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Perché, in un'ottica di time management, è importante iniziare la giornata dedicandovi immediatamente a ciò che avete meno voglia di fare?

Vi siete mai ritrovati a dover svolgere un'attività che proprio non avete voglia di fare? La maggior parte delle volte si tratta semplicemente di un compito spiacevole, oppure di qualcosa che non siete bravi a fare o di qualcosa di estremamente noioso. Non avete voglia di dedicare del tempo a questa attività perché vi sembra di ricavarne decisamente meno di quanto ci investite a livello di energia e la rimandate fino a quando non potete più farne a meno, dedicandovi ad altre cose che vi danno maggiore soddisfazione.
Quello che vi sentite di fare in un certo momento, però, spesso non è ciò che è davvero meglio per voi in un'ottica di time management.

Ci sono due modi in cui potete gestire compiti che non avete voglia di svolgere e migliorare la gestione del tempo a vostra disposizione: uno è più diffuso e popolare, mentre l'altro è decisamente più efficace.
Il modo più diffuso per gestire compiti spiacevoli è quello di procrastinarli fino a quando non si potrà più fare a meno di svolgerli. Il modo, invece, più efficace per affrontare le attività spiacevoli è quello di svolgerle rapidamente e il prima possibile, rimuovendole dall'elenco dei vostri compiti.

Se qualcosa che non vi piace deve essere fatto, dedicatevi a questa attività come prima cosa, prima ancora di aprire la vostra casella di posta la mattina, prima di iniziare un lavoro più interessante e, soprattutto, prima che qualcuno o qualsiasi altra cosa richieda la vostra attenzione. In questo modo, avrete affrontato la cosa peggiore della vostra to-do list, privandola del suo "potere" di causarvi sentimenti negativi o una certa resistenza ad avvicinarvi a determinati lavori. Inoltre, ed è molto più importante, vi allenerete a non procrastinare quando si tratta di fare ciò che è necessario per produrre i risultati desiderati.

Per una gestione ottimale del tempo, una volta stabilite le priorità delle attività da svolgere, sembrerebbe inutile scegliere di dedicarsi a un compito e non a un altro di pari priorità semplicemente perché vi fa piacere svolgerne uno e non avete alcuna voglia di espletare l'altro ma optare per completare per prime le attività meno gradevoli è una piccola strategia di time management che vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi quotidiani in modo decisamente più semplice.

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Il ragionamento che c'è alla base di questa decisione è duplice: in primo luogo, la vostra concentrazione è più alta e siete meno stanchi all'inizio della giornata, quando siete in grado di pensare in modo più chiaro ed efficiente; secondo, quando procrastinate qualcosa che non avete voglia di fare, quel compito incombe su di voi e vi provoca stress senza che nemmeno ve ne rendiate conto mentre, se vi resta da fare qualcosa alla quale non avete alcun problema a dedicarvi, il pensiero non vi assillerà.

Spostare un compito che non ci piace a un momento futuro non cambia la sua natura, per quanto spiacevole possa essere. Né il suo rinvio riduce la necessità di portare a termine quella particolare attività. Alla fine, il lavoro dovrà essere fatto e il problema affrontato: potete rimandarlo a una data futura ma, così facendo, gli darete la possibilità di crearvi una piccola angoscia mentale ogni volta che ripenserete al fatto che dovete ancora svolgerlo. Fare per prime quelle cose che percepite come peggiori, farà in modo che il resto della giornata sia come una corsa in discesa: liberatoria e priva di grande fatica.

Iniziare sempre dai compiti sgradevoli è basilare per battere la procrastinazione e fare una buona gestione del tempo. Un suggerimento per provare a iniziare a dedicarsi come prima cosa a ciò che proprio non vi piace fare è di non dare per scontate le cose spiacevoli della vita e di impegnarvi, invece, per provare a renderle più piacevoli. Potete farlo con un approccio pratico, mediante il quale vi impegnate a riflettere su come eliminare o ridurre al minimo le attività spiacevoli e potete farlo con un approccio psicologico, provando a cambiare il modo in cui vi sentite riguardo alle attività spiacevoli da svolgere.
Vediamo qualche esempio di entrambe le modalità.

Stabilite una ricompensa

Ricordate la storia del bastone e della carota?

Ecco, in questo caso vi suggeriamo di usare la carota, cioè di stabilire una sorta di ricompensa per quando avrete portato a termine il compito che proprio non avete voglia di svolgere. Questa semplice strategia può essere molto motivante e non importa quanto sia grande il premio perché si può trattare anche di qualcosa di estremamente piccolo come una ciotola di gelato, una gita fuori città per vedere un museo o andare a trovare un amico, una passeggiata fino al vostro negozio preferito, qualche pagina di un bel libro, una puntata di una serie TV, giocare una partita a un videogioco, ascoltare musica e così via!
Se il compito è particolarmente lungo o difficile, dividetelo in tanti piccoli traguardi e stabilite una serie di premi per ogni obiettivo raggiunto.

