PROJECT MANAGEMENT IN UN'OTTICA DI QUALITA'

Se vogliamo fare del buon Project management nell'ambito della Qualità e assicurarci che il prodotto o il servizio che stiamo progettando soddisfi le necessità per le quali è stato concepito, dobbiamo prestare attenzione a due aree specifiche.

La prima è una buona gestione dei requisiti. Il modo in cui raccoglierete i requisiti del cliente e li traccerete durante la progettazione avrà un impatto enorme su come ciò che avete progettato si adatterà alle esigenze della clientela.

La seconda area è quella della gestione del cambiamento. Le esigenze che i vostri prodotti o servizi devono soddisfare non sono statiche così partire a progettare qualcosa e chiudersi a riccio verso ogni eventuale modifica del progetto è il modo migliore per candidarsi al fallimento.

Le necessità dei clienti di variare il progetto "in corsa" non sono il solo caso di change management che vi troverete a dover affrontare. E' molto comune, infatti, che si senta il bisogno di definire e soddisfare nuove necessità del cliente dopo aver individuato quelle sancite al momento del contratto/ordine.

Ci sono, poi, altre fonti di cambiamento che non hanno nulla a che fare con la definizione dei requisiti . Basta pensare al budget, ad esempio. Potreste, infatti, aver iniziato il vostro progetto in un momento di “boom” economico e ritrovarvi a gestirlo ora che le vostre finanze sono meno solide o che i vostri fornitori attraversano problemi economici. In questo caso bisognerà ridimensionare il progetto senza mancare di centrare in pieno i bisogni del cliente.

Anche la programmazione può dare adito a cambiamenti. Ad esempio, il vostro progetto potrebbe essere iniziato quando un time to market di 18 mesi poteva essere accettabile mentre oggi risulta essere troppo dilatato rispetto alla concorrenza. Ecco che bisogna correre per mantenere la propria nicchia di mercato e che occorre gestire bene le tre variabili tempo, costi e qualità per mantenersi competitivi su tutti i fronti.

La gestione dei requisiti e la gestione del cambiamento devono percorrere insieme passo dopo passo il percorso progettuale che porterà ad avere un prodotto o un servizio al momento giusto (quando serve al cliente) e al prezzo giusto (col giusto valore aggiunto).
Il vostro progetto è destinato a fallire se non sapete gestire gli inevitabili cambiamenti che incontrerete lungo il percorso, non importa quanto bene abbiate definito i requisiti all'inizio, purtroppo. Per trovarsi preparati ad affrontarli al meglio, converrà gestire un vero e proprio processo di change management, capace di accogliere le cause giuste che portano a cambiamenti di progetto, rigettando quelle sbagliate. Per farlo, il processo dovrà essere in grado di identificare le attività capaci di raccogliere le informazioni necessarie ad una decisione corretta e di coinvolgere i giusti decision maker.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

• Costruite il processo pensando alla vostra organizzazione.Se non avete mai implementato alcuna forma di change management, dovrete per forza di cose definire le singole attività e le responsabilità di ognuno degli attori che prenderanno parte al processo.
  Ricordate che avete due obiettivi principali: 1) raccoglieretutte le informazioni necessarie ai decision maker per accogliere o rigettare una richiesta di cambiamento 2) far prendere le decisioni alle persone giuste
• Il vostro processo di change management non potrà adattarsi a tutte le situazioni nello stesso modo. Ci saranno casi in cui verranno coinvolte tutte le attività contemplate dal processo (cambiamenti maggiori) e altri che richiederanno solo alcuni step dello stesso (cambiamenti minori). Assicuratevi di essere in grado di gestire queste due diverse situazioni senza ingessarvi.
  Un cambiamento minore sarà autorizzato da persone diverse da quelle che ne autorizzeranno uno importante. Coinvolgete gli attori giusti
• Nel vostro processo dovrete prevedere tutto il tempo necessario per investigare le attività richieste per determinare il costo dell'implementazione del cambiamento richiesto. Dato che è impossibile, una volta iniziato un progetto, stabilire quanto tempo sarà necessario dedicare alle richieste di varianti che vi arriveranno, un buon modo per gestirle è quello di riservare un monte ore "cuscinetto" nella vostra programmazione delle tempistiche dal quale andrete ad erodere le ore necessarie ad avviare i cambiamenti approvati.
• Tracciate tutti i cambiamenti che intervengono durante il progetto. Questa sorta di database diventerà una fonte centralizzata di informazioni che comprenderanno:
  • un identificativo del cambiamento richiesto
  • la data di ricevimento della richiesta
  • il richiedente
  • l'approvazione o meno della richiesta
  • lo stato di avanzamento
  • i costi
  • la data prevista per il completamento della modifica
  Il database diventerà una vera e propria forma di comunicazione per il vostro team di progetto per cui dovrete prevedere da chi sarà gestito e a chi sarà consentito l'accesso e la modifica delle informazioni contenute
• Non dimenticate di ripianificare il progetto dopo ogni cambiamento, di rivedere il budget e di verificare gli standard che vi siete posti come obiettivo

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