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"La pianificazione è l'arte di portare il futuro nel presente"
(Abraham Lincoln)

"Un obiettivo senza un piano è solo un desiderio"
(Antoine de Saint-Exupérye)

"Senza una road map, anche il viaggio più breve può diventare un'odissea"
(Tanya Accone)

Recentemente, vi abbiamo chiesto su LinkedIn quale fosse il vostro problema più grande nello svolgere il lavoro quotidiano e una gentile collega ci ha risposto che il suo era lavorare come quality manager in un'organizzazione disorganizzata.

In un mondo ideale, il lavoro del responsabile qualità sarebbe ben strutturato, con processi definiti e obiettivi chiari. Tuttavia, la realtà è spesso diversa e, in molte aziende, il quality manager si trova ad operare in un ambiente privo di programmazione del lavoro, dove le priorità cambiano frequentemente e le risorse sono limitate. In questo contesto, il professionista deve essere in grado di adattarsi e di trovare strategie efficaci per svolgere il proprio lavoro al meglio. Dovrà essere flessibile, proattivo e in grado di gestire le sfide con creatività e pragmatismo.
Per i manager della qualità, tutto questo si traduce nella necessità impellente di reinventare i loro metodi di lavoro, adattandosi rapidamente a contesti flessibili e dinamici senza sacrificare gli standard della qualità. La mancanza di una programmazione del lavoro predefinita può inizialmente sembrare un ostacolo insormontabile; tuttavia, con le strategie e gli approcci giusti, può trasformarsi in un'opportunità per esplorare nuove metodologie di lavoro, stimolare l'innovazione e migliorare la resilienza dell'organizzazione.

Alcuni degli ostacoli principali che il professionista della qualità può incontrare in un ambiente privo di pianificazione del lavoro sono:

• la mancanza di priorità chiare: in un ambiente caotico, può essere difficile stabilire quali compiti siano più importanti e urgenti. Il quality manager deve essere in grado di discernere le priorità e di concentrarsi sulle attività che hanno il maggiore impatto sulla qualità del prodotto o del servizio. La matrice di Eisenhower e Covey può darvi una mano
• le risorse limitate: il responsabile qualità spesso non ha a disposizione le risorse umane e finanziarie necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Deve essere in grado di utilizzare le risorse disponibili in modo efficiente e di trovare soluzioni creative per sopperire alle carenze
• la mancanza di supporto: in alcuni casi, il professionista potrebbe non avere il supporto necessario da parte della direzione o dei colleghi. Questo può rendere difficile ottenere l'accesso alle informazioni e alle risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro
• una comunicazione inefficace: la mancanza di una comunicazione efficace può creare confusione e ostacolare il lavoro del quality manager. È importante che il professionista sia in grado di comunicare in modo chiaro e conciso con tutti gli stakeholder
• la mancanza di una struttura formale: in un ambiente non strutturato, i processi e le procedure possono essere meno definiti, il che può rendere difficile per il professionista della qualità monitorare e controllare la qualità del lavoro
• la resistenza al cambiamento: le persone possono essere più resistenti al cambiamento in un ambiente non strutturato in cui sono abituate a lavorare in modo autonomo

Nonostante questi problemi, il ruolo del responsabile qualità in un ambiente privo di programmazione del lavoro è fondamentale perché può contribuire a migliorare la qualità del prodotto o del servizio, a ridurre i costi e a migliorare l'efficienza dei processi. Non si tratta più, infatti, solo di monitorare e mantenere la qualità dei processi e dei prodotti, ma anche di guidare il team attraverso l'incertezza, sfruttando le opportunità che emergono da una pianificazione flessibile. La capacità di adattarsi e trovare strategie efficaci in tali condizioni diventa fondamentale.

Lo scopo di questo articolo, quindi, è quello di fornirvi suggerimenti pratici e operativi per affrontare questa sfida che, ovviamente, non riguarda solamente chi si occupa di qualità ma anche chi si occupa di ambiente, di sicurezza e di molto altro. Verranno presentate strategie concrete per migliorare i processi, promuovere la comunicazione e la collaborazione tra i team, definire chiaramente le responsabilità e implementare sistemi di monitoraggio e controllo della qualità. Attraverso l'adozione di questi suggerimenti, i quality manager saranno in grado di introdurre gradualmente ordine e struttura all'interno dell'organizzazione, creando un ambiente più favorevole al raggiungimento degli obiettivi della qualità.

