I PASSI PER CERTIFICARSI ISO 9001

Implementare un Sistema ISO 9001 è un grande sforzo. Se i primi passi per certificarsi, infatti, possono sembrare abbastanza facili, la probabilità che il risultato finale sia molto variabile o, addirittura, negativo è altissima. Seguire, però, un processo ben disciplinato e un approccio sistematico proprio nelle prime fasi, aiuterà la vostra organizzazione ad affrontare al meglio quei processi che richiedono di integrare i requisiti della ISO 9001 con un Sistema Qualità eventualmente già in essere anche se non formalizzato .

1 - Istruitevi

La prima cosa da fare è istruirvi in merito a cosa sia un Sistema Qualità certificato ISO 9001:2015, cosa significhi, cosa comporti la certificazione e come potrà aiutarvi nel vostro business. Il sistema migliore per farlo, probabilmente, è quello di acquistare un buon testo dal vostro organismo di certificazione (per l'Italia, ad esempio, l'UNI) o frequentare uno dei numerosi corsi accreditati disponibili sul mercato.

2 - Pre-audit preliminare

Il nostro consiglio è quello, poi, di condurre un audit preliminare utilizzando come guida una delle innumerevoli checklists disponibili online, o preparandone una per vostro conto basandovi sul testo che avete letto o sul corso che avete frequentato. In questa fase, per essere certificati, dovrete cercare di capire come fa le cose la vostra organizzazione, rispetto a come andrebbero fatte secondo la norma di riferimento.
Molte aziende, infatti, utilizzano già manuali, procedure per la salute e sicurezza, materiale per la formazione dei collaboratori, procedure e processi che possono tranquillamente andare bene anche per la certificazione ISO 9001.

3 - Confrontate ciò che avete rilevato con i requisiti della ISO 9001

Questo step deve servire per confrontare, una volta raccolti tutti i dati, il vostro sistema qualità con i requisiti della norma ISO 9001.Questo lavoro va fatto per identificare tutti i gap tra ciò che la vostra organizzazione già fa e ciò che dovrà fare se vuole certificarsi.

Uno dei metodi che potrete seguire è quello di fare un elenco dei requisiti della ISO 9001 e usarlo come promemoria. Non limitatevi a leggere la norma e a decidere quali elementi del vostro Sistema Qualità soddisfano i requisiti individuati; questo modo di fare, infatti, vi porterà a conseguire un risultato molto modesto.
Un metodo di confronto efficace è quello di utilizzare uno schema come quello della Casa della Qualità, una matrice modificata di Quality Function Deployment in cui i requisiti della norma diventano un elenco di "cosa" mentre gli elementi del vostro Sistema Qualità diventano una lista di "come".

Una volta creata questa matrice, un gruppo di persone composto da collaboratori che appartengono alle diverse aree aziendali, analizzerà le relazioni esistenti tra i requisiti della ISO 9001 e ciò che già si fa in azienda (il vostro Sistema Qualità in essere). I membri del gruppo di lavoro, naturalmente, dovranno avere una buona conoscenza sia della norma sia delle procedure di lavoro usualmente seguite in azienda.
Il lavoro consisterà nel prendere in esame ogni punto dello standard per capire se il vostro modo di lavorare lo soddisfa, se sì in quale modo e se questa maniera di fare le cose è formalizzata.
Ad ognuna di queste verifiche verrà poi assegnato un simbolo che identificherà se il soddisfacimento del requisito si può considerare "ottimo", "discreto" o "debole". Stabilito questo, il simbolo corrispondente, scelto in precedenza, verrà posto all'incrocio della griglia dei requisiti con quella dei punti che costituiscono il vostro Sistema Qualità. Questo modo di procedere andrà ripetuto per ogni requisito della norma e per ogni punto del Sistema Qualità. In questa fase la presenza di una risorsa esterna può aumentare notevolmente l'obiettività dei giudizi del gruppo di lavoro.

Se il lavoro sarà stato fatto bene, a questo punto dovreste essere in grado di evidenziare ogni sovrapposizione nel vostro Sistema Qualità o, al contrario, ogni lacuna rispetto alla norma. Una volta completata questa analisi dei gap preliminare avrete un'idea ben chiara di quanto lavoro dovrete fare per colmare le lacune tra ciò che già fate in azienda e ciò che dovrete fare in futuro per certificarvi.

