TIME MANAGEMENT - FARE PIU' COSE IN
MENO TEMPO

di Staff di QualitiAmo

Quali sono le migliori strategie per riuscire a fare di più in un tempo minore? Scopriamole insieme!

time management strategie per fare di piu in meno tempo

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Si parla spesso di riuscire a cogliere nuove opportunità ma, per riuscire davvero ad avere la consapevolezza necessaria per farlo, dobbiamo sfruttare al massimo le possibilità che ci vengono presentate. E come possiamo riuscirci avendo solo 24 ore al giorno e mille cose da fare?
La risposta è semplice: mettendo a frutto alcune strategie per una gestione del tempo efficace che ci aiutino non solo a eccellere ma anche a utilizzare il tempo a nostra disposizione per fare ciò che ci sta davvero a cuore!

Un buon time management aiuta sia a organizzare meglio il proprio orario di lavoro per rendere al massimo, sia a mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Che abbiate una vostra attività, siate liberi professionisti, lavoriate come dipendenti o stiate ancora studiando è essenziale ottenere il massimo dalla vostra routine quotidiana ed è proprio in questo contesto che le strategie per la gestione del tempo diventano estremamente utili.
Sapere come pianificare il proprio tempo in modo efficace ha innumerevoli vantaggi. Tra i principali troviamo:

Le strategie che stanno alla base del time management sono concetti che potete mettere a frutto, attività che potete svolgere e passaggi che potete intraprendere per migliorare la vostra gestione del tempo.
Sebbene ci siano molte strategie di gestione del tempo, non tutte funzionano per tutti e trovare quelle che funzionano meglio per voi può costituire una vera e propria sfida. In un articolo non possiamo certamente presentarvele tutte ma ne abbiamo scelto tre che sono tra le più comuni e tra le più facili da mettere in opera.

Pianificare in anticipo

Chi non ha mai utilizzato una lista di cose da fare? Usare questa tipologia di elenchi è il livello da principiante della pianificazione ed è così semplice! Vi aiuta a mettere ordine nella vostra giornata.
Uno dei modi più efficaci per organizzare la vostra lista di cose da fare è quello di usare la tecnica del blocco di un certo periodo di tempo. Per metterla in pratica vi basterà scrivere cosa volete fare nella giornata e riservare dei periodi di tempo ben precisi in cui farlo. Dovete leggere le email? Non fatelo ad ogni notifica ma solamente nelle fasce orarie che avete stabilito in precedenza di dedicare a quest'attività. Avete in programma un giro di telefonatee ai clienti o ai fornitori? Stessa cosa: non intervallatele durante l'orario doi lavoro ma raggruppatele tutte in una precisa fascia oraria. Ci sono molti strumenti che potete usare per svolgere la vostra pianificazione e tra questi molti sono gratuiti. Un esempio su tutti è il calendario di Google.

Stabilire le priorità e delegare

Dare le giuste priorità alle azioni da compiere in una giornata è fondamentale per poter contare su un flusso di lavoro efficace. Durante la giornata ci sono spesso decine di attività "urgenti" che richiedono la vostra attenzione immediata ma bisogna imparare a distinguere tra ciò che davvero bisogna svolgere urgentemente, ciò che può essere delegato, ciò che può semplicemente aspettare e così via.

Uno dei "trucchi" che vengono insegnati più spesso quando ci si avvicina al mondo del time management è quello di imparare a suddividere le attività, comprese quelle che ci vengono richieste con urgenza, in quattro gruppi:

  • cose importanti e urgenti - sono attività che vanno, ovviamente, svolte subito;
  • cose urgenti ma non importanti - si possono delegare? Se è così e voi non avete il tempo di affrontarle immediatamente, non esitate a coinvolgere altri;
  • cose importanti ma non urgenti - queste sono le attività sulle quali dovete imparare a concentrare la maggior parte della vostra attenzione durante la giornata per evitare che vadano a spostarsi nel gruppo delle cose importanti e urgenti e per potervene occupare senza sviluppare uno stress inutile. Imponetevi di riservae ogni giorno un po' di tempo per occuparvi delle attività contenute in questo gruppo, magari scegliendo proprio una fascia oraria ben precisa all'interno della giornata;
  • cose non importanti e non urgenti - c'è davvero bisogno di dirvi come dovete comportarvi in questo caso? Cercate di eliminarle, di automatizzarle, di ridurle, di raggrupparle per svolgerle più velocemente, ecc.

Stabilire obiettivi

Per poter realizzare i vostri progetti futuri che abbiano un orizzonte temporale superiore al giorno o alla settimana, imparate ad affiancare alla micropianificazione che abbiamo visto come prima strategia, una pianificazione a lungo termine che preveda di stabilire obiettivi. Nulla vi impedirà poi di scomporre questi obiettivi in obiettivi più piccoli e di ritornare nuovamente alla pianificazione giornaliera e alle liste di cose da fare, anzi...è proprio così che bisognerebbe procedere!

Ci sono diverse tecniche per stabilire obiettivi che abbiano una qualche probabilità di essere raggiunti ma quella che è forse la più semplice da applicare e la più comune è quella degli obiettivi " S.M.A.R.T.". Il simpatico acronimo deriva dalle parole inglesi:

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

  • "Specific" - specifico: ridurre i reclami dei clienti non è un obiettivo specifico. Ridurli del 10%, sì;
  • "Measurable" - misurabile: risparmiare sulle forniture non è un obiettivo misurabile. Abbattere i costi dei fornitori di 10.000 euro, sì;
  • "Attainable" - ottenibile: è impensabile eliminare completamente i ritardi se spedite da sempre ai clienti le merci con una media di una settimana di ritardo. Più realistico è cercare di ridurre questo orizzonte temporale prima di un giorno, poi di due, e così via;
  • "Realistic" - realistico: se siete una piccola azienda e volete da subito competere con le organizzazioni più grandi presenti sul mercato, farete un buco nell'acqua. Partite cercando di superare le aziende come la vostra e, un po' per volta, alzate l'asticella dell'obiettivo;
  • "Tangible" - tangibile ma anche "Time-limited", con un orizzonte temporale limitato, a seconda delle versioni che hanno reso famoso lo strumento

che, nell'insieme, danno vita al vocabolo "smart" che, sempre in lingua inglese, significa "intelligente". Per pianficare a lungo termine e imparare a gestire la meglio il nostro tempo, quindi, servono obiettivi intelligenti.

PER SAPERNE DI PIU':

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