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Continuiamo il nostro viaggio ragionato e commentato all'interno dei singoli punti e paragrafi della nuova ISO 9001:2015

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(Prima parte)

(Seconda parte)

8.5.2 - Identificazione e rintracciabilità

I requisiti del paragrafo 8.5.2 della ISO 9001:2015 sono gli stessi del punto 7.5.3 della ISO 9001:2008 ma con una differenza non da poco: ora i requisiti relativi a identificazione e rintracciabilità si riferiscono in generale agli "output" di un processo e non a un "prodotto", quindi sono compresi anche prodotti intermedi del processo e servizi.

Identificazione e rintracciabilità sono due requisiti separati ma correlati.
Ogni organizzazione deve determinare il livello di identificazione necessario per ogni suo prodotto, inclusa la necessità di rintracciare le componenti acquistate, i materiali utilizzati per realizzarlo, i fornitori che sono intervenuti nella sua realizzazione, ecc.
Il livello di identificazione dipenderà dalla natura del prodotto, dalla natura e dalla complessità del processo, dal settore in cui opera l'organizzazione, dalle richieste contrattuali, ecc.

Pochi processi possono essere considerati più necessari dell'identificazione del prodotto o del servizio perché moltissimi problemi e reclami dei clienti nascono proprio da problematiche legate al mancato rispetto di questi requisiti. Ogni volta che un prodotto non è ben identificato, infatti, è abbastanza logico aspettarsi problemi. Al contrario, quando le cose sono ben identificate e individuabili le possibilità di fare certi errori diminuiscono drasticamente.

Ci sono ben poche realtà che non necessitano di identificare i prodotti. Si tratta, forse, solamente delle realtà che hanno un solo prodotto mentre tutte le altre faranno bene a identificare ogni input dei loro processi:

• prodotti e servizi;
• componenti;
• materie prime;
• processi;
• ecc.

Per identificare tutto ciò che serve possiamo utilizzare diversi modi:

• etichette;
• biglietti;
• codici a barre;
• numeri;
• ordini di lavoro che accompagnino i prodotti;
• identificazione del posto dove si trovano i prodotti;
• ecc.

Parallela alla richiesta di identificazione e tracciabilità, c'è quella di identificare il prodotto o il servizio in ogni stadio della sua produzione o erogazione, test, immagazzinamento e spedizione facendo riferimento specifico al soddisfacimento dei diversi requisiti.

Quasi tutti gli output devono essere controllati, in qualche modo, per verificarne la conformità.
Voi, i vostri clienti e le altre parti interessate stabilirete i requisiti e poi misurerete e monitorerete il prodotto o il servizio per assicurarvi che li soddisfi. La ISO 9001:2015 chiede di rendere chiaro a chiunque se il prodotto o il servizio vengano in qualche modo misurati e monitorati e quali siano i risultati. E' una cosa abbastanza semplice da fare e questi sono alcuni suggerimenti che potrete seguire:

• ispezione finale sul prodotto o sul servizio e indicazione dei risultati ottenuti sull'ordine di lavoro che li accompagna;
• contenitori che indichino lo stato di controllo del prodotto che vi sta dentro;
• locazioni fisiche ideate appositamente per contenere prodotti ad uno stadio di controllo specifico;
• risultati dei test mantenuti in un database che renda tracciabili tutti i prodotti attraverso numeri di serie o codici a barre univoci;
• fogli individuali di ispezione posti vicino al prodotto;
• checklist utilizzate per i test che possano ricondursi al prodotto che è stato controllato;
• firma del cliente per accettazione del servizio;
• ecc.

Per rintracciare a dovere un prodotto, ogni azienda deve partire identificando il prodotto e le sue componenti con il necessario dettaglio (ad esempio apponendo un'etichetta su di esso o sul recipiente che lo contiene o identificando un lotto con un unico numero univoco).
Per questo motivo identificazione e rintracciabilità sono così strettamente legati. La rintracciabilità coinvolge la capacità di tracciare la storia, l'applicazione e la localizzazione di un certo componente, di un prodotto, di un'attività, ecc. Si richiede la tracciabilità quando si può rendere necessario risalire alle cause di una problematica o isolare le parti di un lotto che sono collegate a una difettosità.

