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Noiose, troppo lunghe, inefficaci.
Ecco un esempio dei commenti più ricorrenti quando si chiede ai lavoratori di dire cosa ne pensino delle loro riunioni. Del resto questo non ci deve stupire se il 30% del campione intervistato ritiene che addirittura una riunione su due sia del tutto inutile.

Se le riunioni hanno una così cattiva fama, forse tutto dipende dalla loro mancanza di "ritmo". Ci avete mai pensato? Eccovi, dunque, qualche suggerimento per mantenere alta l'attenzione dei presenti.

Utilizzate supporti differenti

La nostra capacità di mantenere la concentrazione, di solito, non riesce a superare i 20 minuti consecutivi. Trascorso questo periodo di tempo, conviene sempre cambiare il supporto utilizzato per riaccendere l'attenzione dei partecipanti. Ecco, dunque, che il videoproiettore utilizzato per visualizzare grafici può essere tranquillamente alternato alla classica lavagna utile per raccogliere le idee.

Affidate la conduzione a una persona "super partes"

Avete notato delle tensioni tra i vostri collaboratori? L'argomento di cui dovete discutere in riunione è "caldo" e potrebbe generare conflitti?
Scegliete una persona che abbia la necessaria autorità per fare da arbitro ma che non venga riconosciuta dai partecipanti come appartenente a una delle due "fazioni". Non appena il clima si sarà rasserenato, potrete invitare i presenti a turno a condurre una piccola parte della riunione. Una volta che i vostri colleghi avranno sperimentato sulla loro pelle cosa significa condurre bene una riunione, cercheranno di rendervi il compito un po' più facile perché tenderanno a mettersi nei vostri panni anche quando non toccherà più a loro fare da moderatore. Questo, naturalmente, andrà a beneficio della buona conduzione dell'incontro.

Se, invece, credete che chi partecipa alla riunione non abbia la preparazione necessaria per ricoprire il ruolo di animatore, affidate a un collega il monitoraggio delle tempistiche degli interventi, a un altro il compito di garantire che tutti i presenti esprimano un'opinione e a un altro ancora il rispetto dell'ordine del giorno. Ovviamente questi ruoli potranno alternarsi.

Fate in modo che tutte le idee possano essere espresse liberamente

Non c'è riunione più noiosa di quella in cui parlano sempre le stesse persone. Assicuratevi che tutti dicano ciò che pensano.
Se non siete certi che le persone non abbiano timori di parlare davanti ai colleghi, adottate la strategia del bigliettino. Distribuite bigliettini anonimi e chiedete ai partecipanti di scrivere durante la riunione idee, opinioni e riflessioni. Al termine dell'incontro, raccogliete i biglietti e leggete ciò che è stato scritto, sottolineando eventuali punti di incontro e punti di divergenza. Eventalmente discutetene o tenete presente ciò che è stato scritto per l'incontro successivo.
Questo è il modo migliore per evitare una sorta di autocensura che spinge i più timidi a tacere.

Anche il tavolo ha la sua importanza!

La cosa fondamentale, quando si organizza una riunione, è scegliere un tavolo che permetta alle persone che vi siedono attorno di potersi scambiare facilmente sguardi e opinioni.

Per lanciare un nuovo progetto o per fare il punto su una questione tecnica, la scelta ottimale è quella di un tavolo a "U" che permetta al moderatore di approcciarsi facilmente a tutti i collaboratori per incitarli a intervenire e per rilanciare il dibattito. Assicuratevi di non avere più di tre o quattro persone da ogni parte del tavolo per far sì che la riunione abbia il ritmo giusto.
Dovete, invece, risolvere un problema? Scegliete il tavolo ovale che invita alla collaborazione.

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Ricordate la regola dei tre tempi

Una riunione dovrebbe poggiare su una buona pianificazione. Se i vostri incontri sono ben ritmati, per nulla noiosi ma non arrivano a nulla di concreto, ciò che vi manca è l'obiettivo.

La durata ottimale di una riunione è un'ora e mezza che, a seconda dei casi, può essere così suddivisa (questo è ovviamente un esempio):

• 30 minuti per la presentazione del problema
• 30 minuti per le opinioni dei presenti
• 30 minuti per decidere il piano d'azione

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