IL RIESAME DEI PROCESSI E' NECESSARIO

C'è chi considera la revisione periodica dei processi un compito privo di valore aggiunto. Vi dimostreremo che si sbaglia

"Nella qualità, non è un problema tornare indietro e cambiare ciò che è stato fatto. Questo modo di procedere è spesso più efficiente che insistere nel tentativo di migliorare ciò che non ha mai funzionato bene"
(Shigeru Mizuno)

Concetti chiave dei riesami dei processi

Approccio basato sui processi: la ISO 9001 enfatizza un approccio basato sui processi che considera le attività aziendali come processi interconnessi che lavorano insieme per produrre valore. I riesami dei processi sono, quindi, focalizzati sull'analisi e sul miglioramento di questi insiemi di attività
Miglioramento continuo: il cuore della ISO 9001:2015 è costituito dal principio del miglioramento continuo. Le revisioni dei processi sono un mezzo per identificare le aree di miglioramento e per implementare modifiche che aumentino l'efficacia e l'efficienza del sistema. I riesami consentono alle aziende di verificare che i loro processi siano ancora allineati con gli obiettivi strategici. Man mano che un'azienda cresce e si evolve, anche i suoi obiettivi e le strategie possono cambiare. Con questo lavoro ci si assicura che i processi restino pertinenti e contribuiscano efficacemente al raggiungimento degli obiettivi. Un altro vantaggio è rappresentato dalla possibilità di identificare e affrontare i problemi prima che diventino più seri
Orientamento al cliente: un altro concetto chiave della ISO 9001 è l'orientamento al cliente. I riesami dei processi dovrebbero mirare a migliorare la soddisfazione del cliente, assicurando che i processi siano allineati con le loro esigenze e aspettative

Obiettivi dei riesami dei processi

Conformità allo standard: verificare che i processi siano in linea con i requisiti della ISO 9001 e delle altre normative pertinenti (ad esempio la ISO 14001 o la ISO 45001 o, ancora, la ISO 42001)
Identificazione delle aree di rischio e di opportunità: le revisioni aiutano a identificare i rischi e le opportunità potenziali in ciascun processo, permettendo all'organizzazione di agire in modo proattivo
Efficienza operativa: attraverso l'analisi dei processi esistenti, i riesami puntano a ottimizzare l'uso delle risorse, ridurre gli sprechi e migliorare l'efficienza generale
Coinvolgimento delle persone: stimolare il coinvolgimento e la partecipazione dei dipendenti nei riesami dei processi contribuisce a promuovere una cultura della qualità e del miglioramento continuo all'interno dell'organizzazione. Inoltre, quando i dipendenti vengono coinvolti nei processi decisionali, la loro motivazione e il senso di appartenenza all'organizzazione aumentano perché le persone si sentono più valorizzate e sono persino più propensei a contribuire al sistema di gestione con idee innovative
Feedback e apprendimento: le revisioni forniscono l'opportunità per l'apprendimento continuo, offrendo feedback sui processi attuali e suggerimenti per miglioramenti futuri

I riesami dei processi secondo non sono, quindi, soltanto un requisito per mantenere la certificazione perché rappresentano una componente essenziale della gestione strategica di un'azienda. Capire e implementare efficacemente questi concetti e obiettivi può trasformare la qualità da un obbligo a un vantaggio competitivo, guidando l'azienda verso l'eccellenza operativa e la soddisfazione del cliente.

Identificazione delle aree da esaminare

Identificare le aree chiave da esaminare è estremamente importante per garantire che i riesami dei processi siano focalizzati, efficaci e in grado di portare a miglioramenti significativi. Il primo passo consiste nell'individuare i processi che sono fondamentali per il successo dell'azienda e che includono aree che influenzano direttamente la soddisfazione del cliente, la produzione, la consegna dei servizi e la gestione della qualità. Identificare questi processi permette di concentrare gli sforzi dove possono avere l'impatto maggiore.

La raccolta e l'analisi di dati e dei feedback sia interni che esterni possono aiutare, poi, a identificare aree che necessitano di attenzione.

È importante anche considerare le tendenze del settore e le best practice. Svolgere un'analisi di benchmarking può fornire una prospettiva esterna sulle aree di miglioramento e sugli standard di qualità da raggiungere o superare.