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Entrate nell'"area della morte"

Gli antichi generali cinesi sostenevano che per assicurare la vittoria, occorresse posizionare i soldati nell'area della morte, cioè, ad esempio, bruciare le navi che costituivano una via di fuga. A quel punto erano esposti e non restava che combattere. Senza arrivare a tanto, potreste seguire l'esempio di Charles de Gaulle che, per smettere di fumare, prese un vero e proprio impegno pubblicamente affermando che da quel giorno avrebbe smesso. Spiegate al vostro capo che, d'ora in poi, vi dedicherete a svolgere quel compito che odiate particolarmente ogni lunedì mattina, appena arrivati in ufficio.

Semplificate

A volte si ritiene un'attività spiacevole da svolgere perché la si trova troppo complessa. Provare a semplificarla è un buon modo di approcciarsi al problema. Se, ad esempio, state cercando di scrivere un'email particolarmente lunga e articolata, iniziate a scrivere solo un elenco di punti da trattare e poi concentratevi su uno alla volta.

Suddividete l'attività

Se oltre che spiacevole l'attività è anche lunga, provate a suddividerla in parti più piccole e, se possibile, a svolgerla in giorni o momenti della giornata diversi. Impostate un timer e lavorate su quell'attività per pochi minuti, poi dedicatevi agli altri compiti previsti per la giornata.

Pensate a quando il lavoro sarà terminato

Concentratevi su quanto sarà bello portare a termine quell'attività che proprio non vi piace. Visualizzate la vostra soddisfazione e il tempo che potrete, finalmente, dedicare a un'attività più piacevole.

Scegliete il momento migliore

Decidere di fare una cosa particolarmente spiacevole di venerdì, con la prospettiva di un intero weekend davanti per "dimenticare" la fatica impiegata potrebbe mettervi nella giusta prospettiva per affrontarla. Perché non provare?

Sgrezzate il lavoro

Dover svolgere un'attività che non amiamo e, in più, non avere a portata di mano ciò che ci serve può far desistere dal proposito anche le persone più votate a una buona gestione del tempo, perciò abituatevi, prima di accingervi ad affrontare un compito spiacevole, a radunare tutto ciò che vi serve per farlo in fretta e nel miglior modo possibile: informazioni, strumenti, materiali, eccc.
Un disegnatore che si trovi a dover disegnare qualcosa con una matita spuntata potrebbe perdere l'attimo, non credete? Perciò “temperate le vostre matite prima di iniziare a disegnare”, ovvero risolvete le questioni tecniche più semplici che potrebbero impedirvi di sintonizzarvi su un lavoro che già non amate particolarmente.

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Riducete il tempo dedicato all'attività

Una riunione alla quale siete costretti a partecipare potrebbe durare solamente 20 minuti invece di un'ora? Un'attività potrebbe in qualche modo essere automatizzata, almeno in parte? Riuscite a trovare un modo per ridurre il tempo che dovete dedicare a un compito per voi spiacevole?

Concentrarsi su questo tipo di strategia porta a due vantaggi:

• sarete materialmente impegnati a fare qualcosa che proprio non vi piace per un tempo minore;
• avrete meno voglia di procrastinare perché l'attività vi impegnerà per meno tempo

C'è molto di buono nella routine e nella ripetizione, soprattutto quando vi siete assicurati che le vostre azioni ripetute vi portino là dove volete arrivare ma siete davvero sicuri che l'attività spiacevole che dovete affrontare non possa durare meno, magari riesaminando il modo in cui la svolgete? Quando si fanno le cose per abitudine, si spende pochissima energia mentale su di esse e la restante energia può essere destinata ad altri usi ma, nel caso di un compito spiacevole, forse è il caso di riesaminare tutto da capo per vedere se sia o meno possibile ridurne l'incidenza a livello temporale. Quando abbiamo stabilito un'abitudine, infatti, raramente ci fermiamo a riflettere su come potremmo affrontare un compito in modo più efficiente.

Subite una riunione una volta alla settimana perché pensate che l'alternativa di farne una ogni quindici giorni non funzionerebbe dato che l'intervallo tra un incontro e l'altro sarebbe troppo lungo ma cosa ne pensate se la riunione fosse ogni otto o nove giorni lavorativi? Potrebbe essere la frequenza giusta? In un anno ci sarebbero meno riunioni ma l'efficacia del lavoro svolto non ne risentirebbe.

