IL PARAGRAFO 4.2 DELLA NUOVA ISO 9001:2015 - CAPIRE LE NECESSITA' E LE ASPETTATIVE DELLE PARTI INTERESSATE - 2

di Staff di QualitiAmo

(Prima parte)

Il paragrafo 4.2 della ISO 9001:2015 si collega al 4.1 in quanto i due paragrafi richiedono che l'organizzazione determini le questioni e i requisiti che possono avere impatto sulla pianificazione del sistema di gestione per la qualità e che possono essere usati come input nello sviluppo del Sistema di Gestione per la Qualità.

I due punti 4.1 e 4.2 insieme costituiscono la materia prima dalla quale partire per progettare i vostri processi per determinare rischi e opportunità.
Le attività richieste nei paragrafi 4.1 e 4.2 sono, infatti, una condizione per definire il campo di azione e i processi del Sistema Qualità e la base per una determinazione dei rischi e delle opportunità che occorrerà affrontare per massimizzare i risultati del sistema stesso, attraverso la loro adeguata declinazione e gestione nell'ambito dell'intera organizzazione.

Oltre al paragrafo 4.1, il punto 4.2 si ricollega ad altre sezioni della ISO 9001 e, quando progetterete i processi per adempiere ai requisiti di questo paragrafo, vi converrà prendere in considerazione anche quelli dei paragrafi e dei capitoli:

• 5.1
• 6.1
• 6.2
• 9
• 10

Andranno progettati e sviluppati i processi necessari a:

• determinare se le parti interessate che stiamo esaminando possano essere influenzate dalle attività dell'organizzazione e come anticipare i bisogni correnti e futuri;
• determinare se le parti interessate che stiamo esaminando possano influenzare le attività dell'organizzazione o esserne influenzate e, in caso positivo, considerare tutte le azioni necessarie per eliminare questa influenza o gestirla al meglio;
• identificare opportunità per migliorare tutto questo ed eventuali rischi da evitare;
• stabilire come monitorare e riesaminare periodicamente le informazioni relative alle parti interessate dato che possono cambiare sia le parti interessate sia i loro requisiti

Non fate l'errore di progettare un Sistema Qualità in grado di soddisfare solamente una parte interessata (solitamente il cliente) o due al massimo (gli organismi di vigilanza). Non sareste in linea con ciò che vi richiede la nuova norma!

Dopo aver creato la vostra lista delle parti interessate e avere associato ad ognuna di esse i relativi requisiti, fatevi delle domande per capire quanto ognuna di queste parti siano attinenti al vostro lavoro:

• "La parte interessata che stiamo esaminando potrebbe in qualche modo interrompere il nostro lavoro?"
• "Potrebbe modificare i nostri processi, i nostri prodotti o i nostri servizi?"
• "Dobbiamo fare affidamento su questa entità o su questa persona per garantirci un successo di lungo termine?"

Se la risposta ad almeno una di queste domande fosse "sì", sareste abbastanza sicuri che la parte interessata che state prendendo in esame sia davvero attinente al vostro lavoro e dovreste modificare il Sistema Qualità (o progettarlo) per assicurarvi di soddisfarla.

Partite dalle parti interessate più importanti e, mano a mano che arriverete a quelle meno importanti, chiedetevi fino a che punto potrebbero avere un qualche effetto sulla vostra organizzazione, sulla vostra capacità di fornire prodotti o servizi conformi, sull'abilità di soddisfare i requisiti dei clienti e sulla vostra bravura nell'adempiere ai requisiti normativi e alle cogenze.
Sta a voi tracciare una linea tra ciò che prenderete in considerazione e ciò che non considererete, assumendovene tutti i rischi.

E' compito solamente dell'organizzazione determinare la rilevanza delle singole parti interessate prese in esame, i loro requisiti e cosa e come monitorare all'interno di questa mole di informazioni.

Per tutte queste attività non è richiesta alcuna informazioni documentate ma mettere nero su bianco l'analisi che avete fatto per ogni parte interessata, ciò che avete imparato facendola e utilizzare tutto questo come input per il vostro Sistema Qualità, non potrà che facilitarvi il lavoro, soprattutto nella fase di monitoraggio delle informazioni raccolte.

Quello che, invece, a nostro giudizio dovrà sicuramente esserci è un processo che porti a decidere quali siano le parti interessate, quanto esse siano pertinenti al vostro lavoro, come assicurare il monitoraggio delle informazioni raccolte e il loro riesame periodico.
Va dimostrato, inoltre, come si siano tenuti in considerazione i fattori interni ed esterni e i punti di vista delle diverse parti interessate.

Porter disse che ogni azienda che compete in un settore ha una strategia competitiva, espressa o implicita che sia. La ISO 9001: 2015, con questi paragrafi introduttivi, non fa altro che aiutare le organizzazioni a identificare tutte le loro interazioni per aumentare il suo impatto positivo e ridurre gli impatti negativi sul Sistema Qualità.

PER SAPERNE DI PIÙ:

La nuova ISO 9001:2026
La ISO 9001:2026 e le parti interessate
La teoria degli stakeholder o parti interessate
ISO 9001:2026 - Come prestare la necessaria attenzione alle parti interessate?
I principi della qualità e la ISO 9001:2026 - Le parti interessate?
Gli stakeholder
I capitoli 0, 1, 2 e 3 della ISO 9001:2026
I capitoli 4 e 5 della ISO 9001:2026
Paragrafo 4.1 della nuova ISO 9001:2026 - Capire l'organizzazione e il suo contesto