Svolgere al meglio il proprio lavoro in un'organizzazione disorganizzata può diventare una vera e propria sfida. In un contesto in cui i processi non sono ben definiti, la comunicazione è carente e le responsabilità non sono chiare, garantire la qualità dei prodotti o dei servizi diventa un compito arduo. Questa situazione, infatti, può portare a inefficienze, a sprechi di risorse e, in ultima analisi, a un impatto negativo sulla soddisfazione del cliente e sulla reputazione dell'azienda.

Comprendere il contesto aziendale

Per affrontare efficacemente i problemi legati alla programmazione del lavoro, è fondamentale comprendere a fondo il contesto aziendale in cui si opera. Questo processo richiede un'analisi approfondita della cultura dell'organizzazione (che è uno dei future concept alla base dello sviluppo della prossima ISO 9001 e della ISO 9004 futura), l'identificazione delle principali criticità e la valutazione del livello di consapevolezza del management riguardo al problema.

La cultura organizzativa rappresenta l'insieme di valori, credenze, norme e pratiche condivise all'interno di un'azienda. Influenza il modo in cui i dipendenti interagiscono tra loro, affrontano le sfide e prendono decisioni. Per analizzare la cultura organizzativa, è necessario osservare attentamente i comportamenti, le dinamiche di gruppo e le modalità di comunicazione all'interno dell'azienda. Inoltre, è utile condurre interviste e sondaggi per raccogliere le opinioni e le percezioni dei dipendenti riguardo alla cultura aziendale. Comprendere la cultura organizzativa permette di individuare eventuali ostacoli o opportunità per migliorare la programmazione del lavoro.

Per identificare le principali criticità nella programmazione del lavoro, è necessario condurre un'analisi approfondita dei processi e delle procedure esistenti. Questo può includere l'esame dei flussi di lavoro, dei sistemi di gestione dei progetti, delle risorse disponibili e delle competenze del personale. È importante individuare i colli di bottiglia, le inefficienze e le aree in cui si verificano frequentemente ritardi o errori. Inoltre, è utile raccogliere feedback dai dipendenti coinvolti nella programmazione del lavoro per comprendere le loro esperienze e le sfide che affrontano quotidianamente. L'identificazione delle criticità consente di definire le aree prioritarie su cui intervenire per migliorare la programmazione del lavoro.

Per affrontare efficacemente le criticità nella programmazione del lavoro, è fondamentale che il management sia consapevole del problema e del suo impatto sull'azienda. Valutare il livello di consapevolezza del management richiede un dialogo aperto e trasparente con i dirigenti e i responsabili delle diverse aree aziendali. È importante comprendere se il management riconosce l'importanza di una programmazione del lavoro efficiente e se è disposto a investire risorse e supporto per affrontare le criticità identificate. Inoltre, è utile valutare se il management ha già intrapreso iniziative o progetti per migliorare la programmazione del lavoro e se è aperto a nuove idee e suggerimenti. Una leadership consapevole e impegnata è essenziale per promuovere un cambiamento positivo nella gestione della programmazione del lavoro.

Chiudiamo questa parte dell'articolo ricordandovi che, in generale, gli ambienti privi di programmazione del lavoro sono anche caratterizzati da qualche aspetto positivo, anche se magari non ci avete mai riflettuto su:

• flessibilità e adattabilità: i compiti e gli obiettivi possono cambiare frequentemente in base alle esigenze del cliente o del mercato, quindi molte persone sono estremamente adattabili agli imprevisti. Potreste partire coinvolgendo proprio loro nel progetto, spiegando come la loro vita professionale migliorerebbe con un minimo di pianificazione
• autonomia e responsabilità: le persone sono più abituate ad avere maggiore autonomia e responsabilità nel loro lavoro. Anche questa è una cosa da non sottovalutare perché faticherete meno a responsabilizzare alcune persone per ciò che riguarda il lavoro che dovranno fare sui processi
• apprendimento continuo: in un ambiente in continua evoluzione, le persone apprendono e si adattano per "sopravvivere" a un ambiente ostile ma questo può diventare un vantaggio, se sapete farne tesoro perché l'apprendimento, strutturato, è fondamentale per implementare qualsiasi cambiamento di mentalità. Cercate le persone più reattive agli insegnamenti informali, potrete trasformarle in validi collaboratori

Stabilire un piano d'azione

Una volta identificate le aree di miglioramento, è fondamentale sviluppare un piano d'azione concreto per raggiungere gli obiettivi desiderati. Questo piano dovrebbe includere obiettivi chiari, una roadmap dettagliata e il supporto del management.

