delle responsabilità del fornitore riguardo alla qualità, come la conformità alle specifiche, i criteri di accettazione, i controlli di qualità richiesti, ecc. specificazione delle conseguenze in caso di non conformità, come penali, risoluzione del contratto, ecc.
Specifiche tecniche e di fornitura	definizione delle specifiche tecniche dettagliate per i prodotti o servizi da acquistare identificazione dei requisiti di confezionamento, etichettatura, conservazione e trasporto definizione dei requisiti di documentazione, come certificati di conformità, rapporti di prova, istruzioni per l'uso, ecc. comunicazione delle specifiche ai fornitori e verifica della loro comprensione e accettazione
Creazione e gestione degli ordini di acquisto	creazione degli ordini di acquisto in base ai contratti o agli accordi di fornitura inclusione dei riferimenti alle specifiche tecniche e ai requisiti di qualità negli ordini di acquisto gestione delle modifiche agli ordini di acquisto, assicurando la comunicazione tempestiva ai fornitori monitoraggio dello stato degli ordini di acquisto e della conformità alle condizioni di fornitura concordate
Verifica della conformità dei prodotti ricevuti	definizione dei piani di controllo in ingresso per i prodotti acquistati esecuzione delle ispezioni e dei test di accettazione sui prodotti ricevuti registrazione dei risultati delle verifiche di conformità identificazione delle non conformità e attivazione del processo di gestione delle non conformità comunicazione al fornitore degli esiti delle verifiche di conformità
Gestione delle non conformità dei prodotti acquistati	identificazione e documentazione delle non conformità riscontrate sui prodotti acquistati segregazione dei prodotti non conformi per evitarne l'utilizzo involontario comunicazione al fornitore delle non conformità e richiesta di azioni correttive valutazione delle azioni correttive proposte dal fornitore e monitoraggio della loro attuazione verifica dell'efficacia delle azioni correttive e aggiornamento delle registrazioni di qualità eventuale attivazione del processo di reso o di rilavorazione dei prodotti non conformi

Gestione degli ordini di acquisto: creazione e gestione degli ordini di acquisto, verifica della conformità dei prodotti ricevuti
Tracciabilità dei prodotti: gestione della tracciabilità dei prodotti acquistati, registrazione dei lotti, delle date di produzione, dei certificati di conformità, ecc.
- Registrazione dei lotti e delle date di produzione: definizione del sistema di identificazione dei lotti di produzione dei fornitori. Registrazione dei numeri di lotto e delle date di produzione dei prodotti acquistati. Associazione dei lotti di produzione ai relativi ordini di acquisto e ai documenti di fornitura. Archiviazione delle informazioni sui lotti per facilitare la tracciabilità e la rintracciabilità
- Gestione dei certificati di conformità: richiesta ai fornitori dei certificati di conformità per i lotti di produzione forniti. Verifica della completezza e della correttezza dei certificati di conformità ricevuti. Archiviazione dei certificati di conformità in associazione ai lotti di produzione corrispondenti. Utilizzo dei certificati di conformità per dimostrare la conformità dei prodotti acquistati ai requisiti specificati
- Tracciabilità dei prodotti lungo la catena di fornitura: implementazione di un sistema di tracciabilità che consenta di seguire il percorso dei prodotti acquistati lungo la catena di fornitura. Registrazione delle informazioni di tracciabilità, come i codici di identificazione dei prodotti, i lotti di produzione, le date di spedizione e ricezione, ecc. Mantenimento delle relazioni tra i lotti di produzione dei fornitori e i lotti di produzione interni o i prodotti finiti. Utilizzo delle informazioni di tracciabilità per facilitare la gestione dei richiami di prodotto, la risoluzione dei problemi di qualità e l'analisi delle cause radice
- Integrazione con il sistema di gestione della qualità: integrazione delle informazioni di tracciabilità dei prodotti acquistati nel sistema di gestione della qualità dell'organizzazione. Utilizzo delle informazioni di tracciabilità per supportare i processi di controllo qualità, come le ispezioni in ingresso, i test di accettazione, ecc. Condivisione delle informazioni di tracciabilità con altri processi rilevanti, come la gestione dei reclami, la gestione delle non conformità, ecc. Utilizzo delle informazioni di tracciabilità per l'analisi dei dati di qualità e il miglioramento continuo dei processi di acquisto e di gestione dei fornitori

