I DOCUMENTI PER GESTIRE L'UFFICIO ACQUISTI
L'elenco della documentazione, dei moduli e delle procedure per assicurare la Qualità nel processo di approvvigionamento.
Il ruolo della documentazione nel processo di Acquisto
Il processo di acquisto riveste un ruolo cruciale nel Sistema di Gestione della Qualità di ogni azienda. La norma ISO 9001:2015 dedica una sezione specifica (il punto 8.4) al controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall'esterno, sottolineando l'importanza di gestire e monitorare i fornitori e le attività di approvvigionamento.
Una documentazione chiara, completa e aggiornata è l'unica via per garantire che gli acquisti siano conformi ai requisiti specificati e che i fornitori esterni mantengano standard qualitativi elevati. Per questo, ogni Ufficio Acquisti deve avvalersi di moduli e procedure standardizzati per la qualifica, l'ordine, la valutazione e la riesame dei fornitori.
Moduli e Strumenti Essenziali per il Settore Acquisti
Di seguito, forniamo un elenco dei principali documenti che l'Ufficio Acquisti dovrebbe tenere sotto controllo e utilizzare per la gestione quotidiana e per il mantenimento del Sistema Qualità.
| Documento / Modulo | Funzione Principale |
|---|---|
| Modulo di Qualifica Fornitori | Raccolta dati e verifica iniziale delle capacità del fornitore. |
| Procedura Gestione Acquisti | Descrive le fasi del processo, dalla richiesta d'acquisto all'emissione dell'ordine. |
| Lista Fornitori Qualificati | Registro dei fornitori approvati e della relativa valutazione. |
| Modulo Valutazione Performance | Strumento per il monitoraggio periodico delle prestazioni di fornitura. |