QUALITA' NEL PROJECT MANAGEMENT

"Fare project management è un po' come essere un giocoliere che si destreggia con tre palle: tempo, costo e qualità"
(Geoff Reiss, esperto di project management)

Come ci ricordano due grandi del quality management, la qualità è idoneità all'uso (Joseph Juran) e confornità ai requisiti (Philip B. Crosby) e queste definizioni vanno tenute ben presenti se vogliamo applicare i principi della qualità al mondo del project management, visto che la qualità di un prodotto o di un servizio non è altro che la sua capacità di soddisfare i bisogni e le aspettative del cliente e degli altri stakeholder.

La gestione della qualità del progetto non è altro che il processo di misurazione continua della qualità di tutte le attività del progetto e l'adozione di azioni correttive fino a quando il team di progettazione non raggiunge la qualità desiderata. Si basa sul processo di definizione degli standard di qualità per raggiungere i risultati attesi da un progetto e sulle misure della qualità per garantire che tali standard siano rispettati. I processi di gestione della qualità nel processo di progettazione aiutano a:

• controllare il costo di un progetto;
• stabilire gli standard su cui puntare;
• determinare i passaggi per raggiungere questi standard

Una gestione efficace della qualità di un progetto riduce anche il rischio di guasti del prodotto o di avere clienti insoddisfatti. La qualità di un progetto è, quindi, importante per molte ragioni. In primo luogo, il successo e la reputazione dell'attività dipendono proprio dalla capacità di realizzare progetti con successo. Un progetto mal gestito, inoltre, esaurirà le risorse interne e farà perdere tempo e denaro. Senza un sistema in atto per misurare le prestazioni delle attività di progettazione, ci si accorgerebbe troppo tardi che un progetto sta per fallire e potrebbe diventare impossibile recuperarlo.

Per gestire i progetti in un'ottica di qualità occorre partire da una pianificazione delle attività che ci assicuri di raggiungere la qualità prevista dalle specifiche del progetto. Andranno, quindi, definite le attività in grado di fornire il prodotto o il servizio da progettare in base agli standard di qualità adottati, focalizzandosi sul raggiungimento della qualità che il nostro cliente si aspetta. La pianificazione del progetto pensata in termini di qualità non è altro che l'identificazione degli standard di qualità da adottare che risultano fondamentali per la buona riuscita del progetto e la determinazione di come possano essere soddisfatti.
In un piano della qualità ben redatto si potranno identificare facilmente gli obiettivi del progetto in base ai requisiti della qualità e gli standard e le procedure di riferimento. Dovranno, poi, essere ben chiare le responsabilità del management e di tutte le parti interessate, la necessità di formazione, così come le attività di riesame del progetto, di completamento delle varie fasi del progetto e di controllo dei relativi documenti emessi, la gestione delle informazioni documentate e di gestione delle eventuali modifiche. Sempre all'interno di un piano di progetto pensato in un'ottica di qualità saranno presenti i requisiti relativi agli acquisti e i controlli da applicare sui materiali e sulle parti. In ultimo, saranno descritti i test di accettazione e come gestire eventuali non conformità.
L'obiettivo principale di un piano di progetto pensato in termini di qualità è creare un dialogo tra le parti interessate per sviluppare una consapevolezza dei potenziali problemi qualitativi che si dovranno affrontare per pensare alle azioni da mettere in campo per supplire ai punti deboli e alle eventuali mancanze che si potrebbero verificare nell'esecuzione del progetto.

