IL PROJECT PLAN - PARTIAMO DAL SOW

(Seconda parte: La Resources list)

(Terza parte: La WBS)

Che cos'è il Project Plan

Il Project Plan è il documento utilizzato nell'ambito del Project management per pianificare le attività e per comunicare lo stato di avanzamento di un progetto a tutte le parti interessate (Direzione, colleghi, clienti, fornitori, ecc.).

Viene utilizzato dalla Direzione per verificare che costi e tempistiche del progetto siano sotto controllo, dal team di progetto per contestualizzare le attività e dagli altri stakeholder per assicurarsi che il progetto sia attivo e soddisfi le loro necessità.

Composizione del Project Plan

Un Project Plan si compone di:

• SOW (Statement Of Work): documento che descrive tutto ciò che viene prodotto dall'attività di progettazione (specifiche, test e prove, report delle difettosità, ecc.) e un collegamento alle persone che hanno in carico le attività specificate
• Elenco delle risorse: lista che contiene un riferimento a tutte le risorse necessarie per la realizzazione del progetto con uno studio sulla loro disponibilità (persone, strumenti, macchinari, impianti, ecc.)
• WBS (Work Breakdown Structure):
• Diagramma delle tempistiche del progetto
• Piano dei rischi: documento che identifica tutti i rischi potenziali che sono stati presi in considerazione in vista della realizzazione del progetto e le azioni preventive associate alla loro eliminazione o mitigazione

Statement Of Work - SOW

Lo Statement Of Work è un documento che nasce in area governativa per definire gli accordi tra le amministrazioni e i loro fornitori e che solo negli ultimi anni è stato esteso alla gestione dei progetti anche dei privati che ne hanno riconosciuto l'indubbia efficacia. Ci sentiamo di affermare, infatti, che senza uno Statement Of Work ben preparato ed eseguito i progetti sono destinati ad un percorso accidentato che potrà prevedere ritardi, problemi, sforamenti del budget e incomprensioni tra le parti.
Il SOW, come abbiamo visto, costituisce una delle parti del Project Plan ma può avere una propria dignità di documento a se stante firmato da entrambe le parti.

Preparare bene lo Statement Of Work è fondamentale per la buona riuscita di un progetto. Se prepareremo, infatti, un documento troppo generico e poco definito, apriremo la strada ad una serie di incomprensioni e fraintendimenti tra il cliente e il fornitore. E' importante anche preparare un documento che possa essere compreso da tutte le parti senza possibilità di equivoci.

Per cercare di definire in poche parole cos'è uno Statement Of Work, ricordiamo che è un documento che specifica cosa bisogna fare ed entro quando. Chiarendo, inoltre, le aspettative, le tempistiche, l'aspetto economico, ciò che è accettabile e ciò che non lo è, permette di costruire un accordo tra le parti.
Serve a mettere insieme tutti i diversi elementi di un progetto: più sarete precisi e affidabili in questa fase della pianificazione e meglio vi troverete nella gestione del progetto perché, una volta descritto il lavoro e i criteri che soddisferanno entrambe le parti, molto è già stato fatto in termini di pianificazione.

Un SOW contiene:

• descrizione dettagliata del progetto, delle sue fasi, delle attività che costituiscono ogni fase, delle tempistiche, degli output di ogni fase, delle date delle sue revisioni e delle sue milestone
• elenco delle persone che prenderanno in carico ogni attività progettuale
• elenco dei requisiti e delle caratteristiche del prodotto/servizio da realizzare
• riferimenti a leggi, normative, standard e criteri di accettazione
• piano dei pagamenti riferiti alle diverse fasi del progetto secondo il Base Agreement e legato ad eventuali criteri di accettazione delle diverse fasi
• requisiti contrattuali come la gestione di eventuali proprietà intellettuali o quella degli accordi di riservatezza

Per quanto attiene alla definizione delle tempistiche, cercate di non essere troppo rigidi se, al momento della pianificazione, non siete in possesso di date precise che vi permettano di ragionare sui giorni esatti. Piuttosto, definite delle finestre temporali specificando, ad esempio, che la fase "x" durerà tot mesi a partire dalla data "y" (ad esempio la data della firma del contratto).

In ultimo, va detto che la SOW è il modo migliore per garantire la soddisfazione del cliente perché dovrebbe allineare preventivamente la Qualità percepita con quella attesa, spiegando ad entrambe le parti cosa attendersi dal progetto e come gestirlo al meglio.

I benefici che derivano dall'utilizzo del SOW

Il primo vantaggio che deriva dall'applicazione dello Statement Of Work è che si può prevedere un breve modulo veloce da compilare che, ricalcando le informazioni previste dal SOW e riproponendole sotto forma di uno schemino snello, permetta di evadere in tempo breve le richieste di offerta dei potenziali clienti.
Questo modo di procedere permetterà al personale commerciale di individuare in fretta le caratteristiche del prodotto che servono al cliente e di formulare, sulla base di questi dati, un'offerta adeguata.

Un altro grande vantaggio dell'utilizzo dello Statement Of Work è la possibilità di tenere traccia dei cambiamenti intercorsi durante il progetto. Senza una traccia continua e precisa dei piccoli aggiustamenti che vengono fatti in corso d'opera, un Project manager non potrà mai gestire adeguatamente le modifiche e tirare le fila dell'intero progetto.

Lo Statement Of Work è estremamente utile anche per comprendere quanto profittevole possa essere un progetto. Più sarà dettagliato il SOW, infatti, nel descrivere i prodotti o i servizi, più potrà essere accurata la stima dei costi.

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Importante è anche l'utilizzo che si può fare dello Statement Of Work per tenere traccia delle registrazioni, misurazioni e analisi relative ai prodotti/servizi da progettare e produrre (o erogare). Avere tutte queste informazioni riunite in un unico documento facilita enormemente il lavoro del team di progetto.

Il documento può fornire anche un utile riferimento in caso di audit da parte del cliente. Avere, anche in questo caso, un unico documento al quale riferirsi faciliterà l'individuazione dei requisiti soddisfatti e di quelli ancora in elaborazione.

Il SOW viene utilizzato anche per stabilire in modo univoco responsabilità ed autorità del fornitore e del cliente in modo da poter gestire al meglio i flussi di lavoro senza rischiare accavallamenti o fraintendimenti.

Ultimo ma non certo meno importante utilizzo è quello relativo alla gestione dei pagamenti che, concordati precedentemente allo scadere di opportune fasi del progetto, avranno minori motivi di essere contestati al momento della regolarizzazione delle spettanze.

(Seconda parte: la lista delle risorse)

PER SAPERNE DI PIU':