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"Nessuno può fischiare una sinfonia. Ci vuole un'intera orchestra per suonarla"
(H. E. Luccock)

"Il lavoro di squadra è la capacità di lavorare insieme verso una visione comune. La capacità di indirizzare i risultati individuali verso obiettivi organizzativi. È il carburante che permette alle persone comuni di ottenere risultati straordinari"
(Andrew Carnegi)

Progettare e costruire un esercizio di team building nel contesto della ISO 9001:2015 è molto utile e i quality manager dovrebbero imparare a farlo perché la norma ISO 9001 si concentra sulla qualità e sull'efficacia dei processi all'interno di un'organizzazione e il lavoro di squadra in questo contesto rafforza la collaborazione, la comunicazione e l'efficienza.

Definire gli obiettivi dell'esercizio

La prima cosa da fare se vogliamo progettare un esercizio di team building che sia efficace è identificare gli obiettivi specifici in relazione allo standard ISO 9001. Per fare qualche esempio, potremmo voler migliorare la comunicazione interna, incrementare l'efficienza dei processi o rafforzare la cultura della qualità. Diciamo che, nel nostro caso specifico, vogliamo proprio migliorare la cultura della qualità nella nostra organizzazione.

Analizzare il team

Il passaggio successivo è valutare le dinamiche attuali del team, le competenze individuali di ogni membro della squadra e le aree di miglioramento che si vogliono supportare. Solo in questo modo, infatti, si riuscirà a progettare un esercizio che sia rilevante e utile per uno specifico team.

Iniziamo con una valutazione delle competenze e delle conoscenze attuali del team relative alla qualità e alla ISO 9001. Possiamo farlo tramite questionari, colloqui individuali, osservazione diretta di come vengono svolte le singole attività quotidiane o discussioni di gruppo. Lo scopo è cerca di capire quanto ogni membro del team sia a conoscenza dei principi della qualità e delle pratiche specifiche della ISO 9001.

Osserviamo, poi, e analizziamo le dinamiche di gruppo durante le riunioni o i progetti di lavoro, prestando attenzione a come i membri del team comunicano, collaborano e risolvono i problemi insieme. Questo ci darà indicazioni importanti su aree come il lavoro di squadra, la leadership, la gestione dei conflitti e la comunicazione interna.

Sarà bene anche raccogliere feedback diretti dei membri del team riguardo alle loro percezioni sulla cultura della qualità all'interno dell'organizzazione, comprendendo anche le loro opinioni su ciò che funziona bene e su cosa potrebbe essere migliorato.

A questo punto, occorrerà esaminare i processi attuali e valutare quanto siano allineati con i principi della ISO 9001 e questo include il riesame della documentazione e quello delle metodologie. In questo modo avremo tutti gli elementi che ci servono per capire quali aree richiedono maggiore attenzione durante l'esercizio di team building.

Non dimentichiamo di coinvolgere in questo lavoro di analisi anche i process owner, i manager interessati e i leader. Il loro sguardo e il loro supporto sono cruciali per il successo di qualsiasi iniziativa di team building, specialmente quando si tratta di rafforzare la cultura della qualità. Ricordiamoci che l'obiettivo di questa analisi è di comprendere a fondo il team e le sue dinamiche in relazione alla cultura della qualità, in modo da poter progettare un esercizio di team building che sia realmente efficace e mirato. 

Progettazione dell'esercizio

Per sviluppare operativamente l'esercizio di team building focalizzato sul miglioramento della cultura della qualità, in base all'obiettivo che abbiamo stabilito nel primo passaggio, è importante creare attività che siano non solo coinvolgenti ma anche strettamente legate ai requisiti della qualità secondo la ISO 9001:2015. Ecco tre esempi pratici di ciò che potremmo fare:

1 - Simulazione della risoluzione di problemi che hanno a che fare con la qualità

Descrizione: organizziamo una simulazione in cui il team deve affrontare e risolvere un problema di qualità fittizio ma realistico. Ad esempio, potremmo presentare una situazione in cui un prodotto o un servizio non soddisfa gli standard della qualità e chiedere alla squadra di analizzare la causa e proporre soluzioni.
Obiettivo: questo esercizio mira a sviluppare competenze nella risoluzione dei problemi, nel pensiero critico e nell'applicazione pratica dei principi della qualità.
Risultato atteso: I partecipanti imparano a collaborare efficacemente per identificare le cause dei problemi e a sviluppare soluzioni innovative e praticabili.