Il primo passo nella creazione di un piano d'azione efficace è stabilire obiettivi SMART che siano allineati con le aree di miglioramento identificate. Questi obiettivi devono essere allineati con la mission aziendale e con le aspettative dei clienti. Partite implementando un processo di pianificazione semplice e scalabile. Iniziate con la definizione di obiettivi chiari, la suddivisione del lavoro in attività gestibili e la stima dei tempi necessari. Iniziare con una visione chiara degli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione è essenziale. Gli obiettivi serviranno come un faro nella definizione delle priorità giornaliere e settimanali. Tuttavia, la chiave in questo tipo di ambienti è mantenere le priorità flessibili, cercando di mantenersi pronti a rivedere e adattare le proprie priorità in base a nuove informazioni o a cambiamenti nell'ambiente di lavoro.

Dopo aver definito gli obiettivi, è necessario sviluppare una roadmap che delinei i passi specifici da intraprendere per raggiungerli. Questa roadmap dovrebbe includere tappe intermedie e scadenze per garantire che il progetto rimanga in linea con i tempi previsti. Sarà importante anche assegnare responsabilità chiare alle persone o ai team per ogni fase del piano perché questo aiuterà a garantire la responsabilità e l'ownership di ciò che deve essere fatto. La cosa importante sarà quella di coinvolgere il team nella pianificazione, dalla definizione delle attività, alla stima dei tempi e all'identificazione delle dipendenze. Il coinvolgimento del team favorisce la responsabilità condivisa e la comprensione delle aspettative.

Per garantire il successo del piano di miglioramento della qualità, è essenziale ottenere il supporto e l'approvazione del management. Presentate il piano in modo chiaro, evidenziando i benefici attesi e le risorse necessarie per l'implementazione. Il coinvolgimento e l'impegno del management aiuteranno a superare eventuali ostacoli e a garantire che il progetto riceva la priorità e le risorse necessarie per il successo. Sensibilizzare il management sull'importanza della pianificazione per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, evidenziando i benefici di una programmazione efficace, come una migliore allocazione delle risorse, una riduzione dei rischi e una maggiore efficienza. In assenza di una pianificazione strutturata, è essenziale definire criteri di priorità chiari per le attività. Collaborate con il management per allineare le priorità agli obiettivi e alle esigenze dei clienti

Usate gli strumenti e le metodologie del project management

Per migliorare l'efficienza del piano, iniziate a utilizzare gli strumenti e le metodologie del project management (qui trovate la sezione di QualitiAmo dedicata all'argomento).

La prima cosa da fare, in quest'ottica, è introdurre un sistema di gestione dei task che sarà essenziale per organizzare e monitorare il lavoro del team. Due delle metodologie più popolari in tal senso sono il Kanban e lo Scrum.
Il Kanban si basa su un sistema visuale di schede che rappresentano i task, suddivisi in colonne che indicano lo stato di avanzamento (es. "Da fare", "In corso", "Completato"). Questo approccio consente di visualizzare il flusso di lavoro e identificare eventuali colli di bottiglia.
Lo Scrum, invece, è un modello agile che prevede la suddivisione del lavoro in "sprint", ovvero in cicli di sviluppo brevi e iterativi. Il team si riunisce quotidianamente per discutere i progressi e i problemi e il lavoro viene costantemente adattato in base ai feedback e alle esigenze del progetto. La scelta tra Kanban e Scrum dipenderà dalle specifiche esigenze del team e del progetto.

Per supportare l'implementazione del sistema di gestione dei task, potreste decidere anche si adottare un software per il project management. Oltre alle opzioni più popolari, ce ne sono di gratuite. La scelta del software dipenderà dalle esigenze specifiche del team e dalla complessità dei progetti da gestire.

Una volta selezionati gli strumenti e le metodologie di project management che volete utilizzare, sarà fondamentale formare adeguatamente il team sul loro utilizzo. La formazione dovrebbe coprire i principi di base della metodologia scelta, così come le funzionalità e le best practice del software di project management adottato. È importante che tutti i membri del team comprendano i vantaggi di questi strumenti e siano in grado di utilizzarli in modo efficace. Inoltre, è consigliabile prevedere sessioni di follow-up e di supporto continuo per garantire che il team sfrutti al massimo gli strumenti e le metodologie adottate.

