TIME MANAGEMENT: SUDDIVIDETE LE VOSTRE RESPONSABILITA'

Rendere il processo di monitoraggio del tempo semplice, immediato e gestibile in ogni momento è estremamente utile se si vuole migliorare il proprio time management. Si può partire suddividendo le proprie mansioni lavorative in grandi categorie per tenere traccia più facilmente della quantità di tempo che si dedica a svolgere le attività di ciascun raggruppamento. Procedere in questo modo, invece di registrare ogni singola attività svolta, può essere più facile ed efficiente, soprattutto per chi, durante la giornata, svolge molti compiti differenti.
A puro titolo di esempio potremo avere le seguenti categorie:

• tempo dedicato al raggiungimento degli obiettivi personali;
• tempo impiegato per la gestione delle proprie responsabilità. Si tratta delle attività quotidiane che costituiscono il punto cruciale del lavoro di ognuno di noi;
• tempo per la gestione dei clienti (preparazione e invio delle email, gestione delle telefonate, presa in carico e risoluzione dei reclami, ecc.);
• tempo speso per uno specifico progetto (riunioni dedicate, gestione comunicazioni, raccolta del materiale necessario, esecuzione pratica, ecc.);
• tempo richiesto da attività periodiche specifiche (in questa categoria metteremo tutte le attività che svolgiamo con regolarità perché costituiscono l'ossatura del nostro lavoro come, ad esempio, se vi occupate dell'implementazione della ISO 9001 nella vostra organizzazione, queste attività potrebbero essere il tempo dedicato agli audit, le riunioni con i proprietari dei processi, la preparazione dei dati per il riesame della direzione, la preparazione dei report periodici, ecc.);
• tempo dedicato alla gestione delle persone. Se si ha la responsabilità diretta di altre persone, se si è a capo di un team o si hanno, comunque, rapporti regolari con i colleghi perché si collabora con loro, la quantità di tempo che si dedica alla loro gestione andrebbe registrata in questa categoria. Se si ritiene, poi, che i problemi legati alla gestione delle persone stiano occupando gran parte del nostro tempo, si potrebbe suddividere questa categoria in sottocategorie più piccole come, ad esempio, la gestione dei superiori diretti e indiretti, quella dei colleghi, quella dei collaboratori, ecc.;
• tempo dedicato alla gestione delle crisi. Qui bisogna inserire tutte le interruzioni non pianificate che hanno a che fare con la gestione delle questioni urgenti e delle vere e proprie crisi. Anche se si tratta di un impiego del tempo anomalo e difficile da prevedere, è estremamente importante tracciare quante ore passiamo a gestire qualcosa di urgente e inaspettato perché potremmo arrivare a identificare alcuni schemi specifici. Se, ad esempio, scopriamo di trascorrere, in media, cinque ore alla settimana a gestire situazioni critiche, potremo effettuare una pianificazione più accurata che si basi proprio su queste previsioni;
• tempo per la crescita personale. Questa categoria non andrebbe assolutamente trascurata e dovrebbe comprendere le attività e i progetti preziosi per un percorso di miglioramento personale a tutti i livelli. Ad esempio, potrebbe rientrare in questo gruppo un grande progetto che si è deciso di intraprendere, qualcosa di nuovo da imparare, una competenza da sviluppare per poter avere nuovi sbocchi professionali, ecc.;
• compiti amministrativi. Si tratta delle attività necessarie che vengono svolte ogni giorno ma che si fa fatica a ricondurre ad altre categorie. Un esempio sono la compilazione delle note spese, l'approvazione delle fatture, ecc.;
• attività che amiamo svolgere nel tempo libero. In questa categoria ci sarà il tempo per noi, le attività che non fanno parte dei nostri doveri ma che tutti dovrebbero svolgere per prendersi una pausa dal lavoro e dagli impegni. Una pausa pranzo con un amico, una passeggiata, un caffè sorseggiato con lentezza, una chiacchierata con un collega, un'e-mail personale, del tempo su internet per coltivare interessi personali sono tutte cose che ci aiutano a liberare la mente e persino ad aumentare la nostra voglia di collaborare e la nostra produttività
• ecc.

Questo non è, ovviamente, l'unico modo per suddividere i compiti che svolgiamo e ognuno di noi potrà scegliere quello che gli è più congeniale. Due pratiche diffuse, ad esempio, sono quelle di suddividere le attività in base ai problemi che si affrontano oppure, se si lavora in un ambiente con scadenze ravvicinate, suddividere il carico di lavoro in compiti a breve, lungo termine e urgenti. Ma non è finita: si possono suddividere le attività svolte anche per livello di priorità: alta, media, bassa e in molti altri modi ancora, a seconda di come volete aggiungere valore a questa metodologia per la gestione del tempo.

Chiudiamo sottolienando il fatto che, sebbene questo sistema di monitoraggio sia sicuramente più rapido, meno laborioso e implementabile con maggiore facilità, sarebbe estremamente utile dedicare almeno un paio di settimane a registrare ogni singola attività svolta, senza riunirle in macrocategorie, per tenere traccia delle singole attività a un livello più dettagliato. In questo modo, infatti, dedicherete più tempo al monitoraggio ma, in cambio, avrete un'idea più precisa delle singole inefficienze, ovvero del tempo che sprecate ogni giorno senza nemmeno rendervene conto. Presa coscienza della realtà in cui vi imbattete quotidianamente, potrete iniziare il monitoraggio per macrocategorie perché sarete più coscienti di dove e come sprecate minuti preziosi e potrete passare a individuare quali tipologie di attività richiedono una maggiore disponibilità di tempo da parte vostra.
Se poi, effettuando ogni giorno questo monitoraggio, vi accorgerete che c'è una macrocategoria che per voi è un punto dolente perché, a vostro giudizio, ci spendete una quantità eccessiva di tempo, potreste decidere di dedicare un periodo di tempo ben preciso, ad esempio un mese, a tenere traccia nel dettaglio di tutte le attività svolte solo di quella particolare categoria.

Cosa ne pensate? fate già qualcosa del genere?

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