TIME MANAGEMENT: CREARE E MANTENERE UN AMBIENTE DI LAVORO PRODUTTIVO

"Noi diventiamo ciò che facciamo ripetutamente"
(Sean Covey - Dirigente d'azienda e autore di libri)

Il luogo in cui lavorate ha un impatto enorme sul modo in cui lavorate, sulla vostra capacità di concentrarvi e di rimanere concentrati e sulla vostra produttività. Secondo gli studi condotti in questo campo, il fattore più significativo nel determinare la capacità di concentrazione di una persona è proprio l'ambiente fisico; un ufficio ben progettato, infatti, può aumentare la produttività di circa il 20%. Tuttavia, non tutti hanno la possibilità di lavorare in un ambiente pensato in quest'ottica e, dunque, occorre apportare le piccole modifiche che si possono fare per cercare di trasformre i nostri uffici in ambienti migliori. Uno dei modi migliori per aumentare la propria produttività in un'ottica di time management, infatti, è quello di riprogettare un ambiente di lavoro in cui sia possibile migliorare notevolmente la propria gestione complessiva del tempo, ad esempio senza dover fare la stessa cosa che si ritrova a fare la maggioranza delle persone che spreca un'ora al giorno nel tentativo di trovare i documenti, i file, gli oggetti di cui ha bisogno per lavorare. E stiamo parlando solamente del tempo sprecato in ambito lavorativo, pensate a quanto ne sprecate a casa per lo stesso motivo e a quanto potreste essere più produttivi se trasformaste il vostro ambiente in uno spazio adatto a rendervi le cose più semplici. Del resto, le persone davvero produttive non puntano a superare le difficoltà meglio degli altri ma ad evitare ostacoli e resistenze di qualsiasi tipo. Se la vostra area di lavoro diventa un parcheggio per qualsiasi cosa, dalle attività da svolgere senza fretta, a quelle urgenti a quelle che vorreste fare ma che non avete mai il tempo di svolgere, sarà assolutamente normale non avere a portata di mano ciò che vi serve e il feedback sensoriale influirà negativamente sulla vostra produttività. Essere circondati da pile di carta e dover buttare tutto all'aria per trovare quello che vi serve vi rende inefficienti ma fa anche aumentare i livelli di cortisolo del vostro corpo, innescando depressione e ansia.

L'ambiente di lavoro ideale dovrebbe mettervi a disposizione facilmente tutti i materiali, i documenti e gli strumenti di cui avete bisogno per svolgere bene una singola attività nel più breve tempo possibile e senza procurarvi stress inutile. Se volete iniziare a mantenere sotto controllo la vostra scrivania o la vostra postazione di lavoro, ricordate che meno cose avete su di essa, meglio è. Appunti, scatole, cucitrici, graffette, libri, fotografie, ecc. occupano spazio e vi distraggono. Non stiamo dicendo di non personalizzare per nulla lo spazio in cui lavorate ma cercate di non esagerare. Rimuovete tutto ciò che non è assolutamente necessario o che non vi rende felici tenere davanti agli occhi. Le foto di famiglia possono andare su uno scaffale o su un mobiletto vicino alla scrivania, le frasi motivazionali possono essere appese al muro, gli strumenti e gli oggetti che utilizzate regolarmente possono trovare spazio nei cassetti in modo da essere a portata di mano e i documenti sui quali dovete lavorare possono essere momentanemanete ritirati in un archivio, fisico o elettronico, di "cose da fare". Per quanto riguarda gli oggetti che usate raramente, ritirateli in una scatola o in un'area meno accessibile di quella dove ritirerete gli oggetti di uso quotidiano o settimanale. Non dovete avere sulla scrivania tutto ciò che vi serve per essere preparati ad affrontare qualunque tipo di catastrofe: più pulita sarà la vostra scrivania, meglio potrete gestire il vostro tempo.

Per progettare il vostro ambiente di lavoro in un'ottica produttiva, cercate, come prima cosa, di capire di cosa potete sbarazzarvi. Quando avete dei dubbi, chiedetevi se avete davvero bisogno di quell'oggetto, se per voi ha qualche valore e cosa succederebbe se lo buttaste.
Tutto ciò che non avete buttato e che non potete archiviare e ritirare, mettetelo momentaneamente in un'area, suddiviso in categorie, in attesa di decidere cosa farne. Cercate di smaltire questi articoli uno al giorno, decidendo cosa farne. Ritagliatevi ogni giorno qualche minuto per questa azione e non vi accorgerete nemmeno di aver lavorato per togliervi di torno un bel po' di materiale che non aveva senso lasciare in giro.

Riordinato l'ambiente, cercate di mantenerlo tale, archiviando subito i documenti, mettendo nel posto stabilito il materiale che vi serve per svolgere i compiti delle ore e dei giorni successivi e lasciando in giro meno cose possibili. La migliore strategia per mantenere uno spazio di lavoro ordinato è evitare di creare nuovi mucchi di carte. Il segreto sta nel gestire tutto il materiale che vi arriva sulla scrivania possibilmente una volta sola, liberandosi immediatamente di ciò che si può, buttandolo quando non serve, archiviandolo quando potrebbe servire in futuro, delegandolo quando possibile, inoltrandolo alle persone necessarie, usandolo immediatamente per svolgere un compito quando è possibile (secondo la regola dei cinque minuti) o inserendolo nell'area del materiale relativo ai compiti da svolgere che verranno calendarizzati.

