TIME MANAGEMENT: IL TIME AUDIT

Se anche a voi capita di terminare una giornata e di chiedervi come mai non siate riusciti a fare tutto quello che avevate programmato, forse avete bisogno di fare una verifica su come impiegate il vostro tempo: un "time audit".
Ma che tipo di verifica è un time audit? Nell'ambito del time management, una verifica del tempo tiene traccia di ciò che fate durante una tipica giornata, lavorativa e non. Il modo migliore di procedere è tenere traccia di come impiegate il vostro tempo per un periodo di diversi giorni, in modo da poter avere un'idea abbastanza precisa di come vangeno assorbite le ore quotidiane. In definitiva, il time audit è uno strumento che vi aiuterà a fare un'immersione completa nella gestione del tempo e a riprendere il controllo del modo in cui lo utilizzate. Non importa, infatti, quanto tempo prevedete di dedicare a un certo lavoro ma quanto ne impiegate effettivamente.

Nell'ottica della gestione del tempo, un time audit permette, quindi, di esaminare e analizzare come trascorrete effettivamente il vostro tempo, rispetto a come vorreste impiegarlo e a come avete programmato di farlo perché è un processo che serve a monitorare esattamente ciò su cui si trascorre maggiormente il tempo per un periodo consecutivo. I risultati di questo lavoro possono essere analizzati per farvi diventare più efficienti nel vostro time management quotidiano e per ricavare più tempo per lavorare su ciò che conta davvero per voi. Quando si inizia, infatti, a tenere traccia delle attività per una settimana o più, è possibile individuare quali tipi di attività occupano la maggior parte del vostro tempo, a volte in maniera del tutto inaspettata. Sapendo dove va a finire il vostro tempo, è possibile identificare opportunità per essere più efficienti e aumentare la propria produttività.

Ci sono molti modi per condurre un audit del tempo ma il modo più semplice è quello di procedere in questo modo:

• decidete come tracciare le attività quotidiane: se non registrate ciò su cui trascorrete del tempo, non potete sapere a quali aree prestare più o meno attenzione. Non esiste un modo giusto per registrare le vostre attività quotidiane: potete usare carta e penna, un semplice foglio elettroico, un'applicazione sul telefono o un software sul vostro computer, la cosa importante è non trascurare niente e registrare anche le "perdite di tempo". Questo strumento, inoltre, vi aiuterà anche a stabilire quali momenti della giornata sono i più produttivi per voi e a trarne le conseguenze. Stabilite come identificare le varie categorie che utilizzerete per suddividere le ore della vostra giornata-tipo: "e-mail", "riunione", "telefonate con i clienti", ecc. Un controllo costante su come impiegate il tempo getta le basi necessarie per prendere decisioni informate su come raggiungere i vostri obiettivi impiegandolo al meglio e ad essere razionali e obiettivi invece che emotivi;
• determinate come e con quale frequenza farlo e per quanto tempo: sembra una cosa sciocca ma ci sono persone che si trovano meglio a registrare immediatamente quanto tempo hanno trascorso svolgendo un'attività e altre che preferiscono farlo una volta all'ora o ogni due ore. Trovate il sistema migliore per voi ma assicuratevi di essere precisi perché è proprio questo lo scopo di un controllo sulla vostra gestione del tempo, visto che a grandi linee sapete già come impiegate le ore di una giornata. Il problema è scoprire dove vanno a finire minuti preziosi che, in una settimana, diventano ore e addirittura giorni. In ultimo, stabilite se il vostro audit del tempo dovrà durare un paio di giorni (ad esempio se le vostre giornate sono sempre identiche una all'altra), una settimana o un mese. Assicuratevi che il periodo di tempo che andrete a monitorare non sia particolare come, ad esempio, quando dovete svolgere anche il lavoro di un collega che è in ferie, quando state per andare in ferie voi o quando vi trovate a gestire un carico di lavoro straordinario;
• una volta raccolti i dati per una settimana o un mese, analizzateli per determinare dove potete migliorare: iniziate cercando gli elementi che si ripetono il maggior numero di volte perché, se riuscirete a recuperare tempo qui, ne recupererete molto, visto che sono le attività che svolgete più spesso. Questo passaggio è molto utile perché può darvi un'idea di quali attività stiano prosciugando la maggior parte del tempo della vostra giornata e può aiutarvi a fissare priorità migliori. Un siggerimento è quello di suddividere le vostre attività in attività che vi hanno fatto semplicemente perdere del tempo perché improduttive (a seconda dei casi, navigare sul web, controllare i social media, ecc.), attività che possono essere limitate a determinati blocchi durante il giorno (come controllare la posta elettronica) e compiti che dovrebbero avere una priorità alta perché direttamente legate al raggiungimento dei vostri obiettivi;
• stabilito come potete migliorare, pianificate come farlo e date priorità allle attività che vi stanno più a cuore e che sono più importanti per voi e per raggiungere i vostri obiettivi professionali e non: dopo aver identificato dove venga utilizzato il vostro tempo vi sarà più facile non sottovalutare quanto tempo ci vuole davvero per completare un'attività e fissare sul vostro calendario una quantità di tempo appropriata da assegnare a questo compito. Iniziate definendo come dovrebbe essere la vostra giornata ideale, cercando di essere realisti. Gli obiettivi, di solito non vengono raggiunti a causa di un'allocazione del tempo non realistica. Avere un piano onesto di come dovreste impiegare il tempo, vi aiuterà ad allocare il tempo più in linea con il raggiungimento dei vostri obiettivi. L'esecuzione di un time audit, inoltre, identificherà quelle attività nella giornata che vi fanno perdere più tempo e vi aiuterà a sradicare certi comportamenti e ad allocare il tempo a compiti che miglioreranno la vostra produttività complessiva

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Non fate mai l'errore di utilizzare il time audit come un modo per aumentare il carico di lavoro da svolgere perché non è questo il suo scopo. Usatelo, invece, per trovare nuovi modi per ridurre al minimo le distrazioni e le attività che vi impediscono di completare il lavoro che per voi è più importante.

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