TIME MANAGEMENT: SUGGERIMENTI,
STRUMENTI E COMPETENZE

Il time management è una tecnica per utilizzare il tempo in modo più efficace.
Un buon time management può supportarvi nel migliorare la vostra carriera e darvi una mano anche nel gestire meglio il tempo nella vita privata. Organizzare per bene ogni giornata vi aiuterà, infatti, a completare il lavoro in tempo, a rimanere concentrati durante le riunioni davvero importanti e persino a ritagliarvi lo spazio per essere creativi e proattivi nelle vostre attività quotidiane.
Avere buone capacità di gestione del tempo può portarvi a raggiungere gli obiettivi chiave che vi siete posti nella vita ed è per questo che è così importante sotto qualunque aspetto della vostra quotidianità.

Time management: introduzione

Time management: usare bene 5 minuti

Time management: la frequenza aumenta la produttività

Le competenze

Partiamo dalle competenze, cioè dalle capacità di fare bene qualcosa.
Un buon time management inizia con il giusto insieme di capacità. Nessuna applicazione, tecnica o consiglio per una migliore gestione del tempo, infatti, potrà aiutarvi se non imparerete a sviluppare alcune skill fondamentali. Vediamole insieme.

Alla prima capacità di time management non pensa quasi mai nessuno ed è la capacità di dire "no".
Se volete essere bravi nella gestione del tempo, dovete imparare a trattarlo come la risorsa più preziosa che possedete. Ciò significa stabilire confini molto chiari all'interno delle vostre giornate e informare di questo le persone che vogliono delegarvi compiti che non vi competenono o affidarvi progetti e attività che non costituiscono la vostra priorità.
Imparare a dire di no è talmente importante per fare un buon time management che dovrete imparare a dire "no" anche a voi stessi! Dite "no" a un lavoro se non sapete come farlo e se nessuno ha intenzione di insegnarvelo, dite "no" al fare troppe cose contemporaneamente e dite "no", per quanto possibile, alle attività che non sono utili al raggiungimento dei vostri obiettivi.

La seconda è sicuramente la capacità di organizzarsi perché rimanere organizzati può aiutarvi ad avere un quadro chiaro di ciò che dovete fare e delle relative scadenze associate a ogni attività.
Essere ben organizzati potrebbe declinarsi nel mantenere un calendario aggiornato, nell'essere in grado di trovare facilmente determinati documenti che avete archiviato, nel mantenere un ambiente ordinato, nel prendere appunti dettagliati riuscendo a evidenziare le cose davvero significative di una riunione o di un corso, ecc.

Time management: fare più cose in meno tempo

La gestione delle crisi in un'ottica di time management

Time management - Gli aforismi

Un'altra skill che vi darà una mano a fare un buon time management è riuscire a stabilire le giuste priorità di ciascun compito che dovete svolgere. Ci sono molti modi per farlo e su QualitiAmo ne abbiamo parlato molte volte: potreste decidere di completare le attività più veloci e semplici da svolgere per dedicarvi poi ai compiti più lunghi e complessi. In alternativa, potreste partire da ciò che è più importante e urgente. La cosa davvero importante è iniziare ogni giornata avendo ben chiara la vostra programmazione e le vostre priorità.

Un'altra competenza fondamentale per imparare a fare un buon time management è quello di canalizzare l'attenzione su ciò che conta davvero.
Il primo passo è chiarire cosa volete veramente e poi allineare i vostri obiettivi finali con le azioni che dovete intraprendere giorno dopo giorno per centrarli. Se le attività che dovete completare non sono allineate con ciò che conta veramente per voi, con i vostri valori e con ciò che volete diventare, non troverete mai il tempo per svolgerle. Non si può fare time management se non si impara a definire gli obiettivi. La definizione dei microbiettivi, infatti, vi consente di comprendere chiaramente l'obiettivo finale e, di conseguenza, di rivedere le vostre priorità esattamente in quest'ottica. L'idea è quella di prendere decisioni, a volte anche difficili, su come impiegare il vostro tempo che è così prezioso perché limitato. Ci sono molte decisioni da prendere quando si tratta di time management: a che ora ci alzeremo, quali attività iniziare per prime, per quanto tempo lavorarci e così via. Dal momento che la maggior parte delle persone odia prendere decisioni, di solito ci si limita a seguire il flusso e si lascia che siano gli altri (i capi, i colleghi, i clienti) a determinare come trascorrere il tempo a disposizione. Chi, però, vuole davvero essere bravo nel time management deve avere il controllo del proprio tempo e, quindi, tirare quanto più possibile le fila della propria giornata dando le giuste priorità, decidendo su quali compiti lavorare per più tempo e a quali dire "no" (per quanto possibile).