2 - Workshop sulla mappatura dei processi

Descrizione: conduciamo un workshop in cui i membri del team lavorano insieme per mappare i processi esistenti e identificare le aree di miglioramento. Per analizzare i processi, utilizziamo tecniche come il diagramma di flusso o il diagramma di Ishikawa (diagramma delle cause e degli effetti).
Obiettivo: questo esercizio aiuta a comprendere meglio i processi attuali e a promuove la consapevolezza su come questi influenzino la qualità.
Risultato atteso: i partecipanti acquisiscono una visione più chiara dei processi aziendali e imparano a identificare punti critici che possono influenzare la qualità.

3 - Gioco di ruolo sul tema dell'audit interno

Descrizione: organizziamo un gioco di ruolo in cui i membri del team assumono diversi ruoli in un audit interno. Alcuni possono essere gli auditor mentre altri rappresenteranno i vari dipartimenti sottoposti a verifica.
Obiettivo: questo esercizio mira a far familiarizzare i partecipanti con il processo di audit interno, un elemento chiave della ISO 9001 e a sviluppare una comprensione più profonda dell'importanza della conformità e del miglioramento continuo.
Risultato atteso: i partecipanti guadagnano una maggiore comprensione del processo di audit, apprendendo come le verifiche interne possono aiutare a identificare le aree di miglioramento e rafforzare la cultura della qualità.

In tutti e tre gli esempi, è fondamentale collegare l'attività ai principi specifici della ISO 9001:2015 e assicurarsi che i partecipanti riflettano su come ciò che hanno imparato possa essere applicato nella loro attività lavorativa quotidiana. Questo non solo rafforza la cultura della qualità ma garantisce anche che l'esercizio abbia un impatto pratico e duraturo nel tempo.

Organizzare la logistica dell'esercizio

un passo che spesso si tende a trascurare nella progettazione di un esercizio di team building è la sua pianificazione a livello logistico. Andranno definiti il luogo in cui svolgerlo, la durata, i materiali necessari e qualsiasi altra risorsa necessaria o utile per uno svolgimento ottimale dell'esercizio. Considerate anche la possibilità di coinvolgere un facilitatore esterno esperto in team building e ISO 9001:2015.

Nel contesto del miglioramento della cultura della qualità all'interno di un'organizzazione, l'organizzazione logistica dell'esercizio ha un ruolo importante per garantire che l'esercizio sia non solo efficace ma anche perfettamente allineato con i requisiti della norma. Ecco come procedere:

• Selezione del posto - scegliamo un luogo che sia adeguato sia in termini di spazio che di atmosfera. L'ambiente dovrebbe essere confortevole e stimolante, favorire la collaborazione e la comunicazione aperta. Consideriamo aule, spazi di co-working o anche ambienti all'aperto, se appropriati
• Pianificazione temporale - stabiliamo una data e un orario che minimizzino i disagi nella quotidianità del flusso lavorativo. Potrebbe essere utile organizzare l'evento in giorni meno carichi o in momenti in cui l'impatto sulle attività quotidiane sia il più ridotto possibile
• Materiali e attrezzature - prepariamo tutti i materiali necessari per gli esercizi, come fogli, penne, lavagne, proiettori, o dispositivi elettronici. Assicuriamoci che tutto sia in linea con gli esercizi pianificati e che supporti l'apprendimento dei requisiti della qualità che ci interessano
• Coinvolgimento dei facilitatori - se necessario, coinvolgi facilitatori esterni o formatori specializzati in team building e nella normativa ISO 9001. La loro esperienza può aggiungere un valore significativo all'esercizio, guidando i partecipanti attraverso le attività e assicurando l'allineamento con gli obiettivi di questo esercizio
• Comunicazione - inviatiamo le persone a partecipare all'evento, comunicando chiaramente gli obiettivi, la data, l'ora e il luogo dell'esercizio di team building. Sottolineiamo l'importanza dell'evento nel contesto del miglioramento della cultura della qualità e incoraggiamo una partecipazione attiva
• Preparazione del rogramma - sviluppiamo un programma dettagliato dell'evento, includendo l'ordine del giorno, gli orari delle varie attività, le pause ed eventuali momenti di socializzazione. Assicuriamoci che il programma sia strutturato ma flessibile per adattarsi alle dinamiche del gruppo e ai feedback in tempo reale
• valutazione dei rischi - assicuriamoci che tutte le attività siano sicure e accessibili per tutti i partecipanti. Valutiamo eventuali rischi e prepariamo piani di emergenza, soprattutto se l'attività include elementi fisici o si svolge all'aperto
• Feedback e valutazione post-evento - pianifichiamo come raccogliere feedback e valutazioni dai partecipanti dopo l'evento. Questo è essenziale per misurare l'efficacia dell'esercizio e per apportare miglioramenti nelle iniziative future

