IL PARAGRAFO 5.3 DELLA ISO 9001:2026 - DALLA ISO 9004:2018, AI FUTURE CONCEPT, ALLA ISO/DIS 9001:2025

di Staff di QualitiAmo

L'ultimo punto del capitolo 5 dell'ISO/DIS 9001:2025 è il punto 5.3 che riguarda ruoli, responsabilità e autorità.

ISO 9001:2015

Per vedere come si sono evoluti i concetti del punto 5.3 nel corso degli ultimi dieci anni, partiamo, come sempre, dalla ISO 9001:2015 che stabilisce i requisiti fondamentali per l'a direzione riguardo all'assetto organizzativo del sistema di gestione della qualità.

Il top management deve assicurare che le responsabilità e le autorità per i ruoli pertinenti siano assegnate, comunicate e comprese all'interno dell'organizzazione. Inoltre, la direzione è tenuta ad assegnare le responsabilità e le autorità per compiti specifici come, ad esempio, assicurare la conformità del SGQ ai requisiti della norma ISO 9001, assicurare che i processi stiano producendo gli output attesi, ecc.

È importante notare che, a differenza delle edizioni precedenti, la ISO 9001:2015 non richiede più un singolo "rappresentante della direzione" ma richiede che responsabilità e autorità analoghe siano assegnate ai ruoli gestionali pertinenti.

ISO 9004:2018

Nella ISO 9004:2018 i concetti di ruoli, responsabilità e autorità vengono notevolmente ampliati, specialmente attraverso l'enfasi sulla leadership, l'implementazione dell'approccio per processi e il coinvolgimento delle persone.

Il Capitolo 7 della ISO 9004, relativo alla leadership, rafforza l'impegno della direzione e la necessità di una struttura chiara:

• delega e risorse: la direzione dovrebbe fornire alle persone le risorse, la formazione e l'autorità necessaria per agire con responsabilità
• scopo: il top management dovrebbe incoraggiare e sostenere i manager a tutti i livelli per promuovere e mantenere la direzione da seguire
• leadership: la linea guida promuove lo sviluppo della leadership a tutti i livelli dell'organizzazione
• struttura: la direzione dovrebbe stabilire e mantenere una struttura organizzativa per migliorare la competitività

La ISO 9004 introduce anche una chiara estensione del concetto di responsabilità a livello di gestione dei processi. Per ogni processo, infatti, l'organizzazione dovrebbe nominare una persona o un team (spesso chiamato "process owner") che dovrebbe avere responsabilità e autorità definite per determinare, mantenere, controllare e migliorare il processo e la sua interazione con altri processi. L'organizzazione deve assicurare che le responsabilità, le autorità e i ruoli dei process owner siano riconosciuti in tutta l'organizzazione e che il personale associato ai processi abbia le competenze necessarie.

Il concetto di responsabilizzazione approfondisce l'uso dell'autorità delegata perché migliora la motivazione delle persone ad assumersi la responsabilità per il proprio lavoro e i suoi risultati. L'empowerment si ottiene fornendo alle persone le informazioni, l'autorità e la libertà necessarie per prendere decisioni relative al proprio lavoro.

I manager a tutti i livelli, inoltre, dovrebbero definire obiettivi chiari e delegare autorità e responsabilità per creare un ambiente di lavoro in cui le persone controllino il proprio lavoro e il processo decisionale.

Future concept

I future concept identificati dall'ISO per le prossime revisioni che si relazionano direttamente con il punto 5.3 sono quattro.

Partiamo con quello relativo agli aspetti legati alle persone che sottolinea la necessità di personale competente, responsabilizzato (empowered) e impegnato a tutti i livelli per il successo del sistema qualità. Richiede una visione più ampia delle "risorse umane" rispetto alla sola competenza/consapevolezza richieste dalla ISO 9001:2015.

Un altro concetto futuro importante è quello della gestione della conoscenza che sottolinea come una gestione efficace della conoscenza aumenti l'indipendenza decisionale dei collaboratori, permettendo loro di agire con maggiore autonomia senza ricorrere continuamente ai responsabili, supportando quindi l'autorità delegata.

Abbiamo poi il concetto legato all'etica e all'integrità che richiede che i leader mantengano comportamenti etici e questo, ovviamente, influenza direttamente il punto 5.3.

Infine abbiamo la gestione del cambiamento che influisce sui processi e sui ruoli professionali. È fondamentale pianificare i cambiamenti considerando l'allocazione o la riallocazione delle responsabilità e autorità. Questo supporta il requisito 5.3.e) di mantenere l'integrità del SGQ durante le modifiche.

ISO/DIS 9001:2025

Nel punto 5.3 dell'ISO/DIS 9001:2025 possiamo vedere che i requisiti della ISO 9001:2015 sono interamente mantenuti.

Possiamo anche vedere che alcuni concetti emersi dalla ISO 9004 e dai future concept sono stati integrati o rafforzati in altri paragrafi della bozza che impattano sull'esercizio dell'autorità e della responsabilità. Ad esempio, al punto 5.1.1, si afferma che la direzione deve promuovere la cultura della qualità e il comportamento etico. Questo è un passo significativo che concretizza la spinta dei concetti futuri e della linea guida a livello di leadership, influenzando implicitamente come le responsabilità vengono esercitate.

L'allegato A della bozza ribadisce anche che il top management deve indirizzare e supportare le persone e si riferisce al fatto che i ruoli sono assegnati per garantire che il sistema raggiunga i suoi obiettivi.

Sempre nell'allegato si chiarisce che il SGQ non è responsabilità di pochi e che la direzione deve assicurare l'assegnazione di autorità/responsabilità per tutti i processi di gestione della qualità. L'assegnazione dell'autorità deve anche garantire la tracciabilità delle decisioni e la responsabilità nell'uso delle tecnologie emergenti.

In sintesi, il paragrafo 5.3 della ISO/DIS 9001:2025 rimane fedele alla sua formulazione del 2015. L'influenza della ISO 9004 e dei concetti futuri si manifesta in modo diffuso e rafforzato nel requisito generale della leadership (5.1.1) e nelle note informative dell'allegato che sottolineano l'importanza della delega, dell'etica e della responsabilità distribuita per garantire un successo in grado di durare.

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