La tracciabilità ci permette di sapere esattamente quali materie prime e quali componenti siano stati utilizzati per il prodotto, da quali fornitori ci si è riforniti, quali persone hanno lavorato su un certo processo e quali macchinari e strumenti siano stati utilizzati per produrre o controllare qualcosa.
Se per il prodotto la rintracciabilità spesso coinvolge numeri identificativi, numeri di lotto, ecc., per i servizi si ricorre ad informazioni relative a chi ha lavorato su una certa parte del servizio, in quale data, dove, ecc.

Può essere importante anche identificare il personale coinvolto in ogni fase del processo di produzione o di erogazione del servizio e questo può essere fatto attraverso la firma di documenti particolari.
Ricordate che l'uomo ("man") costituisce una delle cinque variabili che possono influenzare un prodotto o un servizio:

• man = uomo
• method = metodologia
• material = materiale
• measurement = misurazione
• machine = macchina (anche step di processo)

Occorre, infine, definire le informazioni documentate che possano assicurare a dovere la tracciabilità.

Tra le domande che può fare un auditor per verificare che i requisiti contenuti in questo paragrafo siano stati adeguatamente soddisfatti, possiamo avere le seguenti:

• "Il prodotto o servizio è stato correttamente identificato durante tutto il ciclo di produzione/erogazione?"
• "Lo stato in cui si trova il prodotto o servizio è stato correttamente identificato, con particolare riferimento a momenti particolari della produzione/erogazione del servizio come, ad esempio, il monitoraggio, la misurazione, ecc.?"
• "La tracciabilità per voi è un requisito?"
• "Nel caso in cui la tracciabilità sia un requisito, esiste un'identificazione univoca del prodotto o servizio e viene registrata e controllata in ogni singola fase della produzione o erogazione?"

Riassumento quanto ci siamo detti, sono tre i livelli di controllo richiesti in questo paragrafo:

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

• identificazione del prodotto - significa che ogni organizzazione dovrà essere in grado di identificare chiaramente i propri prodotti o quelli inviati dai clienti o dai fornitori.
  L'identificazione univoca dovrà avvenire a partire dal ricevimento (ad esempio delle materie prime), estendersi alle lavorazioni durante le fasi di produzione, fino ad arrivare al magazzino prodotti finiti e alla singola spedizione presso il cliente. In poche parole, l'organizzazione deve impiegare mezzi idonei per identificare gli output di processo ogni qualvolta questo si renda necessario per assicurare la conformità dei prodotti e dei servizi;
• stato del prodotto - significa che bisognerà conoscere lo stato della qualità del prodotto e dei materiali in ogni fase sopra indicata.
  L'organizzazione deve identificare lo stato degli output di processo a fronte dei requisiti di misurazione e monitoraggio, nell'ambito dell'intero processo di produzione e di erogazione del servizio;
• tracciabilità - non è richiesta dalla ISO 90091 ma può essere un requisito obbligatorio da rispettare in certe situazioni contrattuali o in certi settori specifici come, ad esempio, quello dell'Automotive, dell'Aerospaziale o del Farmaceutico

(Quarta parte)

PER SAPERNE DI PIU':

Tutti gli articoli sulla ISO 9001
La nuova ISO 9001:2015 e l'outsourcing
La ISO 9001:2015
Il capitolo zero della nuova Iso 9001:2015
Il capitolo uno della nuova Iso 9001:2015 - Lo scopo della norma
I capitoli due e tre della nuova Iso 9001:2015 - Requisiti normativi e terminologia
Il capitolo quattro della nuova Iso 9001:2015 - Il contesto dell'organizzazione
Paragrafo 4.1 della nuova Iso 9001:2015 - Capire l'organizzazione e il suo contesto
Paragrafo 4.2 della nuova Iso 9001:2015 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate
Paragrafo 4.3 della nuova Iso 9001:2015 - Determinare lo scopo del Sistema di gestione della Qualità
Paragrafo 4.4 della nuova Iso 9001:2015 - Sistema di gestione per la Qualità e relativi processi
Capitolo 5 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership
Paragrafo 5.1 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership e impegno
Paragrafo 5.2 della nuova Iso 9001:2015 - Politica
Paragrafo 5.3 della nuova Iso 9001:2015 - Ruoli responsabilità autorità nell'organizzazione
Paragrafo 6.1 della nuova Iso 9001:2015 - Azioni per affrontare rischi e opportunità
Paragrafo 6.2 della nuova Iso 9001:2015 - Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento