Il paragrafo 8.5 della ISO 9001:2015
Produzione ed erogazione dei servizi - Parte 3

di Staff di QualitiAmo

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Identificazione e rintracciabilità (8.5.2)

I requisiti del paragrafo 8.5.2 della ISO 9001:2015 sono gli stessi del punto 7.5.3 della ISO 9001:2008 ma con una differenza non da poco: ora i requisiti relativi a identificazione e rintracciabilità si riferiscono in generale agli "output" di un processo e non a un "prodotto", quindi sono compresi anche prodotti intermedi del processo e servizi.

Identificazione e rintracciabilità sono due requisiti separati ma correlati. Ogni organizzazione deve determinare il livello di identificazione necessario per ogni suo prodotto, inclusa la necessità di rintracciare le componenti acquistate, i materiali utilizzati per realizzarlo, i fornitori che sono intervenuti nella sua realizzazione, ecc. Il livello di identificazione dipenderà dalla natura del prodotto, dalla natura e dalla complessità del processo, dal settore in cui opera l'organizzazione, dalle richieste contrattuali, ecc..

Pochi processi possono essere considerati più necessari dell'identificazione del prodotto o del servizio perché moltissimi problemi e reclami dei clienti nascono proprio da problematiche legate al mancato rispetto di questi requisiti. Ogni volta che un prodotto non è ben identificato, infatti, è abbastanza logico aspettarsi problemi. Al contrario, quando le cose sono ben identificate e individuabili le possibilità di fare certi errori diminuiscono drasticamente.

Metodi di identificazione

Ci sono ben poche realtà che non necessitano di identificare i prodotti. Si tratta, forse, solamente delle realtà che hanno un solo prodotto mentre tutte le altre faranno bene a identificare ogni input dei loro processi:

• prodotti e servizi;
• componenti;
• materie prime;
• processi.

Per identificare tutto ciò che serve possiamo utilizzare diversi modi:

• etichette;
• biglietti;
• codici a barre;
• numeri;
• ordini di lavoro che accompagnino i prodotti;
• identificazione del posto dove si trovano i prodotti.

Stato del prodotto

Parallela alla richiesta di identificazione e tracciabilità, c'è quella di identificare il prodotto o il servizio in ogni stadio della sua produzione o erogazione, test, immagazzinamento e spedizione facendo riferimento specifico al soddisfacimento dei diversi requisiti.

Quasi tutti gli output devono essere controllati, in qualche modo, per verificarne la conformità. La ISO 9001:2015 chiede di rendere chiaro a chiunque se il prodotto o il servizio vengano in qualche modo misurati e monitorati e quali siano i risultati. E' una cosa abbastanza semplice da fare e questi sono alcuni suggerimenti che potrete seguire:

• ispezione finale sul prodotto o sul servizio e indicazione dei risultati ottenuti sull'ordine di lavoro che li accompagna;
• contenitori che indichino lo stato di controllo del prodotto che vi sta dentro;
• locazioni fisiche ideate appositamente per contenere prodotti ad uno stadio di controllo specifico;
• risultati dei test mantenuti in un database che renda tracciabili tutti i prodotti attraverso numeri di serie o codici a barre univoci;
• fogli individuali di ispezione posti vicino al prodotto;
• checklist utilizzate per i test che possano ricondursi al prodotto che è stato controllato;
• firma del cliente per accettazione del servizio.

La rRintracciabilità

Per rintracciare a dovere un prodotto, ogni azienda deve partire identificando il prodotto e le sue componenti con il necessario dettaglio (ad esempio apponendo un'etichetta su di esso o sul recipiente che lo contiene o identificando un lotto con un unico numero univoco). Per questo motivo identificazione e rintracciabilità sono così strettamente legati. La rintracciabilità coinvolge la capacità di tracciare la storia, l'applicazione e la localizzazione di un certo componente, di un prodotto, di un'attività, ecc. Si richiede la tracciabilità quando si può rendere necessario risalire alle cause di una problematica o isolare le parti di un lotto che sono collegate a una difettosità.

La tracciabilità ci permette di sapere esattamente quali materie prime e quali componenti siano stati utilizzati per il prodotto, da quali fornitori ci si è riforniti, quali persone hanno lavorato su un certo processo e quali macchinari e strumenti siano stati utilizzati per produrre o controllare qualcosa. Se per il prodotto la rintracciabilità spesso coinvolge numeri identificativi, numeri di lotto, ecc., per i servizi si ricorre ad informazioni relative a chi ha lavorato su una certa parte del servizio, in quale data, dove, ecc.

Può essere importante anche identificare il personale coinvolto in ogni fase del processo di produzione o di erogazione del servizio. Ricordate che l'uomo ("man") costituisce una delle cinque variabili che possono influenzare un prodotto o un servizio:

• man = uomo;
• method = metodologia;
• material = materiale;
• measurement = misurazione;
• machine = macchina (anche step di processo).

Occorre, infine, definire le informazioni documentate che possano assicurare a dovere la tracciabilità.

Checklist per gli audit

Tra le domande che può fare un auditor per verificare che i requisiti contenuti in questo paragrafo siano stati adeguatamente soddisfatti, possiamo avere le seguenti:

• "Il prodotto o servizio è stato correttamente identificato durante tutto il ciclo di produzione/erogazione?"
• "Lo stato in cui si trova il prodotto o servizio è stato correttamente identificato, con particolare riferimento a momenti particolari della produzione/erogazione del servizio come, ad esempio, il monitoraggio, la misurazione, ecc.?"
• "La tracciabilità per voi è un requisito?"
• "Nel caso in cui la tracciabilità sia un requisito, esiste un'identificazione univoca del prodotto o servizio e viene registrata e controllata in ogni singola fase della produzione o erogazione?"

I tre livelli di controllo

Riassumendo quanto ci siamo detti, sono tre i livelli di controllo richiesti in questo paragrafo:

• identificazione del prodotto - significa che ogni organizzazione dovrà essere in grado di identificare chiaramente i propri prodotti o quelli inviati dai clienti o dai fornitori. L'identificazione univoca dovrà avvenire a partire dal ricevimento (ad esempio delle materie prime), estendersi alle lavorazioni durante le fasi di produzione, fino ad arrivare al magazzino prodotti finiti e alla singola spedizione presso il cliente;
• stato del prodotto - significa che bisognerà conoscere lo stato della qualità del prodotto e dei materiali in ogni fase sopra indicata. L'organizzazione deve identificare lo stato degli output di processo a fronte dei requisiti di misurazione e monitoraggio, nell'ambito dell'intero processo di produzione e di erogazione del servizio;
• tracciabilità - non è richiesta dalla ISO 9001 ma può essere un requisito obbligatorio da rispettare in certe situazioni contrattuali o in certi settori specifici come, ad esempio, quello dell'Automotive, dell'Aerospaziale o del Farmaceutico.

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