Gestione delle emergenze

In un ambiente lavorativo dove la programmazione non è definita, emergenze e imprevisti possono presentarsi con poco preavviso, richiedendo una risposta rapida e efficace. Per affrontare questi scenari, i quality manager devono sviluppare un approccio agile alla gestione delle crisi, magari facendo tesoro di tutto ciò che in passato è andato male. Assicuratevi di puntare almeno su:

• piani di emergenza: avere piani di emergenza predefiniti che possano essere rapidamente adattati a situazioni specifiche è fondamentale. Questo include avere una chiara catena di comando e procedure di comunicazione per quando le cose non vanno come previsto
• formazione sulla gestione delle crisi: le crisi saranno all'ordine del giorno se non riuscite a pianificare il lavoro. Siate pronti e assicuratevi che tutti i membri del team siano adeguatamente formati su come reagire in caso di emergenza

Migliorare la comunicazione e la collaborazione

Una comunicazione efficace e una collaborazione solida sono fondamentali per il successo di qualsiasi progetto o organizzazione. Per raggiungere questi obiettivi, è importante adottare alcune strategie chiave.

Partite organizzando incontri regolari con il team per mantenere tutti allineati sugli obiettivi, condividere i progressi e affrontare eventuali problemi. Queste riunioni possono essere settimanali, quindicinali o mensili, a seconda delle esigenze del progetto. Durante i meeting, è importante dedicare del tempo alla revisione del lavoro svolto, all'identificazione delle aree di miglioramento e alla pianificazione delle attività future.
Inoltre, questi incontri offrono l'opportunità di rafforzare i rapporti tra i membri del gruppo e di promuovere un senso di appartenenza e di obiettivi comuni.

Incoraggiate la trasparenza e la condivisione delle informazioni che sono i pilastri fondamentali per una comunicazione efficace. Incoraggiare i membri del team a condividere apertamente le loro idee, preoccupazioni e suggerimenti crea un ambiente di lavoro più collaborativo e inclusivo. Inoltre, garantire che tutti abbiano accesso alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficiente riduce i malintesi e migliora la produttività complessiva. Strumenti come piattaforme di collaborazione online, documenti condivisi e canali di comunicazione dedicati possono facilitare questo processo di condivisione delle informazioni.

Infine, promuovete una cultura del feedback e del miglioramento continuo. Il feedback è uno strumento potente per la crescita personale e professionale. Incoraggiare una cultura in cui il feedback costruttivo venga fornito e ricevuto regolarmente può portare a un miglioramento continuo delle prestazioni individuali e del team. È importante creare un ambiente in cui le persone si sentano a proprio agio nel dare e ricevere feedback che siano positivi e costruttivi e vengano dati in modo rispettoso e orientato alla soluzione. Inoltre, promuovere l'idea che il miglioramento continuo sia un obiettivo condiviso da tutti i membri del team può stimolare l'innovazione e l'adattabilità di fronte alle sfide.

Monitorare e misurare i progressi

Per garantire il successo di un programma di miglioramento della programmazione del lavoro, è fondamentale monitorare e misurare costantemente i progressi. Questo processo consente di identificare le aree di successo e quelle che richiedono ulteriori miglioramenti, consentendo all'organizzazione di apportare le modifiche necessarie in modo tempestivo.

Il primo passo per monitorare efficacemente i progressi è definire gli indicatori. Alcuni esempi per migliorare la pianificazione del lavoro potrebbero essere:

