COME IMPATTA IL KNOWLEDGE
MANAGEMENT SULLA SOSTENIBILITA' DI
UN'ORGANIZZAZIONE E COME PUO'
ESSERE DI SUPPORTO LA ISO 9001?

La sostenibilità organizzativa è un fattore significativo al quale tutte le aziende che vogliano ridurre i rischi devono imparare a fare attenzione perché, se ben gestito, permette di affrontare situazioni incerte e di ricercare stabilità nei mercati in rapida evoluzione.

La sostenibilità è stata definita come la madre delle innovazioni organizzative e tecnologiche capaci di produrre profitti, pertanto alle organizzazioni, oltre alla sensibilità manageriale, per fare innovazione occorre un valido processo che sia alla base dell'apprendimento continuo e che sappia gestire al meglio le conoscenze acquisite e comprendere quali migliorare.

Gli esperti del settore concordano nel ritenere che il knowledge management e la sostenibilità organizzativa siano correlate tra loro e, attingendo alla letteratura del settore si vede che la gestione della conoscenza fornisce alle aziende un vantaggio competitivo sostenibile nel mercato. La gestione della conoscenza è un fattore assolutamente vitale nelle aziende che deve essere gestito in modo efficiente per raggiungere il successo organizzativo a lungo termine perché è in grado di stimolare vantaggi competitivi, in particolare quelli sostenibili.
La gestione della conoscenza intangibile si riferisce alle prestazioni interne ed esterne di un'organizzazione, compresi il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti, la soddisfazione dei clienti e le strategie alla base della loro fidelizzazione, la reputazione del marchio e le politiche degli stakeholder. Numerosi studi empirici supportano una significativa relazione positiva tra un'efficace gestione della conoscenza ISO 9001 e il successo di un'impresa perché il knowledge management incoraggia le organizzazioni a controllare la loro posizione nel mercato per aumentare le opportunità di ottenere un vantaggio competitivo in un ambiente in continuo cambiamento.

Per raggiungere un successo a lungo termine utilizzando gli strumenti giusti, le aziende dovrebbero conoscere le proprie risorse per generare conoscenza e utilizzare tutto ciò che possa rendere più facile generare, trasferire e utilizzare le conoscenze richieste. Tra questi strumenti possiamo ricordare:

• i sistemi per la gestione dei documenti;
• i sistemi che si occupano dei flussi di lavoro;
• i sistemi per la creazione e l'archiviazione di dati;
• tutte le applicazioni simili che semplificano i processi di reingegnerizzazione e generazione della conoscenza

Chiaramente, l'obiettivo dell'utilizzo di questi strumenti è quello di rendere più facile per le aziende selezionare le migliori pratiche per il knowledge management.

Come sostiene Senge, un'organizzazione che apprende utilizza le proprie risorse per comprendere meglio il proprio ambiente. L'apprendimento è un processo importante per le organizzazioni perché aiuta ad adattarsi a un ambiente in costante cambiamento, tuttavia, questo processo dovrebbe essere continuo, seguire le fluttuazioni del mercato e aiutare le aziende a ottenere un successo sostenibile.

Il successo e le innovazioni sostenibili coprono quattro principali tendenze di mercato:

• l'adattamento alle tendenze del mondo;
• l'apprendimento organizzativo;
• l'apprendimento innovativo per rafforzare le capacità organizzative;
• programmi e politiche che utilizzano pratiche di gestione della conoscenza per una crescita e prestazioni sostenibili a lungo termine

I fattori principali che trainano l'utilizzo della conoscenza sono la sua generazione, la sua condivisione e la sua archiviazione.

La conoscenza si definisce come l'insieme delle informazioni, delle esperienze e dei valori individuali mentre il knowledge management è la gestione sistematica di tutte le attività e i processi riferiti alla generazione, allo sviluppo, alla codifica, all'archiviazione, al trasferimento, alla condivisione e all'utilizzo della conoscenza per promuovere il vantaggio competitivo di un'organizzazione.
Gli esperti fanno una distinzione tra la conoscenza tacita e la conoscenza esplicita. Quella esplicita è una conoscenza che può essere espressa in parole e numeri e condivisa sotto forma di dati, formule scientifiche, specifiche, manuali e altro e può essere facilmente trasmessa tra gli individui in modo formale e sistematico. Quella tacita è estremamente personale e difficile da formalizzare, è difficile da comunicare agli altri e ancora più difficle da condividere. Un knowledge management efficace incoraggia i membri di un'organizzazione a condividere le esperienze che supportano la trasformazione della conoscenza tacita in conoscenza esplicita. È relativamente difficile per i concorrenti imitare e trasferire questi fattori per raggiungere una posizione di vantaggio competitivo, per questo gli studiosi concordano che possano supportare la sostenibilità nel lungo termine.

