IL SISTEMA DOCUMENTALE GESTITO
SECONDO LA ISO 9001

Un sistema documentale ben progettato e costruito supporta il Sistema Qualità di un'organizzazione assicurando che:

• le informazioni trasmesse siano approvate;
• informazioni e documenti siano sempre aggiornati;
• il tutto sia disponibile quando serve;
• i documenti vengano modificati in maniera controllata;
• l'accesso, la distribuzione, le revisioni e il controllo della documentazione vengano monitorati

Le informazioni documentate coprono tutte le aree di un'organizzazione e seguono alcune linee guida che assicurano che siano appropriate ed adeguate.

La documentazione che necessita di essere controllata include:

• politiche aziendali;
• procedure;
• istruzioni di lavoro;
• report;
• disegni;
• standard;
• informazioni necessarie per verificare e provare che il sistema soddisfi i requisiti ;
• requisiti contrattuali

I requisiti per una buona gestione documentale

I requisti di base della ISO 9001 per controllare in maniera efficace la documentazione devono essere definiti in un'apposita procedura.

I documenti controllati, solitamente, riportano:

• un titolo;
• un indice di revisione;
• i numeri di pagina;
• un numero identificativo;
• un'approvazione prima dell'emissione (data e firma);
• una lista delle modifiche eventualmente apportate;
• una gestione controllata delle modifiche;
• una gestione controllata della distribuzione;
• un'identificazione chiara delle obsolescenze

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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Gli elementi del sistema documentale

Gli elementi di un sistema di controllo dei documenti possono variare a seconda dei requisiti del Sistema di gestione della Qualità di riferimento ma possono essere ricondotti essenzialmente a cinque elementi:

• la progettazione del sistema documentale inizia identificando tutte le necessità (derivanti da standard o cogenze e da richieste di clienti o utilizzatori) legate alla loro gestione
• la premessa precedente porta a considerare quali standard, obiettivi, valutazioni e decisioni vadano applicati (gestione dei documenti centralizzata oppure no, facilità di accesso e di utilizzo dei documenti, flessibilità del sistema documentale nella risposta ai cambiamenti del sistema, costi di gestione, livello di dettaglio da raggiungere, ecc.)
• vanno considerate le risorse necessarie per la gestione documentale che includono:
• persone
• formazione
• strumenti
• impegno da parte del management
• tutte queste risorse insieme non bastano se manca il supporto necessario che dovrà articolarsi secondo un piano di implementazione, un sistema di monitoraggio per tenere sotto controllo i progressi fatti, una revisione periodica dei risultati ottenuti, le decisioni relative ad eventuali azioni di follow-up
• il sistema documentale dovrà essere periodicamente verificato tramite audit per vedere se i requisiti siano stati soddisfatti o meno e permettere, così, al management di migliorare l'intero sistema

Conclusioni

Un sistema documentale sarà ben implementato quando tutti i documenti saranno stati preparati e distribuiti e gli utenti formati.

Gli elementi necessari per un buon mantenimento del sistema sono:

• revisione e aggiornamento periodico dei documenti per assicurarne l'adeguatezza e la corretta distribuzione;
• la formazione dei nuovi utilizzatori e l'aggiunta dei loro nomi nella lista di disttribuzione dei documenti;
• il costante controllo di come eventuali modifiche del Sistema Qualità si ripercuotano sul sistema documentale

Consigli finali

• Distribuzione dei documenti - fornite la copia di un documento solamente a chi necessita di un certo tipo di informazione. I manager, ad esempio, potrebbero non avere necessità dei documenti di stampo operativo distribuiti ai loro uomini;
• Firme di approvazione per l'emissione dei documenti - cercate di ridurle al minimo. Più firme avrete, più il sistema diventerà lento nell'adattarsi ai cambiamenti che dovrebbe supportare;
• Formato dei documenti - cercate di non scrivere dei romanzi e di redigere un testo chiaro corredato da immagini, schemi e diagrammi di flusso per facilitarne la comprensione;
• Livelli di informazione - cercate di capire bene quali elementi inserire in ogni livello del vostro sistema documentale. E' inutile, ad esempio, inserire nel manuale della Qualità informazioni che troviamo già nelle procedure o inserire nelle procedure un livello di dettaglio che è tipico delle istruzioni di lavoro. Più dettagli e riferimenti inserirete nei diversi livelli documentali e più testi avrete da aggiornare ad ogni modifica del Sistema

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