Componente	Descrizione
Registrazione dei lotti e delle date di produzione	Definizione del sistema di identificazione dei lotti di produzione dei fornitori. Registrazione dei numeri di lotto e delle date di produzione dei prodotti acquistati. Associazione dei lotti di produzione ai relativi ordini di acquisto e ai documenti di fornitura. Archiviazione delle informazioni sui lotti per facilitare la tracciabilità e la rintracciabilità.
Gestione dei certificati di conformità	Richiesta ai fornitori dei certificati di conformità per i lotti di produzione forniti. Verifica della completezza e della correttezza dei certificati di conformità ricevuti. Archiviazione dei certificati di conformità in associazione ai lotti di produzione corrispondenti. Utilizzo dei certificati di conformità per dimostrare la conformità dei prodotti acquistati ai requisiti specificati.
Tracciabilità dei prodotti lungo la catena di fornitura	Implementazione di un sistema di tracciabilità che consenta di seguire il percorso dei prodotti acquistati lungo la catena di fornitura. Registrazione delle informazioni di tracciabilità, come i codici di identificazione dei prodotti, i lotti di produzione, le date di spedizione e ricezione, ecc. Mantenimento delle relazioni tra i lotti di produzione dei fornitori e i lotti di produzione interni o i prodotti finiti. Utilizzo delle informazioni di tracciabilità per facilitare la gestione dei richiami di prodotto, la risoluzione dei problemi di qualità e l'analisi delle cause radice.
Integrazione con il sistema di gestione della qualità	Integrazione delle informazioni di tracciabilità dei prodotti acquistati nel sistema di gestione della qualità dell'organizzazione. Utilizzo delle informazioni di tracciabilità per supportare i processi di controllo qualità, come le ispezioni in ingresso, i test di accettazione, ecc. Condivisione delle informazioni di tracciabilità con altri processi rilevanti, come la gestione dei reclami, la gestione delle non conformità, ecc. Utilizzo delle informazioni di tracciabilità per l'analisi dei dati di qualità e il miglioramento continuo dei processi di acquisto e di gestione dei fornitori.

Azioni correttive e preventive

Identificazione delle non conformità dei fornitori: definizione dei criteri per l'identificazione delle non conformità dei fornitori, come la mancata conformità ai requisiti di qualità, i ritardi nelle consegne, i problemi di servizio, ecc.
Raccolta e analisi dei dati sulle prestazioni dei fornitori per identificare le non conformità. Registrazione e documentazione delle non conformità identificate, includendo informazioni come la descrizione del problema, il fornitore coinvolto, l'impatto sulla qualità, ecc. Classificazione delle non conformità in base alla loro gravità e priorità
Gestione dei reclami e dei feedback sui fornitori: implementazione di un processo per la raccolta e la gestione dei reclami e dei feedback sui fornitori, sia interni che esterni. Registrazione e analisi dei reclami e dei feedback per identificare i problemi ricorrenti o critici. Comunicazione dei reclami e dei feedback ai fornitori interessati e richiesta di azioni correttive. Monitoraggio della risoluzione dei reclami e dei feedback e della soddisfazione delle parti interessate
Definizione e monitoraggio delle azioni correttive e preventive: collaborazione con i fornitori per definire le azioni correttive necessarie per affrontare le non conformità identificate. Definizione delle azioni preventive per evitare il ripetersi di problemi simili in futuro. Assegnazione delle responsabilità e delle scadenze per l'attuazione delle azioni correttive e preventive. Monitoraggio dell'avanzamento delle azioni correttive e preventive e della loro attuazione da parte dei fornitori. Verifica dell'efficacia delle azioni intraprese attraverso il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori e delle non conformità successive
Valutazione dell'efficacia delle azioni intraprese: definizione dei criteri per valutare l'efficacia delle azioni correttive e preventive, come la riduzione delle non conformità, il miglioramento delle prestazioni dei fornitori, ecc. Raccolta e analisi dei dati sulle prestazioni dei fornitori dopo l'attuazione delle azioni correttive e preventive. Valutazione dell'efficacia delle azioni intraprese rispetto ai criteri definiti. Identificazione delle eventuali azioni aggiuntive necessarie per migliorare ulteriormente le prestazioni dei fornitori. Aggiornamento delle valutazioni dei fornitori e delle strategie di gestione dei fornitori in base all'efficacia delle azioni intraprese

Componente	Descrizione
Identificazione delle non conformità dei fornitori	Definizione dei criteri per l'identificazione delle non conformità dei fornitori raccolta e analisi dei dati sulle prestazioni, registrazione e documentazione delle non conformità classificazione basata sulla gravità e priorità.
Gestione dei reclami e dei feedback sui fornitori	Implementazione di un processo per la raccolta e la gestione dei reclami e feedback registrazione e analisi per identificare problemi ricorrenti comunicazione con i fornitori monitoraggio della risoluzione dei problemi e della soddisfazione delle parti interessate
Definizione e monitoraggio delle azioni correttive e preventive	Collaborazione con i fornitori per definire e attuare le azioni correttive e preventive necessarie assegnazione delle responsabilità monitoraggio dell'avanzamento e verifica dell'efficacia delle azioni intraprese
Valutazione dell'efficacia delle azioni intraprese	Definizione dei criteri per valutare l'efficacia delle azioni correttive e preventive raccolta e analisi dei dati post-attuazione valutazione dell'efficacia rispetto ai criteri definiti identificazione di azioni aggiuntive per miglioramenti ulteriori