L'efficacia aziendale nel lungo termine si riferisce al successo di un'azienda che soddisfi o superi le aspettative della clientela e delle altre parti interessate. L'aumento delle vendite, la crescita della quota di mercato, l'efficacia nel superare la concorrenza, l'abbattimento dei costi e l'ottenimento dell'efficienza nei prodotti e nei servizi sono alcune delle determinanti del successo di un'azienda. L'obiettivo principale di ogni organizzazione è raggiungere la sostenibilità. In questo contesto, la sostenibilità si riferisce al monitoraggio dell'equilibrio tra le attività di un'azienda e le fluttuazioni ambientali. Quindi, la sostenibilità è definita come il risultato delle attività di un'organizzazione che dimostrano la sua capacità di mantenere sostenibili nel tempo le sue operazioni commerciali senza avere un impatto negativo su alcuna attività sociale o sul sistema ecologico.
Un'impresa, per raggiungere la sostenibilità nel mercato, dovrebbe avere una forte propensione al cambiamento e la capacità di essere innovativa. Entrambi questi processi sono supportati dalla capacità di apprendimento e da una gestione efficace della conoscenza.

E veniamo all'impatto che la ISO 9001 ha su tutto questo.
L'obiettivo della gestione della qualità è aiutare le organizzazioni ad aumentare la loro efficacia interna ed esterna. È stato anche notato che i sistemi di gestione della qualità ISO 9001 aumentano le competenze manageriali e forniscono una maggiore qualità nella comunicazione, oltre che supportare i collaboratori a eccellere, a facilitare l'accesso al mercato e a caldeggiare l'orientamento al cliente. Tutti questi fattori hanno un impatto significativo sulla competitività e sulle prestazioni di un'azienda nel mercato.

L'ultima versione dello standard, la ISO 9001:2015, spiega al paragrafo 7.1.6 che le organizzazioni sono tenute ad applicare e a utilizzare le politiche per la gestione della conoscenza al fine di raggiungere l'efficacia nel mercato. L'organizzazione deve determinare la conoscenza necessaria per il funzionamento dei suoi processi e per ottenere la conformità di prodotti e servizi. Tali conoscenze devono essere mantenute e rese disponibili nella misura necessaria. Nell'affrontare le mutevoli esigenze e tendenze, l'organizzazione deve considerare le proprie conoscenze attuali e determinare come acquisire o accedere a qualsiasi conoscenza aggiuntiva necessaria e agli aggiornamenti richiesti.

I ricercatori hanno notato le somiglianze e la conformità tra il knowledge management e la ISO 9001 ipotizzando che entrambi abbiano lo stesso obiettivo di raggiungere miglioramenti continui nella fornitura di prodotti e servizi orientati al cliente e che entrambi i sistemi utilizzino l'archiviazione dei dati, le abilità dei dipendenti e l'apprendimento organizzativo. Gli studiosi hanno anche notato che una combinazione appropriata di entrambi i sistemi ha un impatto continuo sullo sviluppo sostenibile di un'azienda nel mercato e che le aziende certificate ISO 9001 ottengono risultati significativamente migliori nelle pratiche di gestione della conoscenza rispetto alle aziende non certificate, così come le aziende certificate ISO 9001 ottengono risultati significativamente migliori nella sostenibilità organizzativa rispetto alle aziende non certificate.

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Secondo la ISO 9001, la generazione della conoscenza deve avvenire tramite un supporto documentale. Queste informazioni documentate devono essere archiviate e convertite in dati appropriati che potrebbero essere utilizzati in seguito. In questo modo, le imprese possono convertire la loro conoscenza tacita in conoscenza esplicita che può essere utilizzata più facilmente.

Qual è la vostra esperienza in tal senso? Avete voglia di condividerla sul forum di QualitiAmo?

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