LA COMUNICAZIONE EFFICACE

Una comunicazione efficace è rara. Guardatevi attorno e vedrete un sacco di persone che parlano tra loro senza davvero ascoltarsi e, spesso, manifestando impazienza o noia rispetto a ciò che stanno sentendo.

Eppure i principi fondamentali per una buona comunicazione sono sorprendentemente semplici anche se raramente vengono applicati: un vero e proprio paradosso.
Questo significa che ognuno di noi conosce le basi per comunicare bene, ma cade facilmente nelle cattive abitudini che, invece, lo fanno comunicare male.

In questo articolo, vedremo come possiamo migliorare le nostre abitudini, concentrandoci sulle dieci cose da "fare" e da "non fare" per comunicare bene.

Qual è la vostra strategia?

La prossima volta, quando uscirete da una riunione con l'idea di non aver comunicato al meglio, provate a chiedervi: "qual è stata la mia strategia per la riunione di oggi? " e provate a vedere prima di tutto se ne avevate una e, in seguito, se ha funzionato oppure no, interrogandovi sui motivi che hanno portato - eventualmente - al cattivo funzionamento.

Vi accorgerete ben presto che, ogni volta che avrete la sensazione di aver comunicato male, in realtà è perché non avevate alcuna strategia di comunicazione.
Le persone, di solito, non pensano affatto a come comunicano, partendo dal principio che i loro messaggi siano chiari e che il loro stile di comunicazione sia gentile e professionale.

La realtà, però, è spesso molto diversa e questo ci porta alla prima regola: non comunicare senza prima aver pensato.
Prima di andare ad un incontro, di scrivere un'e-mail o di fare una telefonata, ponetevi sempre queste domande:

• "perché sto comunicando?"
• "come e cosa devo comunicare?"
• " con chi sto comunicando?"
• "alla persona con cui devo comunicare piacerà il mio modo di farlo?"

Lo scopo è quello di rendere la vostra comunicazione più riflessiva, più attenta e più strategica. Rispondere a queste domande vi permetterà di personalizzare il vostro messaggio alle esigenze delle persone alle quali dovete rivolgervi.

Chi parla?

Vi siete mai accorti del fatto che ci sono persone che riescono a monopolizzare le discussioni per circa il 75% del tempo? Questo, ovviamente, lascia pochissimo tempo agli altri per inserirsi nel discorso.
La seconda regola da seguire, dunque, è questa: non lasciatevi dominare.

Ovviamente questo consiglio è più facile da dare che da seguire perché può essere molto difficile interagire con un chiacchierone che parla in fretta, articola male ciò che dice e cambia di continuo argomento.
In una situazione come questa avrete bisogno di utilizzare una serie di strategie. La prima è cercare di riconoscere i propri punti di forza e di usarli, il secondo è quello di, prepararsi bene, assicurandosi di riuscire a sviluppare ed esprimere i concetti con scioltezza. Infine, occorre la capacità e il coraggio di interrompere gli altri e di portare la discussione dove desideriamo, per esprimere il nostro punto di vista alternativo.

Qualcuno ha domande da fare?

Quando si fa una presentazione o quando si desidera coinvolgere gli ascoltatori in modo interattivo, il metodo migliore è quello di fare domande e di ricevere opinioni.
Stimolare le domande non è - però - affatto facile perché in molti credono ancora che fare domande comunichi debolezza.

La terza regola da seguire per comunicare bene è, dunque, la seguente: non dite troppo.
La maggior parte delle persone spende troppo tempo raccontando cose e ne lascia troppo poco per permettere agli altri di fare domande. Questo significa che la maggior parte delle conversazioni si trasforma in un monologo (a volte collettivo), con persone che parlano ad altri senza impegnarsi in un dialogo davvero significativo.

Abituiamoci - dunque - ad affiancare la regola della predisposizione alle domande a quelle che stanno alla base di una buona esposizione e che riassumiamo qui sotto:

• abituarsi in primo luogo ad ascoltare, per far sì che gli altri, a loro volta, ci ascoltino
• fare domande noi per primi ogni volta che non si è capito qualcosa bene senza pensare che le domande siano una forma di debolezza (semmai è il contrario: solo chi è molto sicuro di sé ha il coraggio di fare domande)
• cercare di essere sintetici per lasciare, poi, che parlino gli altri
• ridurre la complessità dei propri messaggi
• eseguire il passaggio di consegne nella conversazione dicendo: "cosa ne pensate?" per coinvolgere gli altri e facilitare il dialogo

Cosa vuol dire?

L'abbiamo ripetuto tante volte: udire qualcuno non è lo stesso che ascoltarlo. Tutti noi sentiamo ma pochissimi ascoltano davvero.

Perché?

Alcuni associano la comunicazione all'autorità e alla competenza e non si preoccupano troppo che il loro messaggio venga realmente ascoltato. Eppure l'ascolto è fondamentale per la creazione di rapporti, per riuscire a influenzare gli altri o per costruire la fiducia.
Dunque come possiamo ascoltare e farci ascoltare in maniera più efficace? Ci viene in aiuto la regola numero quattro: non date per scontato di aver capito ciò che vi è stato detto o che gli altri abbiano capito ciò che state dicendo.

Noterete che, non appena si accetta questo principio, le cose cambiano perché si inizia a concentrarsi maggiormente su ciò che si sta ascoltando e a dubitare delle prime impressioni, iniziando a scavare più profondamente per verificare di aver capito bene.

Applicare la regola è semplicissimo: se siamo noi a doverci sincerare di aver compreso, basterà chiedere: "cosa vuol dire esattamente?". Se, invece, vogliamo sincerarci che chi ci sta ascoltando ci ascolti davvero, interrompiamo il nostro discorso e chiediamo a bruciapelo: "cosa significa, secondo voi, ciò che ho appena detto?"

Certo, mettere in discussione che qualcuno (o noi stessi) abbia difficoltà a comprendere ciò che si sta dicendo richiede ancora una volta grande fiducia in noi stessi perché ci vuole un pizzico di coraggio per ammettere che non riusciamo a capire e accettare che gli altri ce lo spieghino.

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Qual è il problema?

Terminata la nostra sessione di comunicazione, proviamo a prestare attenzione a quante volte sentiremo dire: "sì, ma ..." o qualcosa di simile.
Molto spesso, probabilmente.
Il problema è che il "sì, ma ..." è un vero e proprio killer della buona comunicazione. La quinta regola, dunque, è: non dire troppo in fretta che non si è d'accordo.

Un disaccordo istantaneo significa che si è smesso di ascoltare e che ci si è posti nella modalità difensiva. Questo atteggiamento porta come prima conseguenza la creazione di un monologo collettivo perché le persone sono più interessate a giustificare le proprie posizioni piuttosto che ad imparare le une dalle altre.

Una posizione repentinea di disaccordo può anche trasmettere una sensazione di arroganza che, come sappiamo, non è l'atteggiamento migliore per favorire la comunicazione e lo scambio di idee.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':