Un'altra parte essenziale della revisione dei processi è la valutazione dei rischi e delle opportunità. Si dovrebbe fare un'analisi delle minacce e delle vulnerabilità potenziali nei processi esistenti e si dovrebbero anche ricercare opportunità per innovare e migliorare.

Condurre operativamente un riesame dei processi

nel riesame dei processi, seguire un approccio metodico può garantire che le revisioni siano complete, efficaci e che conducano a miglioramenti significativi. Prima di iniziare, è essenziale chiarire gli obiettivi del riesame:

Quali processi saranno esaminati?
Quali sono gli obiettivi specifici? L'ottimizzazione dei processi, l'incremento della qualità, la riduzione dei costi o l'aumento della soddisfazione del cliente?

Raccogliere dati è il passo successivo. Sono compresi in questo step i dati storici, i feedback dei clienti, gli indicatori e qualsiasi altra informazione che possa offrire una fotografia più completa del processo in esame.

Una volta raccolti i dati, bisognerà analizzarli per identificare le aree di forza, i punti deboli e le opportunità di miglioramento del processo.

Sulla base dell'analisi, verranno identificate le aree di miglioramento, cioè i processi che necessitano di un'ottimizzazione, le aree dove i costi possono essere ridotti o gli aspetti che influenzano negativamente la soddisfazione del cliente.

Infine, una volta identificate le aree di miglioramento, occorrerà sviluppare un piano d'azione con i dettagli delle azioni specifiche da intraprendere, le responsabilità, le tempistiche e gli indicatori. Per implementare questo piano occorrerà la collaborazione di tutti i membri del team coinvolti e potrebbe essere necessario anche effettuare degli interventi formativi per supportare le modifiche sui processi, l'introduzione di nuove tecnologie o strumenti e l'aggiornamento delle politiche.

Dopo l'implementazione, sarà importante monitorare i progressi e valutare l'efficacia delle azioni intraprese.

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Fare dei riesami dei processi un elemento regolare della gestione della qualità

Per assicurare che un'organizzazione rimanga all'avanguardia in termini di efficienza e qualità, è essenziale rendere i riesami dei processi un elemento regolare e integrato nella gestione della qualità. Per incoraggiare questa pratica occorre:

assicurarsi che i riesami dei processi non siano visti come un'iniziativa una tantum ma come parte integrante delle routine quotidiane. Questo può includere la revisione regolare di determinati processi o l'inserimento di sessioni di riesame nel calendario aziendale. Creare un piano annuale o semestrale per i riesami, assicurando che ogni processo venga esaminato periodicamente
la leadership aziendale dovrebbe dare il buon esempio, enfatizzando l'importanza delle revisioni dei processi e partecipando attivamente ad esse per inviare un messaggio chiaro che la qualità è una priorità a tutti i livelli dell'organizzazione. I leader possono anche stabilire obiettivi e aspettative chiare per i riesami dei processi e fornire le risorse necessarie per condurli efficacemente
fornire formazione regolare sulle tecniche di riesame dei processi e sul miglioramento continuo. Questo aiuta i dipendenti a sviluppare le competenze necessarie per partecipare efficacemente alle revisioni e a comprendere il loro valore
comunicare regolarmente i benefici e i successi derivanti dai riesami dei processi. I benefici possono includere miglioramenti nella qualità del prodotto, efficienza operativa, soddisfazione del cliente e riduzione dei costi
incoraggiare il feedback dei dipendenti sul processo di riesame e utilizzarlo per migliorare continuamente l'approccio al lavoro di reengineering
presentare i riesami dei processi non solo come un modo per identificare i problemi ma anche come un'opportunità per innovare e sperimentare nuove idee

Chiudiamo lasciandovi un modello di modulo che potrete utilizzare per i vostri riesami. Si tratta di uno strumento versatile che può essere adattato ai vari tipi di processi e ai diversi obiettivi di riesame. È importante ricordare che il riesame dei processi è un'attività iterativa e che il template dovrebbe essere aggiornato e adattato in base ai feedback e alle esigenze che emergono nel tempo.

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