4 - Ottenete dalla Direzione tutto il supporto necessario

Per pianificare in maniera efficace un programma che tenda a soddisfare tutti i requisiti della norma, dovrete portare avanti, prima di tutto, un processo fondamentale che si articola in quattro parti ben distinte:

• decisione della Direzione e suo impegno effettivo;
• formazione e valutazioni;
• riconoscimento dela soddisfacimento di tutti i requisiti della norma di riferimento;
• audit e certificazione

Per fare tutto questo, una volta identificati i punt sui quali occorre lavorare, dovrete avere il pieno appoggio della Direzione. Saranno proprio i vertici aziendali, infatti, a dover assicurare che la qualità sia documentata, dimostrabile, efficace e mantenuta.

5 - Stabilire ruoli e allocare risorse

La Direzione dovrà mettere a disposizione tutte le risorse necessarie per portare avanti la decisione presa.
Dovrete stabilire il ruolo di ogni collaboratore in questo progetto: ad esempio chi condurrà le verifiche ispettive, chi avrà in carico la gestione dei documenti o, ancora, chi parteciperà alle sedute di riesame del Sistema.

Un tipico esempio di allocazione delle risorse potrebbe essere:

• Risorse umane: Rappresentante della Direzione e squadra di lavoro che si dedichi alla preparazione, implementazione, mantenimento e miglioramento del Sistema Qualità
• Tempo: almeno 2-3 ore al giorno per tutte le persone che formano il gruppo di lavoro fino a quando non si otterrà la certificazione e, in seguito, 1-2 ore alla settimana
• Risorse finanziarie: andranno stanziate le risorse per la formazione, la preparazione della documentazione, la consulenza (se si decide di seguire questa strada) e il processo di certificazione

6 - Pianificare e sviluppare il programma

Per stabilire un programma e soddisfare i requisiti della norma, la vostra organizzazione può iniziare a fare della formazione approfondita su come creare un processo ben definito.
Per fare questo, però, dovrete aver stabilito tutti gli obiettivi necessari per ottenere buoni risultati. Solo a questo punto, infatti, sarete pronti per far lavorare al meglio i vostri processi.

7 - Stabilite la Politica della Qualità

Per essere in grado di fare tutto quanto abbiamo detto fin'ora, dovrete stabilire la vostra Politica della Qualità.

8 - Preparate i flussi dei processi

Molti consulenti ed esperti vi consiglieranno di partire proprio da questo punto per fare una buona pianificazione del vostro Sistema di Gestione della Qualità. Preparare e disegnare i flussi dei vostri processi, infatti, vi aiuterà a visualizzare tutti gli input e gli output relativi ad ogni vostra attività . Questo lavoro vi aiuterà a stabilire i controlli e i documenti più adatti per ogni step del processo.

9 - Preparare la documentazione

Questa fase è la più importante nell'implementazione del vostro Sistema Qualità e, forse, la più difficile.

Come già detto precedentemente, utilizzate pure i documenti già presenti nella vostra organizzazione. Forse vi basterà registrali correttamente o apportarvi piccole modifiche. Una volta fatto questo, iniziate a preparare il vostro Manuale della Qualità. Nel Manuale dovrete descrivere come ogni requisito della norma viene soddisfatto, riferendovi ai documenti già esistenti o a quelli nuovi che avrete preparato e che servono per compiere le normali attività aziendali quali: processare gli ordini, mantenere le relazioni con i vostri clienti, produrre, effettuare progetti di ricerca e sviluppo, controllare la qualità dei vostri prodotti e così via.
Questa è sicuramente l'attività che vi porterà via più tempo nel vostro percorso verso la certificazione. Dovrete, infatti:

• Preparare le procedure richieste dalla norma
• Preparare tutti gli altri documenti richiesti dalla norma per svolgere al meglio il vostro lavoro

10 - Formate le persone

Una volta preparato il Manuale della Qualità e tutti i documenti che andranno a comporre il vostro Sistema documentale, bisognerà formare i vostri collaboratori in merito ai processi e a cosa significhi certificarsi. Superare un audit significa avere formazione e idee chiare in tutti i livelli aziendali. Assicuratevi che ogni responsabile sia d'esempio per i collaboratori e sia in grado di motivarli.

