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Continuiamo il nostro viaggio ragionato e commentato all'interno dei singoli punti e paragrafi della nuova ISO 9001:2015

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(Prima parte)

Oltre alla scomparsa del termine "rappresentante della Direzione", nella ISO 9001:2015 troviamo altre modifiche per ciò che riguarda ruoli, autorità e responsabilità. Tra queste ricordiamo:

• la necessità di identificare le singole responsabilità specifiche da assegnare;
• il fatto che le responsabilità debbano essere assegnate ma anche ben comprese dalle persone;
• l'introduzione nello standard del nuovo termine "innovazione";
• la possibilità di suddividere i compiti tra le persone che compongono il management;
• il fatto che l’alta direzione diventi la sola responsabile dell’efficacia del Sistema di Gestione della Qualità;
• lo stralcio da questo paragrafo di tutta la parte relativa alla comunicazione interna che è entrata a far parte del punto 7.4 per diventare molto più prescrittiva

Se anche la nuova ISO 9001, proprio come la versione del 2008, insiste così tanto sull'univoca identificazione di responsabilità, autorità e ruoli è perché una loro chiara definizione sta alla base del buon funzionamento di qualsiasi sistema di gestione.
Ma qual è la differenza tra responsabilità e autorità? E' presto detto: le responsabilità riguardano ciò che le persone devono fare mentre le autorità si riferiscono a ciò che sono autorizzate a fare.

Tra le responsabilità che andranno affidate ricordiamo che la nuova norma prevede anche le seguenti:

• identificare rischi e opportunità di miglioramento;
• assicurare che venga mantenuta la necessaria attenzione al cliente;
• accertarsi che eventuali problemi relativi alla Qualità vengano mantenuti sotto controllo e comunicati al top management che - dal canto suo - assicurerà che venga mantenuta l'integrità di tutto il sistema ogni volta che verranno pianificati e implementati dei cambiamenti.
  L'Alta Direzione dovrà anche assicurarsi che ogni processo interagisca bene con gli altri e non solo che venga implementato e mantenuto nel tempo e questo deriva direttamente dalla nuova attenzione all'approccio per processi.
  In pratica, l'organizzazione deve provare che input e output dei processi siano definiti, forniti al momento giusto e collegati al processo giusto secondo la logica dei flussi

Quando ruoli, responsabilità e autorità sono ben definiti, c'è meno confusione e l'efficienza del sisterma aumenta.
Basti pensare a quante volte nella nostra vita di professionisti della Qualità abbiamo sentito dire qualcosa di simile:

• "Non è mia responsabilità";
• "Non c'è nessuno che sia mai stato davvero incaricato di svolgere questa attività";
• "C'è parecchia confusione su chi debba svolgere questo compito";
• "Ho tante responsabilità ma nessuna autorità";
• "Io non decido niente del mio lavoro";
• "Abbiamo troppi capi e poca gente che faccia davvero le cose"

Se nella vostra quotidianità avete sentito queste frasi o altre simili, è molto probabile che nella vostra organizzazione responsabilità e autorità non siano state ben definite, chiarite e comunicate. Concentriamoci per un momento sull'ultima parte della frase precedente: "comunicate". Come si comunicano responsabilità, autorità e ruoli?
Solitamente lo si fa in tre modi:

• con l'organigramma dell'organizzazione;
• con le indicazioni contenute nelle procedure ISO 9001 e nelle istruzioni di lavoro;
• tramite le direttive, le policy e le comunicazioni della Direzione

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Per quanto riguarda le informazioni documentate, anche se in questo paragrafo non se ne fa cenno, è davvero difficile che un'organizzazione possa stabilire ruoli, responsabilità e autorità senza metterli nero su bianco. Magari è fattibile per le realtà piccolissime ma vi consigliamo, comunque, di riflettere sull'utilità di documentare il tutto tramite mansionari o altri documenti simili.
Accertatevi anche di pensare al modo per mantenere questi documenti aggiornati perché valutare su base continua se le esigenze alla base del Sistema Qualità siano cambiate è uno dei capisaldi della nuova norma e la definizione di ciò che devono fare le persone ne è una logica conseguenza.

PER SAPERNE DI PIU':

Tutti gli articoli sulla ISO 9001
La nuova ISO 9001:2015
Il capitolo zero della nuova Iso 9001:2015
Il capitolo uno della nuova Iso 9001:2015 - Lo scopo della norma
I capitoli due e tre della nuova Iso 9001:2015 - Requisiti normativi e terminologia
Il capitolo quattro della nuova Iso 9001:2015 - Il contesto dell'organizzazione
Paragrafo 4.1 della nuova Iso 9001:2015 - Capire l'organizzazione e il suo contesto
Paragrafo 4.2 della nuova Iso 9001:2015 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate
Paragrafo 4.3 della nuova Iso 9001:2015 - Determinare lo scopo del Sistema di gestione della Qualità
Paragrafo 4.4 della nuova Iso 9001:2015 - Sistema di gestione per la Qualità e relativi processi
Capitolo 5 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership
Paragrafo 5.1 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership e impegno
Paragrafo 5.2 della nuova Iso 9001:2015 - Politica