Reporting e analisi: generazione di report e analisi delle prestazioni dei fornitori per identificare trend, rischi e opportunità di miglioramento
- Raccolta e analisi dei dati sulle prestazioni dei fornitori: definizione dei dati da raccogliere sulle prestazioni dei fornitori, come la qualità dei prodotti, i tempi di consegna, i costi, il livello di servizio, ecc. Identificazione delle fonti di dati, come i sistemi di gestione della qualità, i sistemi di gestione degli ordini, i feedback dei clienti, ecc. Raccolta dei dati sulle prestazioni dei fornitori in modo sistematico e automatizzato, ove possibile. Pulizia, validazione e consolidamento dei dati raccolti per garantirne l'accuratezza e la coerenza. Analisi dei dati sulle prestazioni dei fornitori utilizzando tecniche statistiche e di data mining per identificare pattern, correlazioni e anomalie
- Generazione di report e dashboard sulle prestazioni dei fornitori: progettazione di report e dashboard che presentino in modo chiaro e conciso le informazioni chiave sulle prestazioni dei fornitori. Sviluppo di visualizzazioni dei dati, come grafici, tabelle e indicatori, per facilitare la comprensione delle prestazioni dei fornitori. Generazione di report periodici sulle prestazioni dei fornitori, come report mensili, trimestrali o annuali. Distribuzione dei report e delle dashboard alle parti interessate, come il management, gli acquisti, la qualità, ecc. Fornitura di funzionalità di drill-down e di analisi interattiva per consentire agli utenti di esplorare i dati in modo autonomo
- Identificazione di trend e opportunità di miglioramento: analisi delle tendenze delle prestazioni dei fornitori nel tempo per identificare i miglioramenti o i peggioramenti. Confronto delle prestazioni dei fornitori rispetto a benchmark interni o esterni per identificare le aree di eccellenza o di debolezza. Identificazione delle opportunità di miglioramento delle prestazioni dei fornitori, come la riduzione dei tempi di consegna, l'aumento della qualità, la riduzione dei costi, ecc. Priorità alle opportunità di miglioramento in base al loro impatto potenziale e alla fattibilità. Definizione dei piani d'azione per cogliere le opportunità di miglioramento e monitoraggio della loro attuazione
- Monitoraggio degli indicatori relativi ai fornitori: definizione dei KPI rilevanti per misurare le prestazioni dei fornitori, come il tasso di difettosità, il tempo di consegna medio, il costo totale di acquisto, ecc. Impostazione di obiettivi e soglie per gli indicatori dei fornitori, in linea con gli obiettivi aziendali e le aspettative dei clienti. Monitoraggio regolare dei KPI dei fornitori rispetto agli obiettivi definiti. Identificazione dei fornitori che non soddisfano gli obiettivi dei KPI e definizione di azioni correttive. Comunicazione dei risultati dei KPI ai fornitori e collaborazione per il miglioramento delle prestazioni

Componente	Descrizione
Raccolta e analisi dei dati sulle prestazioni dei fornitori	Definizione dei dati da raccogliere come la qualità dei prodotti, i tempi di consegna, i costi, il livello di servizio, ecc. Identificazione delle fonti di dati, raccolta sistematica e automatizzata, pulizia, validazione e consolidamento dei dati. Utilizzo di tecniche statistiche e di data mining per identificare pattern, correlazioni e anomalie.
Generazione di report e dashboard	Progettazione di report e dashboard per presentare chiaramente le prestazioni dei fornitori Sviluppo di visualizzazioni dei dati come grafici, tabelle e indicatori Generazione di report periodici e distribuzione ai stakeholder Fornitura di funzionalità di drill-down e di analisi interattiva.
Identificazione di trend e opportunità di miglioramento	Analisi delle tendenze delle prestazioni dei fornitori nel tempo per identificare miglioramenti o peggioramenti Confronto delle prestazioni rispetto a benchmark interni o esterni Identificazione e priorità delle opportunità di miglioramento basate su impatto potenziale e fattibilità Definizione e monitoraggio dei piani d'azione.
Monitoraggio degli indicatori relativi ai fornitori	Definizione dei KPI rilevanti per misurare le prestazioni dei fornitori, come il tasso di difettosità, il tempo di consegna medio, ecc. Impostazione di obiettivi e soglie per questi indicatori Monitoraggio regolare dei KPI Identificazione dei fornitori che non soddisfano gli obiettivi Collaborazione per il miglioramento delle prestazioni

Ognuna di queste parti contribuisce al funzionamento complessivo del modulo di gestione dei fornitori, garantendo una gestione efficace delle relazioni con l catena di fornitura e assicurando la qualità dei prodotti e dei servizi acquistati.

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