OTTIMIZZARE UN PROCESSO TRAMITE IL
BENCHMARKING

Il benchmarking è un metodo che le organizzazioni adottano per migliorarsi che consiste nell'acquisire le conoscenze e le competenze di un'altra organizzazione per quanto concerne, ad esempio, lo svolgimento di un processo.

Per farlo si va dalla lettura delle riviste di settore alla collaborazione aperta con l'azienda da cui si vuole apprendere (che, ovviamente, non dovrà essere una concorrente) fino all'analisi articolata dell'altra organizzazione.

Non cadete, però, nell'errore di credere che l'approccio al lavoro altrui tramite la pratica del benchmarking consista in una semplice azione di copia / incolla perché le cose da cambiare e da adattare passando da una realtà all'altra possono essere molteplici.
Tra queste è bene ricordare almeno le principali:

• se l'organizzazione alla quale ci si ispira appartiene a un settore diverso dal nostro, può servire molto lavoro per ricalcarne in qualche modo i processi. A noi piace di più pensare che un'organizzazione possa prendere spunto da un'altra ma che poi progetti da sé i propri processi, non come mero adattamento di quelli altrui ma basandosi su un'idea che si è rivelata vincente in un'altra realtà (e che però, è bene ricordarlo, potrebbe non funzionare in un settore completamente diverso);
• lo stesso discorso vale se si forniscono servizi o prodotti differenti da quelli dell'organizzazione alla quale vogliamo ispirarci;
• avere una cultura aziendale diversa;
• anche essere situati in due Paesi differenti potrebbe portare non poche sorprese perché potrebbero esserci degli elementi che ci sfuggono ad una prima analisi affrettata

E' fondamentale, quindi, analizzare per bene il lavoro dell'altra organizzazione e capire se qualcosa possa essere implementato con successo nella nostra tenendo conto anche di tutte le eventuali diversità tra le due realtà.
Prima di affidarci al benchmarking, dunque, assicuriamoci di aver compiuto i seguenti passi fondamentali per una seria analisi comparativa (reverse engineering):

• definire il processo per il quale si stanno cercando le migliori pratiche;
• cercare le organizzazioni che presentino una qualche eccellenza in questo particolare processo;
• negoziare con esse i termini di un accordo che sia reciprocamente vantaggioso;
• stabilire una specifica chiara per l'analisi del processo e fissare gli obiettivi chiave;
• stabilire il divario di prestazioni che esiste tra i due processi;
• individuare tutti i miglioramenti da attuare al fine di eliminare questo gap;
• definire le azioni da compiere per l'attuazione delle nuove condizioni;
• attuarle;
• controllare lo svolgimento del processo dopo l'attuazione delle azioni individuate;
• mantenere monitorato il processo

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Ottimizzare un processo