Un piano di formazione efficace potrebbe essere il seguente:

• formazione per creare la consapevolezza tra i collaboratori di cosa sia un Sistema di Gestione della Qualità
• formazione sulla documentazione da utilizzare
• formazione su cosa siano gli audit e come si svolgano

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

11 - Implementazione

Ora è arrivato il momento di implementare il vostro Sistema Qualità. In questa fase introdurrete in azienda i requisiti del vostro Manuale della Qualità e delle vostre procedure e chiederete ai collaboratori di adattare il loro modo di lavorare alle nuove esigenze stabilite per potersi certificare. Questa fase sarà sicuramente facilitata da un buon lavoro fatto nelle fase precedenti.

Fate un passo alla volta nel vostro processo di implementazione. Ad esempio potreste voler partire dal Controllo Documentale. Spiegate i nuovi requisiti in una riunione o prepate un memo che li riassuma, illustrandoli oppure, meglio ancora, fate in modo che sia ogni responsabile a spiegarli ai propri uomini.

12 - Mantenete monitorato il vostro programma

Una volta implementato il Sistema Qualità la fase successiva prevede che lo manteniate monitorato confrontando i risultati ottenuti con gli obiettivi che vi siete posti. Il vostro Sistema dovrà in ogni momento mostrare se state lavorando bene o male..

13 - Fate il vostro primo audit interno (dopo aver fatto passare almeno un mese dalla data di inizio dell'implementazione del Sistema)

Gli audit interni saranno svolti da qualcuno che appartiene alla vostra azienda. Il lavoro dell'auditor sarà quello di verificare che l'azienda soddisfi i requisiti della norma esattamente come descritto nel Manuale della Qualità.

Gli audit sono uno strumento eccellente per la formazione e vi saranno di grande aiuto nei vostri sforzi per certificarvi!
Una volta fatto un audit in tutti i dipartimenti aziendali e verificato che non ci sono particolari problemi, siete probabilmente pronti per la certificazione!

14 - Certificazione

Siamo arrivati al momento di scegliere il vostro ente certificatore! Ci sono molti organismi che offrono servizi di certificazione ma fate attenzione: alcuni non sono accreditati per poterlo fare. Iniziate la vostra ricerca in internet e confrontate le diverse offerte prima di scegliere.

Una volta scelto il vostro ente, spedite la domanda di certificazione e quanto richiesto per il primo esame (solitamente il Manuale e le procedure per la verifica documentale).

Eseguite il Riesame della Direzione e poi chiedete all'ente certificatore di fare un pre-audit presso la vostra realtà aziendale.

15 - Pre-audit

La scelta di far effettuare un pre-audit ad un consulente o direttamente all'ente certificatore (molti offrono questo servizio) vi permetterà di essere abbastanza tranquilli quando ci sarà il vero audit. In questa fase dovreste trovare solo qualche non conformità minore, ammesso che ce ne siano. Sistematele e, se necessario, fate un altro audit interno per assicurarvi che sia tutto a posto.

16 - Audit di certificazione

Una volta soddisfatti tutti i requisiti della norma, siete pronti per un audit di terza parte da parte di un organismo accreditato. Se avete seguito tutte le indicazioni e le linee guida non dovreste avere alcun problema a passare bene la verifica.

17 - Ricevimento del certificato

Una volta passato l'audit riceverete dal vostro ente certificatore il certificato in originale. Il tempo per ricevere la certificazione è, nella maggior parte dei casi, di 2-3 settimane.

18 - Ricevere dal mercato tutti i benefici offerti dalla certificazione

Una volta certificate, molte aziende vogliono ricevere dal mercato tutti i benefici legati alla certificazione. Per farlo potete preparare un comunicato stampa, mandare la notizia ai vostri clienti, stampare i riferimenti della certificazione sulla carta da lettere, aggiungerli alle vostre pubblicità o esporre uno striscione fuori dalla vostra azienda.

19 - La vita dopo la certificazione: migliorare le performance del processo

Ricordate: la certificazione ISO 9001 non è un punto d'arrivo e l'ente che vi ha certificato condurrà apposite visite di sorveglianza una o due volte all'anno. Il vostro Sistema Qualità è stato progettato per migliorarsi di continuo. Assicuratevi che questo avvenga davvero: svolgete le verifiche interne e vedrete i cambiamenti e i miglioramenti concretizzarsi sotto i vostri occhi.

Grazie alla ISO 9001 potrete migliorare le vostre performance e riuscire meglio nel vostro ambito di business. Questo vi permetterà di risparmiare soldi soddisfacendo i vostri clienti e incrementando i profitti.

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