Un altro aspetto da non sottovalutare, in un'ottica di time management, sono gli appunti e le note che create o che vi portano e che rischiano di accumularsi sulla scrivania. Se siete abituati a prendere nota su tutto ciò che avete a portata di mano e tendete a perdere i foglietti o a non ricordarvi più dove li avete messi, cambiate metodo. Tenete un raccoglitore a portata di mano o un quaderno dove inserire le vostre note, in modo da averle tutte raccolte in un unico posto e non rischiare di perderle o di dimenticarvele. Una volta terminato di scrivere la vostra nota, segnatevi di svolgere l'azione ad essa legata e programmatela sul vostro calendario.

Altri oggetti che non devono essere a portata di mano mentre state lavorando, soprattutto se tendete a distrarvi facilmente, sono i vostri dispositivi elettronici personali. Quando arrivate in ufficio, silenziateli e metetteli in un cassetto della scrivania. Chi avrà davvero urgenza di contattarvi, potrà farlo telefonandovi in ufficio, mentre le questioni non urgenti aspetteranno. Ricordate che la produtività è seriamente influenzata dal tempo che dedicate alla lettura delle notifiche, dei messaggi, della posta personale, ecc.

Cercate di essere ordinati anche nella gestione delle vostre email, riducendo al minimo quello che ricevete. Se siete iscritti a newsletter interessanti ma che non avete il tempo di leggere, archiviatele in automatico, in modo da poterle ritrovare in una cartella dedicata e leggerle quando vi si libereranno un paio di minuti di tempo. Fate la stessa cosa se siete abbonati alle riviste del vostro settore di attività e non riuscite a leggerle: ritiratele in un posto a portata di mano per poterle consultare in futuro. Se riuscite, sfogliate brevemente tutto questo materiale e prendete nota degli articoli che volete assolutamente leggere a breve, con tutti i riferimenti.

Per ciò che riguarda l'ergonomia, verificate se avete bisogno di un poggiapiedi per stare più comodi o di un cuscino che riduca la pressione della sedia sulla colonna vertebrale. In ultimo, cercate di capire se vi serva un supporto per alzare il portatile e posizionarlo meglio rispetto all'altezza degli occhi o per regolare l'altezza dello schermo del computer. Utilizzare bene il tempo ed essere produttivi significa anche assicurarsi che il corpo risponda nel migliore dei modi.

Prestate attenzione agli elementi quali l'illuminazione, la temperatura, il ricambio d'aria e il livello di rumore. Probabilmente non potrete fare molto per risolvere eventuali problemi in questo campo ma qualcosa sicuramente sì. Se, ad esempio, non avete una fonte di luce naturale vicino alla vostra scrivania, compratevi - se possibile - una lampadina che la simuli. Se siete in ufficio da soli e potete intervenire sulla temperatura, regolatela in modo da non avere troppo caldo e cambiate l'aria più volte durante una giornata, ad esempio quando vi assentate dall'ufficio per qualche minuto. Per il rumore, infine, se avete una porta, chiudetela ogni volta che dovete concentrarvi, oppure prendete in considerazione l'acquisto di una cuffia che elimini i rumori ambientali. In alternativa, provate a individuare in quali fasce orarie vi è più facile concentrarvi perché i rumori sono minori e programmate in queste ore le attività più importanti che dovete svolgere.
Potreste lavorare anche sull'olfatto, visto che può influenzare l'umore e, quindi, la produttività. Considerate l'idea di aggiungere un profumo specifico che caratterizzi il vostro spazio di lavoro e vi aiuti a concentrarvi; in rete troverete molti suggerimenti al riguardo, a seconda del risultato che volete ottenere. Fate attenzione, però, a non infastidire i colleghi che potrebbero avere una soglia di tolleranza molto bassa per certi profumi d'ambiente.

Anche lo stimolo visivo è importante e la psicologia del colore ci spiega che i blu e i verdi sono le tinte migliori per uno spazio di lavoro produttivo perché aiutano a calmare la mente e favoriscono il rilassamento. Se vi serve anche un pizzico di creatività, aggiungete il colore giallo. Non potendo intervenire sul colore delle pareti, chiedete l'autorizzazione ad appendere al muro un'immagine che abbia i colori di base che vi interessano e che vi faccia piacere osservare più volte al giorno.

Un ultimo tocco per rendere il vostro ambiente di lavoro più produttivo? Questa volta dovrete aggiungere qualcosa e non eliminarlo e stiamo parlando di una pianta. Un po' di verde renderà il vostro spazio un po' più vivo e, secondo gli esperti, vi renderà più produttivi, energici e creativi. Studi scientifici hanno dimostrato gli aspetti positivi del verde negli uffici, dalla riduzione dello stress all'aumento della produttività e della creatività. Vale la pena provare, no?

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La felicità non è qualcosa” che si può semplicemente avere ma un giardino che bisogna coltivare. Richiede costanza, attenzione e una gestione attenta delle priorità. Si può imparare a fare un buon time management e ad essere un pochino più felici semplicemente prendendo in mano le nostre ore e i nostri minuti e cercando di tirare fuori da essi tutto ciò che per noi può rappresentare un valore aggiunto.
Il monaco buddista Thích Nh?t H?nh ha scritto che sono disponibili così tante condizioni di felicità che sono più che sufficienti per essere felici in ogni momento. Ci sono persone che appaiono sempre felici, qualunque cosa accada nella loro vita. Anche quando si verificano le difficoltà, sembrano avere una forza che molti faticano a comprendere. Uno dei motivi per cui riescono a superare i momenti difficili con più facilità è perché hanno imparato a godersi le piccole cose della vita e far diventare questa abitudine una chiave per la felicità. Cosa ne pensate?

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