QUALI PROCESSI MIGLIORARE?

Quando si individuano i processi su cui intervenire con un'azione di miglioramento occorre anche seguire alcuni principi fondamentali, come ad esempio quello di definire i confini del processo individuato in modo tale che questo abbia una sufficiente ampiezza, attraverso magari più funzioni, in modo tale da garantire che con la riprogettazione si ottengano risultati significativi.
Ciò dovrebbe avvenire in quanto generalmente si osserva che le principali criticità dei processi si presentano nei punti di interfaccia tra funzioni ed è, quindi, in corrispondenza di tali punti che si devono apportare i maggiori cambiamenti.

Le criticità dovrebbero riguardare, in particolare, il tempo di attraversamento, il costo totale e la Qualità.
E' importante tenere presente, tuttavia, che la scelta dei processi e la definizione dei loro confini non porta immediatamente ad un risultato definitivo, in quanto procedendo con il lavoro ed accrescendo la propria esperienza i soggetti che vi si dedicano affinano a mano a mano la loro visione e, di conseguenza, modificano continuamente le scelte iniziali relativamente al numero di processi, ai loro confini o alle priorità d'intervento.

Nella scelta dei processi occorre, comunque, tenere sempre presente la prospettiva del cliente del processo, sia esso interno od esterno, le sue esigenze, gli output necessari per soddisfarle ed i processi ad essi collegati.
Le organizzazioni in cui i progetti di reengineering hanno maggiori probabilità di successo sono quelle in cui:

• la capacità di leaderhsip manageriale è molto spiccata
• i valori aziendali sono conosciuti e condivisi a tutti i livelli

Ciò permette di conseguire un maggior coinvolgimento di tutta la struttura e quindi un impegno generalizzato al raggiungimento degli obiettivi proposti e all'applicazione delle nuove soluzioni organizzative.
E' possibile trovare alcuni criteri generali da utilizzare per la selezione dei processi, tra questi:

• lo "stato di salute" del processo
• il ciclo di vita del processo
• la qualificazione del processo
• la fattibilità del progetto
• la centralità del processo nell'attuazione delle strategie aziendali
• la visibilità interna del processo

La scelta dei processi in base allo stato di salute mira ad individuare quali sono i processi che presentano disfunzioni che si traducono in problemi specifici a livello dell'intera azienda.
Per individuare questi processi occorre costruire un diagramma causa-effetto attarverso il quale, partendo dal problema che si vuole studiare, si risale a tutte le sue possibili cause fino al livello di dettaglio desiderato e da queste si individuano i processi che le possono provocare.
Se dal diagramma che viene costruito, le cause che emergono sono più volte attribuibili ad uno stesso processo, quel processo deve probabilmente essere preso in attenta considerazione.

Lo stato di salute di un processo merita di essere indagato nel caso in cui il processo:

• attraversi molte funzioni e comprenda molti piccoli lavori
• non abbia un destinatario del suo output ben identificato
• presenti scorte elevate
• manifesti un elevato rapporto tra controlli e valore aggiunto
• presenti un eccessivo scambio di informazioni tra le persone coinvolte nel processo
• mostri frequenti rifacimenti o ripetizioni, un elevato numero di eccezioni o casi speciali

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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I processi che presentano questi tipi di problemi sono spesso processi complessi nati da processi semplici che si sono arricchiti e complicati nel tempo: le origini di queste disfunzioni può darsi che derivino anche da continue modifiche degli obiettivi di processo.

Un secondo criterio di selezione è quello basato sul ciclo di vita del processo. Il processo viene, in pratica, paragonato a un prodotto definendo le varie fasi del suo ciclo di vita nel modo seguente:

• introduzione, ossia la fase in cui il processo comincia a funzionare
• sviluppo, fase in cui il processo contribuisce significativamente al raggiungimento degli obiettivi aziendali
• maturità, momento in cui i contributi del processo al raggiungimento degli obiettivi iniziano a diminuire
• declino quando il processo non partecipa più al raggiungimento degli obiettivi

I processi candidati al reengineering sono quelli che attraversano le fasi di maturità o di declino: per questi ultimi può darsi che non sia neppure il caso di attuare un progetto del genere, ma che sia più opportuno pensare ad affidarli all'esterno o ad abbandonarli completamente.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':