Anche una buona capacità di comunicazione, per quanto possa sembrarvi strano, vi permetterà di puntare su un buon time management perché vi consentirà di rendere chiari i vostri piani e gli obiettivi a tutte le persone con cui lavorate e vi aiuterà, quando è il caso, a delegare per concentrarvi completamente sul completamento delle attività più importanti, pertinenti e in linea con i vostri obiettivi.

Time management: trucchi per organizzarsi

Time management: gestire meglio il proprio carico di lavoro

Riunioni più efficaci in un'ottica di time management

Prima abbiamo accennato alla pianificazione e, infatti, la ritroviamo tra le competenze fondamentali di qualunque persona che voglia migliorare la propria capacità di time management. Una buona gestione del tempo inizia, infatti, con una buona capacità di pianificazione.
È molto difficile gestire la giornata o la settimana se non c'è un buon piano che vi dica quali attività dovrebbero essere completate. Certo, tutti sappiamo che, in pratica, quasi nessuna giornata va mai completamente secondo i piani, ma un buon piano è lo strumento per aiutarvi a calibrare meglio l'andamento della giornata e non deviare dalla rotta. Essere efficienti nel pianificare la vostra giornata, le riunioni, gli incontri, lo spazio riservato alle telefonate e agli incontri con i colleghi vi aiuterà a rispettare il vostro programma. Un piano di lavoro giornaliero consente alle persone di determinare il corso della giornata e, quindi, di fare progressi incrementali verso gli obiettivi stabiliti.
Un buon time manager sa che ci sono questioni urgenti e importanti ogni giorno e si approccia alla giornata sapendo come bilanciare le due categorie e riuscendo comunque a rispettare la pianificazione fatta. Le capacità di pianificazione sono importanti in molti aspetti del time management. La preparazione di elenchi di attività, la creazione di sequenze di lavoro, la gestione del calendario, la creazione di ordini del giorno delle riunioni, persino la preparazione di piani per la realizzazione di un progetto, implicano adeguate capacità di pianificazione.

Un'altra competenza fondamentale da sviluppare se volete migliorare il vostro time management è ridurre al minimo le distrazioni.
Cosa vi distrae? E-mail? Social? Chiacchiere con i colleghi? Qualunque cosa sia, fate il possibile per eliminare la distrazione. Il vostro tempo è prezioso, riprendetene il controllo per poter essere produttivi.
Spesso ci permettiamo di perdere la concentrazione quando proviamo emozioni spiacevoli come la noia, la frustrazione o la mancanza di interesse. Queste sono risposte apprese che creano dipendenza. Possiamo imparare a superarle e a cambiare il nostro comportamento, impegnandoci a fare un buon uso delle ore a nostra disposizione.

Alcune convinzioni errate relative al time management

L'ultima competenza davvero fondamentale per un buon time manager è quella di imparare a gestire lo stress in modo positivo per rimanere motivato e ad avere buone prestazioni durante tutta la durata del programma che avete stabilito per la giornata.

Prendersi del tempo per sviluppare al meglio ciascuna di queste capacità vi aiuterà a organizzare meglio il vostro lavoro quotidiano.

Gli strumenti

Gli strumenti, in un'ottica di time management, sono la cosa meno importante anche se potreste pensare esattamente il contrario. Lo affermiamo con certezza perché ognuno di noi è diverso dall'altro e deve quindi trovare lo strumento adatto a sé che sarà, con molta probabilità, diverso da quello che va bene per il suo collega. Per questo motivo conta molto di più sviluppare le competenze giuste. Se lavorerete su quelle, troverete facilmente lo strumento migliore per voi, perché sarete in grado di sceglierlo.