Affrontate il lavoro come se vi piacesse

La connessione mente-corpo funziona anche quando non ci soffermiamo a pensarci, persino se dobbiamo fare time management. La vostra mente e il vostro corpo, infatti, sono collegati e si influenzano a vicenda. Lo stato fisico del corpo influenza l'umore, i pensieri e i sentimenti. Quello che pensate e sentite influenza il vostro corpo. La vostra antipatia per un compito sarà osservabile nell'espressione facciale, nella postura e nel modo in cui vi muovete nel momento in cui vi accingete a svolgerlo.

Provare ad agire come se vi piacesse ciò che state per fare, avere un atteggiamento rilassato e movimenti deliberati ed efficienti comunicherà alla vostra mente che quello a cui sta per dedicarsi non è poi così terribile, dato che non le piace la dissonanza tra pensieri e azioni. Se insisterete, quindi, a comportarvi come se un lavoro spiacevole da svolgere in realtà vi piacesse, la vostra mente cercherà di risolvere il conflitto, accettando che si tratta, apparentemente, diqualcosa che vi piace fare.

Non sottovalutate la capacità del cervello di razionalizzare le vostre azioni perché lo fa sempre. Rimanete concentrati sull'attività da svolgere, come fareste con le cose che vi piace fare. Se la vostra mente vagherà ogni 30 secondi, sarà portata a presumere, correttamente, che troviate il compito noioso e spiacevole da portare a termine, altrimenti riuscireste a concentrarvi su di esso. Quando imparate a rimanere concentrati sull'attività spiacevole, la vostra mente è indotta a credere che quello che state facendo sia interessante e divertente. Rimanere concentrati, tra l'altro, ha l'ulteriore vantaggio di rendervi efficienti nel portare a termine il compito.

Come fare? Usate il trucco più vecchio del mondo: sorridete! Sorridere rilascia neuropeptidi che agiscono contro lo stress e permette il rilascio di dopamina, endorfine e serotonina che rilassano il corpo e arrivano addirittura ad abbassare la frequenza cardiaca e la pressione sanguigna. La serotonina funziona anche come antidepressivo. Tentare non costa niente e vi accorgerete in breve tempo che potete fare molto per migliorare il vostro umore e quello degli altri intorno a voi, semplicemente con un bel sorriso sul viso.

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Trovate uno scopo

Siamo tutti portati a evitare di fare alcune cose nella vita se non sentiamo che hanno uno scopo per noi perché la nostra mente è sempre alla ricerca di un significato. Uno scopo è uno dei fattori motivanti più forti perché avere uno significa possedere un senso di sé, una rotta da tracciare e una destinazione a cui sperare di arrivare. Quando vi trovate davanti a qualcosa che proprio non avete voglia di fare, cercate - quindi - di individuare per quale motivo lo dovete fare. Esaminatelo nell'ottica di ciò che è importante nella vostra vita e se ancora non riuscite a dare un senso a quel compito, forse è il caso di prendere alcune decisioni importanti per il vostro futuro.

Migliorate l'ambiente in cui svolgete il compito

E' possibile rendere il lavoro più piacevole? Siete nelle condizioni di creare un'atmosfera migliore che vi predisponga a svolgere l'attività spiacevole? Basta, ad esempio, accendere una candela, mettere come sottofondo la vostra musica preferita, sorseggiare un infuso speciale, chiudere semplicemente la porta dell'ufficio e concedervi il lusso di lavorare in silenzio.

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Fate svolgere il lavoro ad altri!

Abbiamo già parlato di quanto delegare sia importante per la gestione del tempo ma vorremmo aggiungere che, spesso, un compito non è spiacevole da svolgere in assoluto ma, semplicemente, non piace a voi. Potrebbe esserci, ad esempio, un collega che non ha alcun problema a portare a termine quell'attività e, in cambio, voi potreste fare qualcosa per lui. Sul posto di lavoro, le persone hanno preferenze diverse: ad alcune piace un basso tasso di stress e la prevedibilità della routine che altre trovano noiosa. I compiti che richiedono le vostre abilità specifiche sono quelli che padroneggiate meglio e, probabilmente, anche quelli che vi piace fare.
Lavorare su ciò che vi piace, se trovate un collega disposto a fare con voi uno scambio di attività, è vantaggioso per tutti perché l'efficienza aumenta quando le persone fanno ciò in cui sono davvero abili e quindi anche il vostro datore di lavoro ne trarrebbe vantaggio.

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Non svolgete l'attività!

Ci rendiamo conto che questa può apparire una soluzione estrema e siamo convinti che nessuno accetti di fare qualcosa che non gli va di fare se questo compito non è assolutamente indispensabile ma, a volte, basta cambiare prospettiva ed esaminare attentamente l'attività da un punto di vista diverso per accorgersi che, forse, ciò che tendete a procrastinare non è davvero necessario. E' possibile? Vale la pena rifletterci!

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