Esecuzione e monitoraggio dell'esercizio

La fase di esecuzione è il cuore pulsante dell'intero esercizio di team building perché è il momento in cui le idee e la pianificazione prendono vita. Quando ci si troverà a far svolgere l'esercizio, è importante assicurarsi che tutti i partecipanti siano coinvolti attivamente e monitorare l'andamento dell'attività per assicurarsi che rimanga allineata agli obiettivi prefissati.

Iniziamo con una breve introduzione che riaffermi gli obiettivi dell'esercizio e il suo legame con il miglioramento della cultura della qualità per aiutare i partecipanti a focalizzarsi su ciò che bisogna fare. Ricordiamoci di fornire istruzioni chiare e concise su ogni esercizio e assicuriamoci che tutti i partecipanti comprendano cosa devono fare e quali sono le aspettative di questo lavoro.

Durante l'esercizio, incoraggiamo la partecipazione attiva di tutti, cercando di coinvolgere anche i membri del team più timidi o riservati: l'obiettivo è garantire che ogni voce venga ascoltata e che tutti si sentano parte integrante della squadra.

Mentre i partecipanti sono impegnati nell'esercizio, monitoriamo attentamente i loro progressi, cercando di essere disponibili per rispondere a domande, fornire chiarimenti e guidare, se necessario, le persone. Assicuriamoci che l'attività rimanga allineata agli obiettivi prefissati e, se notiamo che il gruppo si sta allontanando dall'obiettivo, intervenite per ricondurlo sul percorso giusto.

In ultimo, assicuriamoci che ogni parte dell'esercizio riceva l'attenzione che merita, senza però trascinarsi troppo a lungo. Un buon equilibrio tra profondità e ritmo mantiene l'energia alta e l'interesse vivo per ciò che si sta facendo.

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Debriefing e feedback

Al termine dell'esercizio, organizzate una sessione di debriefing per discutere ciò che è stato appreso durante l'attività e come può essere applicato nel contesto lavorativo quotidiano, in linea con la ISO 9001:2015. Invitiamo i partecipanti a condividere le loro esperienze, ciò che hanno imparato e come intendono applicare queste conoscenze nel loro lavoro quotidiano.

Iniziamo stabilendo un ambiente in cui tutti si sentano a proprio agio nel condividere pensieri e opinioni e sottolineiamo l'importanza di un approccio costruttivo e non giudicante per incoraggiare una comunicazione aperta e onesta. Guidiamo la discussione ponendo domande specifiche sull'esercizio chiedendo ai partecipanti, ad esempio, cosa hanno imparato, quali sfide hanno incontrato e come hanno collaborato per superarle. Assicuriamoci di collegare il debriefing agli obiettivi dell'esercizio e ai requisiti della ISO 9001, portando le persone a discutere di come le competenze e le strategie sviluppate durante l'esercizio possano essere applicate per migliorare i processi, la gestione della qualità e il lavoro di squadra all'interno dell'organizzazione.

Invitiamo ogni partecipante a condividere la propria esperienza e il proprio punto di vista per valorizzare le diverse prospettive e identificare modelli comuni e lezioni apprese.

Concludiamo la sessione ringraziando tutti per la loro partecipazione e l'impegno. Questo momento è importante perché rafforza il senso di appartenenza e la motivazione. Il debriefing e il feedback non sono solo un momento di riflessione, ma anche un'opportunità per rafforzare i legami di squadra e promuovere un impegno condiviso verso il miglioramento continuo della qualità.

Nei giorni e nelle settimane successive, monitoriamo i cambiamenti all'interno del team e valutiamo l'impatto dell'attività sulle performance, considerando l'idea di organizzare sessioni di follow-up o ulteriori attività di team building per rafforzare il processo di apprendimento. Ricordiamo che l'efficacia di un esercizio di team building dipende molto dalla sua rilevanza per i partecipanti e dalla sua capacità di collegarsi concretamente agli obiettivi lavorativi e agli standard di qualità dell'organizzazione.

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