A grandi linee, comunque, vi servirà qualcosa per pianificare il tempo su base giornaliera, settimanale e mensile (un semplice calendario a parete, un calendario elettronico, un'agenda, un quaderno o qualsiasi altra cosa preferiate), qualcosa per redigere, almeno all'inizio, una lista dei vostri obiettivi e delle attività da svolgere, uno strumento per controllare lo scorrere del tempo (un semplice orologio, dei promemoria, delle sveglie appositamente predisposte, ecc.) e qualcosa che vi permetta periodicamente (una volta alla settimana, ad esempio) di confrontare ciò che avevate programmato con ciò che effettivamente siete riusciti a fare in modo, eventualmente, da correggere il tiro.
Tutto qui. Potete scegliere ciò che volete a patto che gli strumenti scelti vadano a coprire queste aree.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Alcuni suggerimenti

E terminiamo con qualche suggerimento che potrebbe tornarvi utile.

Impostate un limite di tempo per completare un'attività per essere più concentrati ed efficienti. Fare il piccolo sforzo in più di decidere quanto tempo sarà necessario dedicare a ciascuna attività può anche aiutarvi a riconoscere potenziali problemi prima che si presentino. In questo modo potete fare piani per affrontarli e migliorare le vostre abilità nel time management.

Fate una pausa tra le varie attività. Quando si svolgono molte attività senza interruzioni, è più difficile rimanere concentrati e motivati. Concedetevi un po' di tempo libero tra le attività per schiarirvi le idee.

Fissate delle piccole ricompense al raggiungimento di alcuni obiettivi. Abbiamo visto che stabilire degli obiettivi è molto importante per pianificare la giornata lavorativa. Una volta fissati, può aiutarvi a rimanere produttivi una piccola ricompensa da riscuotere al raggiungimento dell'obiettivo fissato. Sapere che vi attende una ricompensa, per quanto piccola, può essere molto motivante. Potete scegliere di ritagliarvi due ore di tempo la sera per vedervi finalmente quel film di cui avete sentito tanto parlare o, semplicemente, concedervi una serata di dolce far niente.

Cercate di svolgere una dopo l'altra le attività simili. Se dovete leggere le email, ad esempio, fatelo in alcuni momenti ben precisi della giornata che userete per leggere, rispondere, archiviare, ecc. Vi sarà enormemente utile per il vostro time management.

Fate una revisione settimanale di come avete gestito il tempo nei sette giorni precedenti e riflettete sui possibili miglioramenti da fare.

Pianificate la vostra settimana con anticipo, ad esempio il venerdì sera o la domenica precedente. Iniziare una nuova settimana con un piano vi aiuterà a concentrarvi sulle priorità.

Sfruttate al massimo i tempi di attesa. Succede a tutti: aspettiamo in fila, nelle sale d'attesa, nei terminal degli aeroporti, nelle stazioni ferroviarie, ecc. Usate questi tempi di inattività per rispondere alle e-mail sul telefono, per telefonare, per fare un po' di esercizio fisico (come, ad esempio, camminare invece di starvene seduti ad aspettare), ecc. In alternativa, potete portare con voi un libro e dedicare un po' di tempo alla lettura. Anche se il libro non è direttamente correlato al lavoro, la lettura aiuta ad aumentare la concentrazione e migliora l'attività cerebrale.

Trasformate in un'abitudine tutto quanto siete riusciti ad apprendere e a implementare. Stabilite un programma che siete in grado di seguire per almeno due mesi. A quel punto potete essere ragionevolmente certi di aver creato un'abitudine che lo renderà automatico nel tempo.

Riservate ogni giorno un po' di tempo alla gestione degli imprevisti, vi aiuterà a non essere colti di sorpresa e, in assenza di imprevisti, potrete iniziare a lavorare sul programma del giorno dopo.

Mettete un orologio ben visibile là dove lavorate per la maggior parte del tempo in modo da avere sempre ben presente che ore sono e non perdere la cognizione del tempo.

Impostate promemoria 15 minuti prima dei vostri impegni per ricordarvene ma anche per terminare ciò che state facendo prima di affrontare il nuovo impegno.

E voi cosa fate per migliorare la vostra capacità di fare un buon time management? Ce lo raccontate sul forum?

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