IL PARAGRAFO 5.3 DELLA ISO 9001:2015 - RUOLI, RESPONSABILITA' E AUTORITA' NELL'ORGANIZZAZIONE - 2

di Staff di QualitiAmo

(Prima parte)

Oltre alla scomparsa del termine "rappresentante della Direzione", nella ISO 9001:2015 troviamo altre modifiche per ciò che riguarda ruoli, autorità e responsabilità. Tra queste ricordiamo:

• la necessità di identificare le singole responsabilità specifiche da assegnare;
• il fatto che le responsabilità debbano essere assegnate ma anche ben comprese dalle persone;
• l'introduzione nello standard del nuovo termine "innovazione";
• la possibilità di suddividere i compiti tra le persone che compongono il management;
• il fatto che l’alta direzione diventi la sola responsabile dell’efficacia del Sistema di Gestione della Qualità;
• lo stralcio da questo paragrafo di tutta la parte relativa alla comunicazione interna che è entrata a far parte del punto 7.4 per diventare molto più prescrittiva

Se anche la nuova ISO 9001, proprio come la versione del 2008, insiste così tanto sull'univoca identificazione di responsabilità, autorità e ruoli è perché una loro chiara definizione sta alla base del buon funzionamento di qualsiasi sistema di gestione.
Ma qual è la differenza tra responsabilità e autorità? E' presto detto: le responsabilità riguardano ciò che le persone devono fare mentre le autorità si riferiscono a ciò che sono autorizzate a fare.

Tra le responsabilità che andranno affidate ricordiamo che la nuova norma prevede anche le seguenti:

• identificare rischi e opportunità di miglioramento;
• assicurare che venga mantenuta la necessaria attenzione al cliente;
• accertarsi che eventuali problemi relativi alla Qualità vengano mantenuti sotto controllo e comunicati al top management che - dal canto suo - assicurerà che venga mantenuta l'integrità di tutto il sistema ogni volta che verranno pianificati e implementati dei cambiamenti.
  L'Alta Direzione dovrà anche assicurarsi che ogni processo interagisca bene con gli altri e non solo che venga implementato e mantenuto nel tempo e questo deriva direttamente dalla nuova attenzione all'approccio per processi.
  In pratica, l'organizzazione deve provare che input e output dei processi siano definiti, forniti al momento giusto e collegati al processo giusto secondo la logica dei flussi

Quando ruoli, responsabilità e autorità sono ben definiti, c'è meno confusione e l'efficienza del sisterma aumenta.
Basti pensare a quante volte nella nostra vita di professionisti della Qualità abbiamo sentito dire qualcosa di simile:

• "Non è mia responsabilità";
• "Non c'è nessuno che sia mai stato davvero incaricato di svolgere questa attività";
• "C'è parecchia confusione su chi debba svolgere questo compito";
• "Ho tante responsabilità ma nessuna autorità";
• "Io non decido niente del mio lavoro";
• "Abbiamo troppi capi e poca gente che faccia davvero le cose"

Se nella vostra quotidianità avete sentito queste frasi o altre simili, è molto probabile che nella vostra organizzazione responsabilità e autorità non siano state ben definite, chiarite e comunicate. Concentriamoci per un momento sull'ultima parte della frase precedente: "comunicate". Come si comunicano responsabilità, autorità e ruoli?
Solitamente lo si fa in tre modi:

• con l'organigramma dell'organizzazione;
• con le indicazioni contenute nelle procedure ISO 9001 e nelle istruzioni di lavoro;
• tramite le direttive, le policy e le comunicazioni della Direzione

Per quanto riguarda le informazioni documentate, anche se in questo paragrafo non se ne fa cenno, è davvero difficile che un'organizzazione possa stabilire ruoli, responsabilità e autorità senza metterli nero su bianco. Magari è fattibile per le realtà piccolissime ma vi consigliamo, comunque, di riflettere sull'utilità di documentare il tutto tramite mansionari o altri documenti simili.
Accertatevi anche di pensare al modo per mantenere questi documenti aggiornati perché valutare su base continua se le esigenze alla base del Sistema Qualità siano cambiate è uno dei capisaldi della nuova norma e la definizione di ciò che devono fare le persone ne è una logica conseguenza.

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La nuova ISO 9001:2026
I capitoli 0, 1, 2 e 3 della ISO 9001:2026
I capitoli 4 e 5 della ISO 9001:2026
Paragrafo 4.1 della nuova ISO 9001:2026 - Capire l'organizzazione e il suo contesto
Paragrafo 4.2 della nuova ISO 9001:2026 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate
Paragrafo 4.3 della nuova ISO 9001:2026 - Determinare lo scopo del Sistema di gestione della Qualità
Paragrafo 4.4 della nuova ISO 9001:2026 - Sistema di gestione per la Qualità e relativi processi
Paragrafo 5.1 della nuova ISO 9001:2026 - Leadership e impegno
Paragrafo 5.2 della nuova ISO 9001:2026 - Politica