GLI OBIETTIVI DI UN AUDIT

Prima di iniziare un audit, occorre definirne bene gli obiettivi.
Per quale ragione fate questo audit? Perché intendete utilizzare le risorse a vostra disposizione per condurre questa indagine interna? Quali benefici porterà agli stakeholder? Queste e molte altre sono le domande che il team di verificatori dovrà discutere prima di impostare tutto il lavoro.

Gli audit vengono fatti essenzialmente per due motivi:

• per determinare se i requisiti siano soddisfatti (audit di conformità)
• per individuare le opportunità di miglioramento (audit di performance)

Entrambe le tipologie di verifica, ovviamente, sono importanti perché, se è vero che chi lavora in un ambito altamente normato tenderà a verificare il rispetto dei regolamenti, è anche vero che la concorrenza sfida di continuo tutte le organizzazioni che devono restare al passo coi tempi e implementare miglioramenti continui se vogliono che i loro clienti o utenti siano pienamente soddisfatti.

Per stabilire gli obiettivi è poi necessario chiedersi chi siano le parti interessate del nostro audit perché ogni verifica ispettiva si basa su azioni tese a raccogliere dati, analizzare i fattori che li hanno determinati e trarre le relative conclusioni e tutto questo lavoro avrà un effetto sulle parti in gioco. E' quindi fondamentale identificarle bene.
Partiamo, dunque, dalle necessità e dai desideri di chi ripone un qualche interesse nel processo in esame e non dimentichiamo che uno degli stakeholder della nostra verifica sarà il gruppo di persone sul quale opereremo l'audit. Ogni persona sottoposta ad audit, infatti, vuole dimostrarsi competente e capace e, nel momento in cui comprenderà il valore aggiunto fornito da un lavoro di questo tipo, perderà la paura di un confronto aperto e cercherà di collaborare il più possibile con i colleghi chiamati a verificare l'efficacia delle azioni che svolge.

Un altro stakeholder dell'audit è il responsabile della verifica che ne riporterà i risultati al management. Questa persona avrà fatto delle promesse che dovrà essere in grado di mantenere: se una parte qualunque del processo di audit (preparazione, svolgimento, reporting, chiusura) apparirà come mal condotta, infatti, lui ne sarà responsabile.

Infine la verifica deve portare benefici all'intera organizzzazione aggiungendo valore alle attività esaminate grazie all'individuazione di errori, mancanze e attività in cui si verifichi una perdita di efficacia e di efficienza.

Gli obiettivi di un audit possono essere molteplici, ad esempio potremmo ritrovare i seguenti:

• stabilire se i requisiti vengano soddisfatti - l'obiettivo, in questo caso, sarà quello di verificare che i controlli necessari siano stati definiti e implementati;
• monitorare lo svolgimento corretto del lavoro - il fine sarà quello di controllare che le buone pratiche stabilite continuino ad essere seguite;
• testare l'efficacia - siamo sicuri che le regole che abbiamo stabilito siano le migliori per assicurare l'efficacia del nostro processo? E' questa la domanda da farsi per impostare una verifica di questo tipo

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