La gestione dei progetti in qualità si compone di tre processi principali:

• pianificazione della qualità - anche i team più qualificati e dotati degli strumenti più moderni possono fallire senza il giusto piano per la gestione della qualità del progetto e quindi è importante partire proprio da qui. Gli input alla pianificazione della qualità sono la politica della qualità, la descrizione dell'ambito del progetto e del prodotto o servizio da realizzare e gli standard di riferimento. Tra gli strumenti più utili in questa fase abbiamo l'analisi dei costi e dei benefici, il benchmarking, i diagrammi causa-effetto, i diagrammi di sistema, il design of experiments;
• assicurazione della qualità - si basa sulla valutazione delle varie parti del progetto per fornire un'assicurazione che soddisferà tutti gli standard di riferimento. Fornisce prove agli stakeholder che tutte le attività relative alla qualità vengono svolte come definito e promesso e garantisce la presenza di sistemi di controllo atti a garantire che tutte le aspettative relative ai risultati di qualità siano soddisfatte. L'input di questa fase è costituito dal piano di progetto;
• controllo della qualità - misurare la qualità di un progetto può sembrare qualcosa che non si può fare fino a quando il progetto non viene completato, tuttavia la qualità del progetto - come abbiamo visto - dovrebbe essere pianificata dall'inizio e monitorata per tutto il tempo attraverso questa fase che si basa sul monitoraggio specifico dei risultati delle diverse fasi della progettazione e sull'eliminazione delle cause che hanno portato a performance non soddisfacenti. Mentre l'assicurazione qualità interviene prima che un problema venga identificato, il controllo della qualità interviene per identificare un problema una volta che si è verificato e suggerisce metodi per il miglioramento. Gli input sono i dati delle varie fasi del progetto, mentre gli strumenti più utili per la gestione della fase sono i vari test, il controllo statistico e il diagramma di Pareto

I project manager devono sovrintendere all'implementazione di una progettazione di qualità per fornire un prodotto o un servizio conforme alle specifiche degli stakeholder. A tal fine è necessario conoscere i concetti di base della gestione della qualità:

• la soddisfazione del cliente - senza la soddisfazione del cliente non può esserci qualità. Ecco perché implementare la qualità nell'ambito progettuale significa gestire sia i processi che le persone, incontrare regolarmente gli stakeholder per tenerli aggiornati sui progressi del progetto, ottenere il loro feedback e assicurarsi di essere completamente trasparenti in questo processo per evitare problemi in seguito
• prevenzione oltre che test e controlli - la qualità non è gratis. Il costo della qualità è il denaro speso per risolvere i problemi durante il progetto e, successivamente, per correggere eventuali guasti ma viene suddiviso in due categorie: costo della conformità e costo della non conformità. Il costo della conformità è quello della prevenzione principalmente correlato alla formazione, al processo di documentazione, alle attrezzature necessarie e al tempo necessario per ottenere la qualità corretta. Il costo legato alle non conformità si riferisce, invece, a quello che deriva dalle problematiche, dalla necessità di rielaborare parti del progetto o addirittura di avere un prodotto o un servizio che non soddisfano i clienti. Ulteriori costi possono derivare dagli ordini persi per un progetto andato male
• miglioramento continuo - il concetto di gestione del progetto in un'ottica di qualità è uno sforzo continuo per indirizzare i miglioramenti dei risultati nel tempo. Che si tratti di piccoli cambiamenti incrementali o di miglioramenti importanti, l'opportunità di identificare e affrontare il cambiamento è sempre presente. Applicare questo concetto su base continua significa anche monitorare e documentare costantemente eventuali problemi che emergono, in modo da poter utilizzare in futuro le lezioni apprese nella gestione dei progetti precedenti

Per togliere qualunque soggettività al processo decisionale nell'ambito del project management e comunicare in modo più efficace con gli stakeholder, è essenziale incorporare la qualità in ogni fase del progetto. Per migliorare con successo i risultati a lungo termine, i project manager devono sviluppare una mentalità di miglioramento continuo e questo può essere fatto solamente acquisendo familiarità con i vari strumenti e tecniche della qualità. I project manager che si prendono il tempo per stabilire buone metriche di progetto, analizzare i processi interessati dal progetto e comprendere il concetto di varianza dovrebbero migliorare significativamente l'efficacia della gestione dei loro progetti.

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