• Rispetto delle scadenze: monitorare la percentuale di attività o progetti completati entro le scadenze previste. Questo indicatore aiuta a valutare l'efficacia della pianificazione e l'aderenza ai tempi stabiliti
• Tempo medio di completamento: misurare il tempo medio necessario per completare le attività o i progetti. Questo indicatore consente di identificare eventuali colli di bottiglia o inefficienze nel processo
• Qualità del lavoro: valutare la qualità del lavoro svolto attraverso misure specifiche, come il numero di difetti o errori riscontrati o il livello di soddisfazione del cliente. Questo indicatore permette di monitorare la conformità ai requisiti di qualità stabiliti
• Efficienza delle risorse: misurare l'utilizzo efficiente delle risorse (umane, materiali, finanziarie) rispetto agli obiettivi pianificati. Questo indicatore aiuta a identificare eventuali sprechi o sovraccarichi di lavoro
• Pianificazione anticipata: monitorare il tempo di preavviso con cui le attività o i progetti vengono pianificati. Una pianificazione anticipata adeguata consente una migliore allocazione delle risorse e una maggiore capacità di risposta ai cambiamenti
• Coinvolgimento del team: valutare il livello di partecipazione e comunicazione all'interno del team durante la pianificazione e l'esecuzione del lavoro. Un team ben informato e coinvolto contribuisce a una migliore efficienza e qualità
• Miglioramento continuo: misurare il numero di azioni correttive implementate a seguito di non conformità o opportunità di miglioramento. Questo indicatore dimostra l'impegno verso il miglioramento continuo dei processi

Come seconda parte di questo lavoro, sarà importante comunicare i risultati del monitoraggio e della misurazione dei progressi a tutte le parti interessate, inclusi i dipendenti, i manager e i clienti. La comunicazione trasparente dei risultati contribuisce a mantenere l'impegno e la motivazione delle persone coinvolte nel programma di miglioramento della qualità. Inoltre, è fondamentale celebrare i successi ottenuti, riconoscendo e premiando i team e le persone che hanno contribuito al raggiungimento degli obiettivi di qualità.

In ultimo, incoraggiate le personea segnalare eventuali ostacoli o ritardi tempestivamente. Siate flessibili nell'adattare il piano in base alle esigenze che emergono, mantenendo sempre l'attenzione sulla qualità. 

Identificare i principali ostacoli e le fonti di resistenza

Per implementare con successo un cambiamento organizzativo, è fondamentale identificare e affrontare i potenziali ostacoli e le fonti di resistenza. Spesso, la resistenza al cambiamento deriva dalla paura dell'ignoto, dalla mancanza di comprensione dei benefici del cambiamento o dalla percezione di una minaccia alla propria posizione o alle routine consolidate. Per superare questi ostacoli, è essenziale comunicare in modo chiaro e trasparente le ragioni del cambiamento, i suoi obiettivi e i vantaggi attesi. Inoltre, è importante coinvolgere attivamente le persone nel processo di cambiamento, ascoltando le loro preoccupazioni e i loro feedback e lavorando insieme per trovare soluzioni.

La seconda cosa fondamentale da fare è coinvolgere attivamente i collaboratori nel processo di cambiamento. Quando le persone si sentono parte integrante del cambiamento e hanno l'opportunità di contribuire con le loro idee e prospettive, sono più propense ad accettare e a sostenere il cambiamento.

Infine, durante un processo di cambiamento, è essenziale fornire al team la formazione e il supporto necessari per adattarsi alle nuove procedure, tecnologie o responsabilità. La formazione dovrebbe essere personalizzata in base alle esigenze specifiche di ciascuna persona e dovrebbe coprire sia gli aspetti tecnici che quelli comportamentali. Inoltre, è importante offrire un supporto continuo, sia attraverso risorse di apprendimento accessibili che attraverso il coaching e il mentoring individuali. Un team ben preparato e supportato sarà in grado di affrontare le sfide legate al cambiamento con maggiore fiducia e resilienza, contribuendo al successo complessivo dell'iniziativa di cambiamento organizzativo.

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Conclusione

Altri suggerimenti che ci sentiamo di darvi per svolgere al meglio il vostro lavoro in un ambiente privo di pianificazione sono questi:

• cercate di essere proattivi e di anticipare i problemi
• sforzatevi di comunicare sempre in modo chiaro e conciso con tutti gli stakeholder
• collaborate con tutti i reparti per migliorare la qualità
• cercate di essere creativi e di trovare soluzioni innovative ai problemi
• sforzatevi sempre di seguire l'obiettivo principale che è quello di assicurare la qualità del prodotto e del servizio
• impegnatevi per migliorare l'efficienza e la produttività

Con le giuste strategie e competenze, il professionista della qualità può provare a svolgere al meglio il proprio lavoro anche in un ambiente privo di pianificazione, provando a tirarne fuori tutto quello che si può ma dovrà:

• lavorare in modo autonomo e proattivo
• essere flessibile e adattabile
• prendere decisioni in modo rapido e sicuro

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